Comment pratiquer le travail collaboratif à distance ?

Le travail collaboratif est l’essence même d’une association : collaborer ensemble pour mieux construire et mener à bien son projet. Les moyens de communications et numériques ont révolutionné cette collaboration qui peut désormais s’effectuer, sans problème, à distance. Comment mettre en place un travail collaboratif à distance efficace ? Réponses et guide pratique !

Les règles d’or pour le travail collaboratif

Définir le cadre d’un travail collaboratif

Afin de travailler efficacement à distance, il est nécessaire de mettre en place une routine bien établie :

1. Répartissez et précisez les missions de chaque bénévole, collaborateur ou salarié.
2. Rattachez tous les documents nécessaires à la mise oeuvre de chaque tâche.
3. Oeuvrez pour la mise en commun des outils adaptés pour réaliser le travail de chacun mais également pour communiquer de manière fluide et rapide.

Maintenez un accès constant aux ressources

Un travail efficace est impossible si chaque collaborateur n’a pas accès aux documents et dossiers nécessaires à la réalisation de leur travail. Le cloud est une solution efficace et pratique pour tout travail collaboratif. Il permet à chaque membre d’une équipe d’accéder facilement aux dossiers et autres documents de travail.

Afin d’éviter toute perte d’information, il est important que tous les documents soient, de préférence, de la même version. Par exemple, privilégiez les mêmes outils de création de document, comme le Pack Office 365. L’avantage des principaux services de cloud est de pouvoir créer et exporter facilement des tableaux, textes et autres. Chacun peut travailler sur le même fichier en temps réel.

Collaborez à distance oui, mais sans oublier les liens sociaux

Les outils numériques et de communication apportent aux associations un véritable gain de temps pour faire avancer l’activité de la structure. Les bénévoles, souvent salariés à côté de leur activité associative, peuvent continuer leur mission à distance grâce à tout cet outillage numérique.

Cependant il est important de ne pas oublier la cohésion d’équipe. Une association est une grande famille, même à distance. La transformation digitale d’aujourd’hui permet de collaborer de façon continue et de travailler ensemble, même de loin. Elle apporte aussi des solutions pour la mise en oeuvre de réunions virtuelles ! Cela permet non seulement d’assurer la continuité du travail collaboratif, mais également de préserver un sentiment s’appartenance pour un travail d’équipe au top.

Travailler à distance oui, mais en toute sécurité

Quelle que soit la taille de la structure associative, la sécurité est de mise. Les outils collaboratifs à destination des professionnels sont souvent très sécurisés. Néanmoins toutes les associations ne peuvent pas se le permettre selon leur budget.

Dans ce cas, toutes les membres de l’association n’ont pas besoin d’avoir accès à toute la documentation pour travailler sur un projet. Restreindre l’accès à certaines ressources, documents de travail interne est une solution pour préserver les données d’une association.

Quels sont les outils de travail collaboratif ?

Comment bien choisir son outil collaboratif ?

En dehors du travail collaboratif à distance, un outil travail collaboratif est un véritable gain de temps. Ce type de matériel offre également la possibilité de centraliser toutes les informations concernent un projet associatif. Certains nous permettent de voir en clin d’œil l’avancement d’une mission. Pour optimiser la collaboration, le choix d’un outil permettant à la fois de travailler et collaborer est intéressant.

Pour bien choisir une solution collaborative, il est important de définir les besoins de l’équipe de bénévoles et/ou salariés. Demandez-vous si :

• cet outil de travail collaboratif peut être réutilisé pour d’autres projets ?
• à quoi cet outil va t-il me servir ? À organiser les tâches de chacun et chacune ? À échanger plus facilement ? À travailler sur le même document ?

Si vous souhaitez consacrer un budget à ces outils de collaboration, il faut l’établir et établir une fiche comparative des prix. L’avantage avec un grand nombre d’outils est leur période d’essai permettant de savoir si celui-ci est utile à l’avancée de son projet, ou non.

Quels sont les outils (gratuits) ?

Les outils de stockage

• Google Drive est un outil de service de stockage en ligne. Il permet d’importer des documents (par exemple Excel) avec possibilité de restriction d’accès.
• OneDrive est un espace de stockage, mais également de création de notes.

Les outils de gestion

• Google Agenda permet d’organiser son agenda, et les événements de l’association. Il est également possible de planifier des points hebdomadaires ou mensuels avec le reste de l’équipe.Le partage d’agenda avec les membres de l’association est également une fonctionnalité de Google Agenda.
• Trello est un outil d’organisation visuelle des tâches. Créez des cartes pour chaque mission une date d’échéance, ou pas, une checklists etc.
• Doodle est très intéressant pour planifier les événements et réunions avec vos collaborateurs. Sous forme de sondage, il permet de savoir rapidement qui est disponible pour tel meeting sans prise de tête.

Les outils de création de prise de note

• Evernote est un outil intuitif pour ranger facilement ses prises de notes. Avec sa barre de recherche, plus besoin de se prendre la tête pour chercher la dernière note de votre réunion.
• Google Drive permet de créer et partager des documents (Google Docs, Google Sheets etc.) mais également de travailler de manière instantanée avec une synchronisation automatique pour ne rien perdre.

Les outils de communication

• Hangouts est la messagerie instantanée de Google. Fluide, elle permet de collaborer avec les équipes de l’association sur n’importe quel support numérique avec un ou plusieurs membres de l’association.
• Slack est un outil de communication interne. Il a pour avantage de faciliter la collaboration et les échanges entre les équipes de l’association du projet.
• Join.me est une solution simple pour une visioconférence. Avec son partage d’écran, Join.me n’a pas besoin d’être installé. Une simple connexion sur le site et le tour est joué !

Ça y est, vous voilà paré et équipé d’outils pour organiser un projet associatif à distance avec les bénévoles et salariés de l’association ! Tous les outils proposés ci-dessus sont gratuits, certains offrent des options payantes comme Join.me ou Evernote. Néanmoins il est largement d’organiser un travail à distance avec des outils gratuits et surtout, facile d’utilisation pour tous !

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