Grande entreprise, direction juridique ou encore PME, votre secrétariat est surchargé ? Vous ne voulez pas que cette charge administrative finisse par impacter le travail de vos opérationnels mais vous n’avez pas envie d’alourdir votre masse salariale en recrutant ? L’intérim ne vous a pas convenu et vous ne savez plus vers qui vous tourner ? Laissez nous vous présenter notre solution d’assistance administrative virtuelle ! Nos assistants peuvent exercer à distance, et en horaires décalées au besoin, et couvre la totalité de vos besoins administratifs.

Quel est le travail d’un assistant virtuel ?

L’assistant virtuel exerce le même travail qu’un salarié classique mais à distance. Les réunions en présentiel sont remplacées par les visioconférences et les call téléphoniques. Lors d’un travail à distance, les entreprises peuvent avoir peur que l’assistant virtuel ne s’engage pas. Pourtant, en instaurant des moyens de communication fiables et réguliers et en incluant l’assistant dans l’équipe, celui-ci est sera tout aussi, voire plus, engagé qu’un salarié sur site.

Pourquoi faire appel à un secrétaire virtuel ? Les avantages

Les secrétaires virtuels offrent une solution flexible et efficace pour de nombreuses entreprises, quel que soit leur taille. Voici les principales raisons pour lesquelles vous pourriez envisager de faire appel à leurs services.

• Gain de temps et d’efficacité : en déléguant les tâches administratives récurrentes et à faible valeur ajoutée (gestion de l’agenda, réponse aux emails, prise de rendez-vous, etc.) pour se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
• Flexibilité : en adaptant les services à des besoins spécifiques pour évoluer en fonction de votre activité. Vous pouvez augmenter ou réduire les heures de travail en fonction de votre charge.
• Réduction des coûts : en évitant les coûts fixes liés à l’embauche d’un employé à temps plein (salaires, charges sociales, équipements). Payez uniquement pour les services dont vous avez besoin.
• Accès à des compétences variées : en bénéficiant de compétences spécialisées dans différents domaines (comptabilité, marketing, traduction, etc.) sans avoir à recruter plusieurs personnes.
• Concentration sur le cœur de métier : en déléguant les tâches administratives, vous pouvez vous concentrer pleinement sur le développement de votre activité.

Quels services déléguer à mon assistant virtuel ?

Vous pouvez externaliser toutes vos fonctions supports à distance :

• Assistance comptable : sur toutes les tâches administratives qui ne nécessitent pas d’imputation comptable : saisie de données comptables, suivi de trésorerie, rapprochement bancaire, gestion de notes de frais, préparation des déclarations comptables annuelles ;
• Assistance RH :  pour une campagne de recrutement ou lors d’un pic d’activité de l’entreprise pour des missions telles que la gestion des données du personnels ou encore de la paie… ;
• Assistance secrétariat : missions de votre secrétariat courant telles que l’accueil physique et téléphonique, la gestion d’agendas et d’emails, la rédaction, relecture, mise en forme et conservation de documents… ;
• Assistance ADV : soutenir administrativement vos commerciaux et service client, ou bien même le suppléer si vous n’en avez pas encore. Nos assistants prennent en charge des missions telles que le processus de facturation client, l’enregistrement des factures de ventes, la préparation des contrats commerciaux… ;
• Assistance Achat : missions telles que la recherche de produits et services nécessaires à votre activité, la gestion des stocks, les relations fournisseurs ou encore le suivi des commandes.

Comment bien choisir son assistant virtuel ?

Le choix d’un assistant virtuel est une décision importante qui peut grandement impacter votre productivité et la croissance de votre entreprise. Voici quelques conseils clés pour vous aider à faire le bon choix :

1. Définissez clairement vos besoins

• Quelles tâches souhaitez-vous déléguer ? Faites une liste exhaustive des activités que vous aimeriez confier à votre assistant virtuel.
• Quel est votre budget ? Les tarifs varient en fonction des compétences et de l’expérience de l’assistant.
• Quel est votre niveau d’exigence en termes de qualité et de délais ?

