Externalisation de la saisie de données : Libérez vous du temps

L’externalisation de la saisie de données consiste pour une entreprise à déléguer sa saisie de données (informatique ou non) à un prestataire de services. Les prestataires peuvent être des opérateurs de saisie indépendants ou bien des entreprises d’externalisation qui mettent en relation le client avec un indépendant.

 

Votre activité nécessite un volume de données à saisir important ? Vous n’avez pas le temps de vous en occuper, ni de vous lancer dans une campagne de recrutement pour un opérateur de saisie ? Pas de panique ! Vous pouvez externaliser ce service !

Pour vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier tout en améliorant la qualité du traitement de l’information, nos services d’externalisation d’assistance administrative et comptable Officéo vous apportent des réponses.

TPE / PME, collectivité, cabinet libéral, ou autre type de structure d’entreprise, votre futur assistant indépendant prend en charge votre saisie de données comme la saisie comptable, la saisie de factures, la saisie de notes de frais, etc.

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Qu’est-ce que la saisie de données externalisée ?

La saisie de données externalisée a lieu lorsque qu’une entreprise décide de ne plus gérer l’activité de saisie en interne. Elle fait alors appel à un prestataire de service.

La saisie de données ou la saisie informatique est une opération qui consiste à enregistrer manuellement différents types de données dans la base mémoire d’un ordinateur, de manière précise et sécurisée.

Cette technique est utilisée pour rassembler des informations ou des valeurs numériques à propos de l’entreprise dans un appareil informatique. Le but est de produire des résultats interprétables et utilisables par le plus grand nombre. Cela permet ainsi d’assurer une bonne gestion des informations générées par l’entreprise et ses collaborateurs.

La saisie de données est une activité qui peut vite se transformer en une tâche fastidieuse surtout si vous avez beaucoup de données informatiques à saisir dans une grande entreprise.

Ainsi, il peut être judicieux pour votre entreprise d’opter pour l’externalisation de la saisie de données à un prestataire externe qui vous permettra de gagner en temps et en productivité et de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.

Quels sont les différents types de saisie de données ?

La saisie est une opération qui nécessite de la précision et certaines compétences pour être exercée dans les meilleures conditions. La personne en charge va être amenée à travailler avec différents types de données qui peuvent être numériques ou alphabétiques.

Il est important de bien contrôler l’exactitude des informations saisies. Les valeurs à saisir peuvent relever du domaine de la comptabilité, l’administratif ou autre.

Il existe différents types de données :

• Données numériques ;
• Données de date et heure ;
• Données monétaires ;
• Données type caractère ou texte ;

Il existe également différents types de saisie :

• Texte : une zone de texte sur une ligne ;
• Liste de choix : liste d’éléments à sélectionner ;
• Zone de commentaire : une zone de texte sur plusieurs lignes ;
• Liste de choix à partir d’une requête : liste d’éléments à sélectionner dont les valeurs sont à choisir à partir d’une requête ;
• Sélection d’une date : une date à sélectionner à partir d’un calendrier ;
• Sélecteur externe : un sélecteur de données externe ;
• Valeurs à partir d’un sélecteur d’autorités : liste d’éléments dont les valeurs sont des autorités ;
• Texte multilingue : zone de texte qui permet un affichage selon la langue affichée ;
• Résolveur de lien : zone de texte qui permet de générer une adresse URL pour accéder à un document ;
• URL : zone de texte qui contient une URL ;
• Zone de saisie HTML : zone de texte qui accepte des balises HTML ;
• Intervalle de dates : deux sélecteurs de dates et heures de début et de fin.

Qui saisit les données de l’entreprise ?

Le plus souvent, une saisie informatique est effectuée par un opérateur de saisie en interne, spécialement désigné pour cette tâche. Cet opérateur occupe souvent un emploi administratif ou en lien avec la comptabilité de sa société.

Il a pour tâche de collecter les informations, les vérifier, puis les saisir dans un logiciel adapté.

Cependant, cette tâche reste assez chronophage et peut écarter du cœur d’activité de l’entreprise. C’est donc là qu’entre en jeu l’externalisation de la saisie de données ! Les entreprises peuvent ainsi gérer leur activité en toute tranquillité, tout en laissant cette tâche chronophage entre les mains d’un expert qualifié. Externaliser, c’est la clef !

 Quels avantages peut présenter l’externalisation de traitement et saisie de données ?

En qualité de prestataire externe, Officéo vous donne plus d’opportunités à chaque mission d’externalisation :

• Amélioration de l’efficacité dans le traitement des informations concernant vos prospects ;
• Rentabilisation de la saisie de données avec une exécution confiée à des expert(e)s ;
• Traitement de tâches essentielles au fonctionnement de votre entreprise sans avoir à créer un poste dédié en interne, parfois lourd à alimenter à temps plein ;
• Optimisation de la qualité de traitement de texte, en toute sécurité et confidentialité ;
• Saisie de documents administratifs, sur place ou en télétravail.

Le tout, pour permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur leur corps de métier et leurs objectifs principaux en les déchargeant d’une gestion administrative contraignante. Votre secrétaire administratif indépendant est qualifié pour la saisie de données. À partir de documents et fichiers fournis, il réalise le travail demandé en s’adaptant à vos besoins.

Afin de vous garantir la meilleure qualité de traitement de vos données, Officéo effectue un contrôle de sourcing premium et un suivi de satisfaction client tout au long de chaque mission. Du début à la fin de notre collaboration, le respect des procédures est évalué, la conformité des informations saisies tout comme la qualité des données traitées.

Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.

Quels avantages vous offre cette solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Officéo, comment ça marche ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. « 

Témoignage complet 

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Externalisation : un spécialiste en saisie de données pour saisir et traiter vos documents administratifs

Vous êtes débordés, vous avez un volume important de données administratives à traiter. Le service ASD assistance saisie de données à domicile ou en entreprise est conçu pour vous libérer des formalités administratives afin de vous permettre de vous concentrer sur les tâches importantes.

Vous avez du mal à gérer le télétravail ? Sur place ou à distance, votre assistant Officéo expert des outils bureautiques et de la saisie de données s’occupe pour vous de :

• préparer, rédiger et mettre en forme vos documents administratifs,
• saisir, scanner et numériser vos données,
• retranscrire et prendre des notes,
• classer et archiver vos documents administratifs.

En confiant la saisie de vos données à l’assistant Officéo, vous gagnerez du temps pour vous consacrer pleinement à votre activité professionnelle.

A noter que ces services peuvent également être réalisés par un assistant bilingue spécialisée en langues étrangères.

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Besoin de gérer vos documents Excel, mettre en forme vos compte-rendus, ou établir des tableurs pour vos bases de données ?

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Questions fréquemment posées