[Secrétariat externalisé tarifs] 30€/H ? Tout savoir : vidéo d’1 min
Le secrétariat externalisé désigne le processus par lequel une entreprise ou un individu confie la gestion de ses tâches administratives, de bureau et de communication à un prestataire externe ou à une agence spécialisée. À titre indicatif, le tarif d’une prestation de secrétariat externalisé oscille généralement entre 30 et 50 €/heure et il varie selon plusieurs critères.
[Vidéo] Les tarifs d’une prestation de secrétariat en 1 min chrono
Sommaire
- Définition du secrétariat externalisé
- C'est quoi une secrétaire indépendante ?
- 7 étapes pour organiser un service de secrétariat
- Quel est le tarif d'une prestation de secrétariat externalisé à la carte ?
- Comment facturer une prestation administrative ?
- Le tarif pour une prestation de secrétariat médical à distance
- Le tarif pour une prestation de secrétariat juridique externalisé
- Comparaison : les tarifs pour une prestation de secrétariat à domicile
- Questions fréquentes
En tant que PME ou même une grosse entreprise, il peut arriver qu’à un moment ou un autre les activités prospèrent à une vitesse fulgurante. La bonne gestion de la société ne pourrait pas dépendre uniquement du chef d’entreprise, au risque que ce dernier soit contreproductif. Embaucher une assistante permanente serait une solution, mais cela engendrerait d’autres incidences auxquelles il faudra s’adapter.
Par ailleurs, une autre alternative émerge de plus en plus ces dernières années : celle du secrétariat externalisé. Les fonctions sont les mêmes avec celles d’un secrétariat traditionnel, à la différence que l’assistance est permanente.
Une prestation de secrétariat concerne un assistanat assuré par une secrétaire indépendante, compétence et autonome. Elle travaille soit dans les locaux du client soit en télétravail selon le souhait du client. De plus, le professionnel n’est pas tenu d’être dans les locaux de la société pour travailler. Combien ça coûte ?
Définition du secrétariat externalisé
L’externalisation ou la sous-traitance consiste à déléguer une partie ou la totalité de ses activités à un prestataire externe. Généralement, les sociétés externalisent leur secrétariat pour toutes les tâches administratives et comptables. Les prestations sont rendues par des secrétaires indépendantes qui interviennent soit sur site soit à distance pour éviter les frais de déplacement.
Le secrétariat externalisé a été répandu dans les domaines suivants : permanence téléphonique, transcription de compte-rendu, accueil physique et téléphonique, suivi des factures, relances des impayés, traitement du courrier, etc.
C’est quoi une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante est une professionnelle qui propose des services de secrétariat et d’assistance administrative de manière autonome, travaillant pour plusieurs clients et offrant une flexibilité dans les tarifs et les services proposés.
7 étapes pour organiser un service de secrétariat
Pour organiser efficacement un service de secrétariat en entreprise, suivez ces étapes clés :
Déterminez les besoins : identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de services de secrétariat. Quelles travaux de secrétariat doivent être accomplis ? Quels sont les domaines où vous avez besoin de soutien, tels que la permanence téléphonique, la gestion des courriers électroniques ou la planification des réunions ? ;
Établissez une liste des tâches : créez une liste exhaustive des tâches et responsabilités du service de secrétariat, en incluant les activités courantes telles que la gestion des calendriers, la rédaction de documents, la gestion des fournitures de bureau, etc. ;
Recrutez du personnel qualifié : engagez des professionnels qualifiés en secrétariat ayant les compétences nécessaires pour exécuter les tâches identifiées. Recherchez des candidats ayant une expérience pertinente et des compétences en gestion de bureautique, en communication et en organisation ;
Mettez en place des process : définissez des process clairs pour chaque tâche et documentez-les dans un manuel de procédures. Cela garantit la cohérence et facilite la formation du personnel. Créez également des protocoles de communication internes pour une collaboration fluide entre le service de secrétariat et les autres départements ;
Utilisez des outils de productivité : intégrez des outils de productivité tels que les logiciels de gestion de tâches, de gestion de documents, de gestion de temps et de planification. Ces outils vous aideront à organiser les flux de travail, à suivre les progrès et à optimiser l’efficacité du service de secrétariat ;
Encouragez la formation continue : fournissez des opportunités de formation continue au personnel de secrétariat pour les maintenir à jour sur les dernières pratiques et outils de secrétariat. Cela leur permettra de rester performants et de développer leurs compétences.
Évaluez et ajustez : surveillez régulièrement les performances du service de secrétariat en évaluant les résultats, la satisfaction des clients internes et externes, ainsi que l’efficacité des processus. Si nécessaire, apportez des ajustements pour améliorer continuellement l’organisation du service.
En résumé, organiser un service de secrétariat efficace implique de rester flexible et d’ajuster son organisation en fonction des besoins changeants de son entreprise. Un service de secrétariat bien organisé contribue à une gestion administrative efficace et à la productivité globale de l’entreprise.
Quel est le tarif d’une prestation de secrétariat externalisé à la carte ?
