[Secrétariat externalisé tarifs] 30€/H ? Tout savoir : vidéo d’1 min
Les tarifs d’un secrétariat externalisé varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que le niveau de spécialisation requis, la quantité de travail, et la complexité des tâches. Généralement, ces services sont facturés à l’heure ou sur la base d’un forfait mensuel. Les tarifs horaires peuvent aller de 20 à 50 euros, en fonction de l’expérience et de l’expertise du prestataire.
[Vidéo] Les tarifs d’une prestation de secrétariat en 1 min chrono
Votre secrétariat connaît un pic d’activité ? Vous ne pouvez pas recruter par manque de moyens ? Faites appel à une solution de secrétariat externalisé. Les fonctions sont les mêmes avec celles d’un secrétariat traditionnel, à la différence que l’assistance est permanente.
Une prestation de secrétariat concerne un assistanat assuré par une secrétaire indépendante, compétence et autonome. Elle travaille soit dans les locaux du client soit en télétravail selon le souhait du client. De plus, le professionnel n’est pas tenu d’être dans les locaux de la société pour travailler. Combien ça coûte ?
Définition du secrétariat externalisé
Un secrétariat externalisé est un service proposé par des entreprises spécialisées qui consiste à prendre en charge tout ou partie des tâches administratives d’une autre entreprise. Ce type de service permet aux entreprises de déléguer des tâches chronophages et répétitives à des professionnels expérimentés, ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner en efficacité.
Le secrétariat externalisé est répandu dans les domaines suivants : permanence téléphonique, transcription de compte-rendu, accueil physique et téléphonique, suivi des factures, relances des impayés, traitement du courrier, etc.
C’est quoi une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante est une professionnelle qui fournit des services de secrétariat ou d’assistance administrative à des entreprises, des professionnels ou des particuliers, sans être physiquement présente dans leurs bureaux. Opérant généralement à partir de son domicile ou de son propre bureau, une secrétaire indépendante utilise les technologies de l’information et de la communication pour accomplir ses tâches et rester en contact avec ses clients.
Les services offerts par une secrétaire indépendante peuvent inclure la gestion d’emails, la prise de rendez-vous, la gestion d’agendas, la préparation de documents, la saisie de données, et parfois des tâches plus spécialisées comme la gestion des réseaux sociaux, la comptabilité légère ou même l’assistance en gestion de projet.
7 étapes pour organiser un service de secrétariat
Pour organiser efficacement un service de secrétariat en entreprise, suivez ces étapes clés :
-
Déterminez les besoins : identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de services de secrétariat. Quels travaux de secrétariat doivent être accomplis ? Quels sont les domaines où vous avez besoin de soutien, tels que la permanence téléphonique, la gestion des courriers électroniques ou la planification des réunions ? ;
-
Établissez une liste des tâches : créez une liste exhaustive des tâches et responsabilités du service de secrétariat, en incluant les activités courantes telles que la gestion des calendriers, la rédaction de documents, la gestion des fournitures de bureau, etc. ;
-
Recrutez du personnel qualifié : engagez des professionnels qualifiés en secrétariat ayant les compétences nécessaires pour exécuter les tâches identifiées. Recherchez des candidats ayant une expérience pertinente et des compétences en gestion de bureautique, en communication et en organisation ;
-
Mettez en place des process : définissez des process clairs pour chaque tâche et documentez-les dans un manuel de procédures. Cela garantit la cohérence et facilite la formation du personnel. Créez également des protocoles de communication internes pour une collaboration fluide entre le service de secrétariat et les autres départements ;
-
Utilisez des outils de productivité : intégrez des outils de productivité tels que les logiciels de gestion de tâches, de gestion de documents, de gestion de temps et de planification. Ces outils vous aideront à organiser les flux de travail, à suivre les progrès et à optimiser l’efficacité du service de secrétariat ;
-
Encouragez la formation continue : fournissez des opportunités de formation continue au personnel de secrétariat pour les maintenir à jour sur les dernières pratiques et outils de secrétariat. Cela leur permettra de rester performants et de développer leurs compétences.
-
Évaluez et ajustez : surveillez régulièrement les performances du service de secrétariat en évaluant les résultats, la satisfaction des clients internes et externes, ainsi que l’efficacité des processus. Si nécessaire, apportez des ajustements pour améliorer continuellement l’organisation du service.
En résumé, organiser un service de secrétariat efficace implique de rester flexible et d’ajuster son organisation en fonction des besoins changeants de son entreprise. Un service de secrétariat bien organisé contribue à une gestion administrative efficace et à la productivité globale de l’entreprise.
Prix au forfait
En ce qui concerne les prestations forfaitaires, elles varient selon la tâche. Le premier est un forfait journalier qui peut aller de 200 € à 375 €. Par ailleurs, une facturation spéciale peut intervenir en cas de micro-tâches telles que celles énumérées ci-dessus. Un autre type de forfait peut être mis à disposition pour de la gestion administrative. La base étant de 35 €/mois, il existe des forfaits de 10 h/mois (28,00 €/h) soit 280 € et de 20 h/mois (25,00 €/h) soit 500 €.
Majorations possibles
Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.
Comment facturer une prestation administrative ?