2. Recherchez les compétences clés

• Maîtrise des outils numériques : votre assistant doit être à l’aise avec les outils que vous utilisez au quotidien (suite Office, logiciels de gestion de projet, etc.).
• Langues : vérifiez qu’il maîtrise les langues nécessaires pour communiquer avec vos clients et partenaires.
• Expérience : l’expérience dans votre secteur d’activité peut être un plus, même si ce n’est pas toujours indispensable.
• Soft skills : de bonnes qualités relationnelles, de la rigueur, de l’organisation et une bonne capacité d’adaptation sont essentielles.

3. Choisissez le canal de recherche

• Plateformes en ligne : de nombreuses plateformes mettent en relation des clients avec des assistants virtuels. Vous pouvez trouver des profils variés et comparer les tarifs.
• Agences spécialisées : les agences sélectionnent pour vous les candidats les plus qualifiés. Elles peuvent vous proposer des services de recrutement et de formation.
• Recommandations: grâce à votre réseau professionnel.

En résumé, choisir un assistant virtuel nécessite une réflexion approfondie sur vos besoins et une sélection rigoureuse des candidats. En suivant ces conseils, vous devriez trouver l’assistant idéal pour vous accompagner dans votre développement.

La solution d’assistance Officéo

Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Faire appel à Officéo c’est gagner en :

• Flexibilité : nous travaillons sur la base d’un contrat de prestation et non de travail, ce qui nous permet d’offrir cette flexibilité. Faire appel à une assistance virtuelle, c’est octroyer à votre entreprise la possibilité d’opérer l’administratif en horaires décalés mais aussi d’adapter le volume de travail nécessaire pour effectuer votre charge de travail. Ainsi, pas besoin de payer pour un assistant à temps plein, il vous suffit tout simplement d’évaluer votre besoin réel en administratif. Par flexibilité, vous pouvez aussi comprendre agilité et variabilité des coûts : en effet, il n’y a pas de frais rh (recrutement, turn-over, formation) ce qui permet de variabiliser vos coûts fixes. L’entreprise n’a pas non plus à payer de charges patronales ;
• Fiabilité : choisir l’assistance virtuelle Officéo, c’est aussi bénéficier d’un suivi et accompagnement lors des missions. Ainsi, nous assurons la continuité de service et ajustons la prestation en temps réel en fonction de votre besoin ;
• Expertise : les assistants avec lesquels vous travaillez sont formés et déjà expérimentés en assistance administrative (adv, rh, comptable…). Ainsi, votre gestion administrative est réalisée simplement et efficacement par des professionnels dont c’est le métier. Fini les erreurs ou approximations qui ralentissent votre activité et exaspèrent vos employés.

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Vous êtes un assistant virtuel à la recherche d’offres de missions ?

Déjà en activité ? Focalisez-vous sur votre expertise pendant que nous nous chargeons de vous mettre en relation avec les clients, au moment où vous en avez besoin, sans avoir à prospecter au préalable. Avec notre appui, élargissez votre réseau et boostez vos revenus sans efforts supplémentaires. Travailler avec Officéo permet de faire évoluer votre carrière d’indépendant : chaque semaine nous vous envoyons des offres de missions adaptées à votre profil. Nous vous apportons plusieurs avantages concrets :

• Travailler sans avoir à prospecter ;
• Sécuriser vos revenus ;
• Partager et échangez parmi une communauté de 6000 assistants sur notre plateforme ;
• Gagner en efficacité ;
• Bénéficier d’avantages négociés (assurances, masterclasses…).

Et ce, tout en restant indépendant. En outre, avec Officéo, dites adieu à la prospection, la précarité et la solitude !

Envie d’augmenter vos revenus en tant qu’assistant indépendant ? Pourquoi ne pas commencer l’aventure ensemble ?
Ça m’intéresse

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Serge Estrade, Responsable IT chez Allianz et Client Officéo

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Pourriez-vous nous donner une anecdote illustrant votre expérience du service ?

S.E. : Il y a quelques temps, j’ai été informé que mon assistante Officéo devait prendre un congé maternité. J’ai immédiatement eu, en parallèle, la confirmation qu’une remplaçante disposant des mêmes compétences viendrait la remplacer, avec une période de passation non facturée. Officéo sait s’adapter à un problème pour y trouver une solution dans un temps record. C’est cette réactivité qui m’a convaincu et qui illustre parfaitement mon expérience avec Officéo.

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Ils nous ont fait confiance

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Questions fréquentes