À titre indicatif, il existe un intervalle de coût fixe pour les travaux de secrétariat à distance. Le tarif pour une prestation de secrétariat est compris entre 30 et 50 €/heure. Selon le cas et le type de facturation adopté, divers autres frais peuvent s’ajouter pour des travaux de secrétariat externalisé.
Prix à la prestation
Les tarifs d’une secrétaire freelance sont des tarifs unitaires établis en fonction des tâches que le prestataire à distance aura à accomplir. En voici une liste avec à chaque fois une moyenne ou un intervalle de prix appliqué.
| Type de tâche | Tarification |
| Saisie simple | 4,00 € – 5,20 €/page |
| Frappe + mise en page | 5,50 €/page |
| Saisie + tableaux, graphiques, images : | 7,00 €/page |
| Saisie de mail | base de 4,50 € |
| Relecture et correction | 4,50 €/page |
| Mise sous pli hors affranchissement | 0,20 – 0,35 € l’enveloppe |
| Mise sous pli, affranchissement, dépôt à la poste | 5,00 € l’enveloppe |
| Mailing | 12 €/heure |
| Maquette de mailing sans photo | 95 € |
| Maquette de mailing avec photo | 155 € |
| Publipostage | 6,00 €/lettre |
| Saisie de données sur Excel | 0,15 €/champ |
| Conception et saisie de tableaux complexes sur Excel | 8,00 €/page |
| Plastification A4 | 2,00 €/page |
| Numérisation A4 | 1,50 €/page |
| Devis, bon de commande, facture | 6,00 € l’unité |
| Relance impayée hors affranchissement | 2,00 € |
| Photocopie noir et blanc (recto verso) | 0,20 – 0,45 €/copie |
| Photocopie couleur (recto verso) | 0,40 – 0,85 €/copie |
| Mise au format PDF | 1,20 €/document |
| Transcription audio (mot à mot) | 1,40 – 3 € la minute |
| Transcription audio reformulée | 1,90 – 2,20 € la minute |
| Retranscription intégrale | 2,00 -4 € la minute |
| Dictée numérique (mot à mot) | 2,00 – 4 € la minute |
Prix au forfait
En ce qui concerne les prestations forfaitaires, elles varient selon la tâche. Le premier est un forfait journalier qui peut aller de 200 € à 375 €. Par ailleurs, une facturation spéciale peut intervenir en cas de micro-tâches telles que celles énumérées ci-dessus. Un autre type de forfait peut être mis à disposition pour de la gestion administrative. La base étant de 35 €/mois, il existe des forfaits de 10 h/mois (28,00 €/h) soit 280 € et de 20 h/mois (25,00 €/h) soit 500 €.
Majorations possibles
Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.
Comment facturer une prestation administrative ?
Il n’existe pas de grille tarifaire pour les prestations administratives, le tarif peut varier d’un prestataire à un autre. De manière générale, lorsque l’on fait appel à un prestataire de services administratifs, ce dernier propose généralement des tarifs à l’heure qui varient entre 35 et 50 euros. Plusieurs paramètres peuvent néanmoins entrer en jeu comme l’expertise et l’expérience des intervenants, les bénéfices de la solution mise en place, le volume du travail et le type de la mission (récurrente ponctuelle, sur site ou à distance).
La facturation de ces prestations revient à établir un devis dans un premier temps. Puis, une fois la prestation terminée, il est nécessaire d’établir une facture, pour cela l’entreprise doit être immatriculée (sauf pour les auto-entrepreneurs). La facture, quant à elle, doit mentionner : le numéro de SIRET, le numéro de la facture, la nature de la facture, le statut juridique, l’adresse sociale, les coordonnées des deux parties, la date de la prestation, le prix unitaire, la quantité et enfin la TVA.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France, cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
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Le tarif pour une prestation de secrétariat médical à distance
Le secrétariat externalisé pour un cabinet médical s’avère également être une alternative de taille pour soulager le praticien dans sa charge de travail. Toutefois, le prix d’un secrétaire médical à distance dépend du type de service choisi. Il en existe 3 : le secrétariat indépendant, le télésecrétariat et le secrétariat virtuel.
Prix à la prestation
Pour du secrétariat médical à distance, le prix moyen par heure est de 28 €. En ce qui concerne la facturation à la tâche, elle varie en fonction des prestations.
- Saisie + mise en page : 5,50 €/page
- Saisie de comptes-rendus opératoires, d’examens, de consultations, d’hospitalisation (à partir de vos fichiers audios) : 2,40 €/minute enregistrée
- Relecture et correction : base de 5,50 €/page
- Mise sous pli : 1,30 € l’enveloppe
- Dépôt à la poste : 8,00 €/dépôt
- Numérisation A4 : 2,00 €/page
- Numérisation A4 + mise en forme + correction : 4,00 €/page
- Permanence téléphonique : sur devis gratuit (tarif à l’appel)
Prix au forfait
Trois types de forfaits sont mis en place pour du secrétariat médical à distance. Le premier est un forfait compris entre 11 et 20 heures par mois (27,00 €/h) soit une fourchette de prix entre 297 € et 540 €. Le second forfait est compris entre 21 et 30 heures par mois (26,00 €/h) soit un intervalle de prix entre 546 € et 780 €. Le dernier forfait est celui supérieur à 31 heures par mois (25 €/h) soit un prix de base de 775 €.