Les tarifs pour les services administratifs peuvent varier significativement d’un prestataire à l’autre, sans grille tarifaire fixe, oscillant généralement entre 35 et 50 euros de l’heure.
Ces variations dépendent de plusieurs facteurs, dont l’expertise des intervenants, les avantages de la solution proposée, le volume de travail, ainsi que la nature et le mode d’exécution de la mission (ponctuelle ou récurrente, sur site ou à distance).
Pour la facturation, il est d’abord nécessaire d’établir un devis, puis une facture post-prestation, qui doit inclure des informations détaillées telles que le numéro de SIRET, le numéro de la facture, sa nature, le statut juridique, l’adresse sociale, les coordonnées des parties concernées, la date, le prix unitaire, la quantité de service fourni, et la TVA. Il est à noter que l’immatriculation de l’entreprise est requise pour la facturation, à l’exception des auto-entrepreneurs.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France, cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à d’autres solutions comme l’intérim. Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ? Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !
Le tarif d’une prestation de secrétariat à distance
Une prestation de service à distance est moins onéreuse qu’une prestation sur site. En effet, l’assistant n’a pas de déplacement à faire pour se rendre au travail, et donc il ne les facture pas !
Majorations possibles
Les travaux de secrétariat médical à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour des missions à rendre dans les 12 heures, une majoration de 30 % s’applique. Si elle est à rendre dans les 24 h, la majoration est de 25 %. Si par contre elle est à rendre en week-end où les jours fériés, la majoration est de 50 %.
Bien choisir son prestataire de service
Pour choisir un prestataire de service adapté à votre entreprise, commencez par définir précisément vos besoins. Ensuite, identifiez les prestataires potentiels via internet, le bouche-à-oreille, ou lors de salons professionnels.
Demandez des devis détaillés pour comparer les services, les prix, et les conditions proposées. Il est crucial de ne pas se limiter au coût mais d’évaluer aussi la qualité et l’expérience des prestataires. Organisez des rencontres avec eux pour juger de leur professionnalisme et poser toutes les questions pertinentes concernant leur expérience, références, délais, et conditions de garantie. Finalement, choisissez le prestataire qui répond le mieux à vos critères de fiabilité et d’adéquation avec vos besoins.
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagementde volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils expertssélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérablesous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Le secrétariat de votre entreprise, de votre cabinet médical ou de votre cabinet juridique vous prend trop de temps et vous éloigne de votre coeur de métier ?
Faites confiance aux secrétaires Officéo pour vous aider dans la gestion administrative quotidienne de votre structure.
Le tarif pour une prestation de secrétariat juridique externalisé
En ce qui concerne l’assistance à la prise en charge des tâches administratives, juridiques et civiles, les prix dépendent de la volumétrie des missions et sont fixés à la carte par les deux parties.
Prix à la prestation
En ce qui concerne la facturation à la tâche, elle est fixée selon le bon vouloir des prestataires. Cependant, il s’agit de tâches classiques telles que :
- La préparation des dossiers juridiques dans le respect du secret professionnel ;
- La gestion du courrier ;
- La gestion des échanges avec les clients et les confrères ;
- La prise de rendez-vous ;
- La gestion des appels téléphoniques du cabinet ;
- Les travaux de secrétariat en rapport au service juridique ;
- Le classement et l’archivage des procès-verbaux et des dossiers juridiques ;
- La retranscription des entretiens, réunions et autres dictés ;
- La correction et la relecture des documents juridiques.
Prix au forfait
Deux types de forfaits sont proposés aux cabinets juridiques : un forfait dossier dont la tarification dépend des dossiers traités et de leur volume. Il y a également un forfait mandataire comprenant une externalisation partielle ou une externalisation complète.
Majorations possibles
Dans le domaine juridique, la majoration est fonction de l’expertise. À ce titre, elle est généralement de 20 %.
Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key » et cliente Officéo
O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?
F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique, qu’est l’organisation d’évènements golfiques.
Nos heureux clients
Et comment ça marche concrètement ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin. 
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous. 
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant. Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez!
Besoin d’aide pour trouver une assistance administrative appropriée ? Officéo se charge pour vous d’apporter la solution qui répond à vos besoins, quand vous en avez besoin.
Questions fréquentes
-
❓ Pourquoi opter pour l’externalisation de son secrétariat ?
L’externalisation de secrétariat d’une entreprise offre de nombreux bénéfices à cette dernière. En effet, l’externalisation vous fera profiter des compétences d’une secrétaire administrative experte sans devoir passer par un recrutement chronophage. L’externalisation du secrétariat vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier, de libérer du temps qualifié, de gagner en productivité et de réduire vos coûts.
-
💰 Quel est le tarif pour un secrétaire indépendant ?
Le tarif d’une prestation de service administratif varie selon si les travaux de secrétariat sont réalisés à distance ou sur site. À titre indicatif, le tarif moyen pour une prestation de secrétariat est compris entre 30 et 50 € de l’heure.
-
Existe-t-il des tarifs forfaitaires pour le secrétariat externalisé ?
Vous pouvez tout à fait trouver des offres de secrétariat externalisé au forfait, mensuel, quotidien, ou à la tâche.
On se charge de votre administratif.
