Partager son agenda Google

Avec Google Agenda, l’utilisateur peut partager ses plannings avec sa famille, ses collègues ou ses amis. Une fois que les calendriers sont partagés, les autres utilisateurs pourront les voir dans leur Google Agenda. Ils doivent alors disposer d’un compte Google pour la cause. Le partage d’un nouveau calendrier Google se fait suivant certaines étapes. Ce sont elles que nous vous décrivons en détail dans notre article.

Choisir le calendrier Google à partager

Si vous n’êtes pas encore connecté à votre agenda, rendez-vous à l’adresse https://calendar.google.com/ et utilisez vos identifiants Gmail (nom d’utilisateur et mot de passe spécifique) pour vous connecter manuellement. Dans la colonne de gauche, en dessous du mini calendrier, rendez-vous dans Mes agendas. Tous vos calendriers de jours fériés et autres y sont présentés. Déterminez le calendrier synchronisé que vous souhaitez partager et placez le curseur dessus afin de faire apparaitre l’option Plus. Il s’agit des trois petits points à droite du calendrier quand le curseur est sur lui. Cliquez sur Plus et choisissez la section Paramètres et partage dans le menu déroulant. C’est à ce niveau qu’il faudra ajouter les personnes qui recevront le calendrier partagé avec les fuseaux horaires spécifiques. 

Ajouter le contact à son agenda

Dans Paramètres de mes agendas, cliquez sur Partager avec des personnes en particulier pour continuer le partage de votre calendrier des vacances scolaires par exemple. Cliquez ensuite sur Ajouter des contacts. A ce stade, deux possibilités se présenteront à vous. Si vous avez déjà enregistré la personne dans vos contacts Google, vous devez simplement taper les premières lettres de son nom afin de faire apparaitre son adresse mail ou courrier électronique. Si elle n’y est pas encore, vous devez entrer directement son adresse e-mail pour gérer le partage. Lorsque les contacts sont ajoutés dans votre application google, vous devez désormais définir le niveau d’autorisation à leur accorder. 

Choisir le niveau d’autorisation

Ici, le propriétaire du calendrier à partager a 4 possibilités :

• Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) ;
• Afficher les détails des événements ;
• Modifier des événements ;
• Apporter des modifications et gérer le partage.

Afficher unique les informations de disponibilité (masquer les détails)

Avec ce niveau d’autorisation, la personne qui reçoit le calendrier partagé peut uniquement voir la mention Occupé ou Disponible sur la plage horaire. Elle ne pourra pas accéder aux détails sur l’activité ou prise de rendez-vous exacte menée par le propriétaire du calendrier. Elle ne sera pas non plus en mesure d’ajouter des événements ou de partager le calendrier. 

Afficher les détails des événements

Ce niveau d’autorisation permet à la personne ajoutée de voir tous les détails relatifs aux événements. Elle peut aussi accéder aux notes faites sur chacun d’eux quand vous décidez de publier un calendrier.

Modifier des événements

Ce niveau d’autorisation permet à la personne ajoutée de voir les événements mais aussi de les modifier. Elle peut ainsi rajouter ou supprimer des données. Si vous bénéficiez de ce droit d’accès, vous pouvez modifier le calendrier partagé des congés scolaires.

Apporter des modifications et gérer le partage

Dans ce cas, vous donnez les pouvoir d’un propriétaire à la personne qui reçoit le calendrier. Elle peut le modifier, partager ou même supprimer. Cependant, elle doit créer un compte Google si elle n’en a pas.

Lorsque les niveaux des droits d’accès sont choisis, vous aurez simplement à cliquer sur Envoyer. Les contacts ajoutés vont alors recevoir un e-mail automatique les informant qu’un calendrier a été partagé avec eux. Pour ouvrir un calendrier partagé, ils doivent cliquer sur le lien contenu dans l’e-mail reçu.

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Exemple pratique : créer un agenda Google public

Un agenda public permet à d’autres utilisateurs d’y accéder et de le consulter depuis un site web. Dans le cas où le site web intègre un index de recherche, les internautes peuvent le retrouver grâce aux résultats de recherche dans Google. Ils peuvent effectuer une synchronisation de l’agenda partagé avec d’autres applications. Ils pourront aussi s’abonner au Google calendar public et le faire apparaitre dans leur Google agenda.

Avec un agenda public, deux niveaux d’autorisation sont permis :

• Afficher unique les informations de disponibilité (masquer les détails) ;
• Afficher les détails des événements.

Pour marquer un agenda de votre emploi du temps comme public, rendez-vous dans votre compte Google agenda. Cliquez sur Paramètres. Dans Paramètres de mes agendas, cliquez sur le calendrier que vous souhaitez rendre public. Faites un clic sur Autorisation d’accès et cochez la case Rendre disponible publiquement. Choisissez le niveau d’autorisations d’accès et cliquez sur Obtenir le lien partageable. Vous pouvez désormais partager ce lien avec vos contacts ou l’envoyer dans des forums de discussions.

Synchroniser Google Agenda depuis l’application Calendar d’Android

Si vous avez un appareil Android, vous pouvez synchroniser un ou plusieurs calendriers Google à l’application Calendar du smartphone.

Commencez alors par vous rendre dans les Paramètres de votre appareil mobile. Déroulez l’écran et cliquez sur Comptes pour afficher tous les comptes connectés à votre Android. Cliquez maintenant sur Ajouter un compte.

Dans le cas où vous avez déjà le compte Google connecté, il apparaitra dans la liste déroulante des comptes. Cliquez dessus, ensuite sur votre nom d’utilisateur. Cochez la case Agenda. Si le compte n’est pas encore connecté, cliquez sur Google et appuyez sur Existant pour vous connecter à votre compte Google avec vos identifiants Gmail. Si par contre, vous souhaitez utiliser un nouveau compte, cliquez sur Nouveau pour en créer un.

Questions fréquentes

Est-ce que je peux partager un agenda google si je suis sous Android ?

L’application mobile Google agenda est très pratique, mais elle ne permet pas à son utilisateur de partager un agenda depuis son smartphone sous Android.

Et depuis mon iPhone ?

Sur un iPhone, il n’est pas non plus possible d’effectuer un partage d’agenda depuis l’application mobile. Cette option n’est accessible que sur Google agenda web. Vous devez donc vous connecter à votre Google agenda sur l’ordinateur.  

Je n’ai pas de compte gmail, puis-je quand même avoir accès à un agenda google ?

Accéder à un agenda Google pour le modifier ou simplement le consulter n’est pas possible sans un compte Gmail. Les personnes qui reçoivent un lien de connexion à un agenda Google doit donc créer un compte Gmail. Il s’agit d’une opération gratuite qui ne prend que quelques minutes. 

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