Majorations possibles
Les travaux de secrétariat médical à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour des missions à rendre dans les 12 heures, une majoration de 30 % s’applique. Si elle est à rendre dans les 24 h, la majoration est de 25 %. Si par contre elle est à rendre en week-end où les jours fériés, la majoration est de 50 %.
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagementde volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
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Le tarif pour une prestation de secrétariat juridique externalisé
En ce qui concerne l’assistance à la prise en charge des tâches administratives, juridiques et civiles, les prix dépendent de la volumétrie des missions et sont fixés à la carte par les deux parties.
Prix à la prestation
En ce qui concerne la facturation à la tâche, elle est fixée selon le bon vouloir des prestataires. Cependant, il s’agit de tâches classiques telles que :
- La préparation des dossiers juridiques dans le respect du secret professionnel ;
- La gestion du courrier ;
- La gestion des échanges avec les clients et les confrères ;
- La prise de rendez-vous ;
- La gestion des appels téléphoniques du cabinet ;
- Les travaux de secrétariat en rapport au service juridique ;
- Le classement et l’archivage des procès-verbaux et des dossiers juridiques ;
- La retranscription des entretiens, réunions et autres dictés ;
- La correction et la relecture des documents juridiques.
Prix au forfait
Deux types de forfaits sont proposés aux cabinets juridiques : un forfait dossier dont la tarification dépend des dossiers traités et de leur volume. Il y a également un forfait mandataire comprenant une externalisation partielle ou une externalisation complète.
Majorations possibles
Dans le domaine juridique, la majoration est fonction de l’expertise. À ce titre, elle est généralement de 20 %.
Comparaison : les tarifs pour une prestation de secrétariat à domicile
Dans cette catégorie, les prix varient selon le prestataire, les différentes exigences des tâches à exécuter, etc.
| Facturation au temps passé | Facturation à la tâche | Facturation au forfait |
| Dans le domaine du secrétariat indépendant, la facturation au temps passé est un taux horaire fixé à l’avance entre le client et le prestataire. | Chaque prestataire établit une grille tarifaire de chacune de ses prestations. | Pour des missions précises et délimitées dans le temps, les prestataires établissent des prix afin d’inciter les clients à collaborer sur du long terme. |
| Le prix horaire tourne souvent autour de 30 €. | Il s’agit de tarifs unitaires qui seront multipliés par la quantité du travail effectué. | Des tarifs compétitifs sont souvent proposés dans cette catégorie. |
Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key » et cliente Officéo
O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?
F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique, qu’est l’organisation d’évènements golfiques.
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Questions fréquentes
❓ Pourquoi opter pour l’externalisation de son secrétariat ?
L’externalisation de secrétariat d’une entreprise offre de nombreux bénéfices à cette dernière. En effet, l’externalisation vous fera profiter des compétences d’une secrétaire administrative experte sans devoir passer par un recrutement chronophage. L’externalisation du secrétariat vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier, de libérer du temps qualifié, de gagner en productivité et de réduire vos coûts.
💰 Quel est le tarif pour une prestation de service administratif ?
Le tarif d’une prestation de service administratif varie selon si les travaux de secrétariat sont réalisés à distance ou sur site. À titre indicatif, le tarif moyen pour une prestation de secrétariat est compris entre 30 et 50 € de l’heure.
💡 Comment choisir le meilleur prestataire pour l’externalisation du secrétariat ?
Le choix du prestataire pour l’externalisation du secrétariat en entreprise se faire selon vos besoins et vos exigences. Faites le choix d’un prestataire qui fournit un service de qualité avec une rapidité dans la mise en œuvre de la solution. Officéo qualifié vos besoins qu’ils soient urgents ou pas pour y répondre rapidement. Un ou plusieurs assistants sont mis à disposition de votre entreprise pour vous apporter une aide taillée sur mesure.
🤔 Comment se mettre à son compte en tant que secrétaire ?
Pour devenir secrétaire à son compte, vous devez simplement justifier d’une formation et de l’expérience dans le domaine du secrétariat, définir vos tarifs et développer votre réseau. Officéo vous trouve les missions qui vous conviennent le plus pour que vous puissiez vous concentrer sur votre métier.
💸 Quel est le tarif d’une secrétaire indépendante ?
Le tarif des secrétaires indépendantes peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que l’expérience, les compétences spécialisées, la localisation géographique et la nature des services fournis. Généralement, le taux horaire d’une secrétaire indépendante est compris entre 30 et 50 euros.
Pour aller plus loin
- Tout savoir sur le secrétariat comptable ;
- Quels sont les tarifs détaillés d’une secrétaire indépendante ? ;
- Quels sont les tarifs d’un.e assistant.e médical.e indépendant.e ?
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