Comment utiliser Trello pour accueillir un nouveau membre de l’équipe ?
Pour accueillir un nouveau salarié dans l’entreprise, il est important de mener des opérations allant dans le sens de son intégration rapide. Les avantages iront aux deux parties puisque l’employé pourra très vite s’adapter à la culture et au mode de fonctionnement de la structure. Pour l’employeur, une rapide intégration d’un nouveau membre est l’assurance que ce dernier pourra très vite s’épanouir et mettre ses aptitudes à disposition.
À l’ère du numérique, il existe de nombreux outils de travail d’équipe (Wrike, Wimi, Redmine, yammer, workflow, etc.) simples et faciles d’utilisation. Le logiciel de gestion Trello est un bon exemple. Comment ? Voici un guide qui explique mieux le sujet.
À quoi sert Trello ?
Trello est parmi les outils de gestion numérique celui ayant une prise en main facile, s’adaptant vite aux stratégies marketing d’une entreprise, mais aussi avec des fonctionnalités complètes. Il offre des outils efficaces pour piloter les projets. Il permet aux entreprises ainsi qu’aux particuliers d’avoir une excellente visualisation des tâches, de la gestion des projets, ainsi que de leur avancement. Il permet de scinder chaque activité en catégories auxquelles il est possible d’ajouter un calendrier, de créer des alertes à l’approche des échéances, des étiquettes, etc. Ce logiciel de gestion de projet facilite le suivi de projet pour travailler en équipe.
En outre, Trello est une solution collaborative intuitive qui permet aux membres d’un même groupe d’être en parfaite synchronisation, de collaborer. En d’autres termes, plusieurs personnes peuvent éditer et travailler sur des projets communs de façon simultanée. Il permet de répartir les tâches et de s’assurer de la participation effective de chaque acteur d’un projet ou collaborateur.
Grâce à son système reposant essentiellement sur des colonnes et des cartes (méthode Kanban, agile et Scrum, diagramme de Gantt, etc.), l’outil permet d’optimiser le management de projet dans une organisation. Par ailleurs, ce logiciel CMR (Customer Relationship Management) est également une plateforme collaborative qui permet de créer et suivre en temps réel (calendriers) ses opportunités commerciales. Cela va du premier contact avec le prospect, la stratégie commerciale, jusqu’à la signature d’un accord.
Comment utiliser Trello pour intégrer un nouvel employé ?
Voici de façon pratique comment un chef d’équipe peut accueillir et intégrer un nouveau membre grâce à Trello. Ce processus se résume en quatre étapes
Étape 1
L’idéal en tant que chef de projet est d’utiliser l’outil pour créer un modèle type de tableau générique ou sous forme de documents à transmettre au nouveau membre. L’utilisateur peut à ce titre se servir de Google Docs qu’il sera possible de partager chaque fois dans la colonne des nouveaux membres.
Étape 2
Après avoir créé le tableau, il fait faire une copie lors de la venue d’un nouveau membre, le personnaliser (intitulé, nom, etc. de la recrue). Il est possible par exemple de rendre le tableau privé avec comme titre « Accueil et Intégration Gilles ».
Étape 3
Il faut ensuite inviter l’employé à rejoindre le tableau ainsi que tous ceux qui auront un rôle à jouer dans l’accueil et l’intégration de ce dernier (mentors, gestionnaire de tâches communes…). Une fois les concernés invités sur le tableau Trello, l’outil permet aux équipes de se former afin de commencer à éliminer les différentes activités.
Étapes 4
La dernière étape consiste à ajouter le nouveau membre sur tous les tableaux Trello sur lesquels il devra intervenir afin de prendre connaissance de son premier projet en ligne. Il faut lui indiquer également les différentes parties prenantes qui sont supposées l’accompagner dans son travail.
Si les différentes étapes de ce processus sont respectées, il se met en place une sorte de pyramide qui s’élargit progressivement. En d’autres termes, on est parti d’un tableau généraliste afin d’aboutir à une copie individuelle comportant des ramifications auxquelles aura accès le salarié ainsi que ses mentors.
Comment créer une équipe dans son entièreté via Trello ?
Pour la version gratuite de Trello, il est possible de créer des équipes comportant au maximum 10 tableaux. Par contre, la version Entreprise ou Business Class, les tableaux peuvent atteindre un nombre illimité de tableaux et de nombre d’utilisateurs.
Étape 1 : la création
Dans l’angle gauche au niveau de l’en tête de Trello il faut appuyer sur le bouton (+) puis sélectionner entre la catégorie Équipe personnelle ou Équipe Business Class. L’utilisateur insère ensuite le nom de l’équipe puis appuie sur Créer.
Étape 2 : inviter les membres de l’équipe
Pour intégrer les membres de l’équipe, c’est assez simple. Il faut se rendre au niveau de la page d’équipe puis au niveau de l’onglet « Membres ». Il est affiché l’ensemble des contacts électroniques. À ce stade, il faut choisir le ou les membres qui devront intégrer le nouveau groupe de travail en ligne. En dehors de cette méthode d’ajout en bloc, les membres peuvent être aussi ajoutés au tableau en cliquant sur l’onglet « Ajouter par nom ou par e-mail ». Le project monitor peut ainsi leur transmettre de façon individuelle un lien qui leur donnera directement accès au tableau d’équipe.
Étape 3 : activer la visibilité des ressources à tous les membres
Si l’utilisation de Trello se fait en tant qu’espace de travail collaboratif il est essentiel de veiller à ce que le partage de fichiers soit visible par tous. Pour en assurer, cliquer sur l’onglet « Visible par une équipe ». Ensuite, il faut choisir le tableau d’équipe créé. Le chef d’équipe aura le choix entre trois options : « Privé » ; « Équipe » et « Public ».
Étape 4 : l’intégration de l’équipe
Pour réussir cette étape, il faut transmettre à tous les membres de l’équipe le guide de démarrage afin de prendre en main les fonctionnalités de Trello. Ensuite, il est aussi possible d’organiser en équipe des webinaires afin d’en apprendre plus.
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