[SUIVI RECRUTEMENT] 5 tips pour l’optimiser
Vous avez raté un bon candidat ? Votre suivi d’embauche n’est peut-être pas au point. La mise en oeuvre d’un processus de recrutement est une décision délicate.
Afin de ne manquer aucune bonne candidature, l’optimisation du suivi de recrutement est primordial. Cela évite de passer à côté d’informations importantes.
Officéo vous donne quelques astuces pour un suivi de recrutement efficace.
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Qu’est-ce que le suivi du recrutement ?
Le suivi du recrutement concerne l’ensemble des tâches à réaliser dans l’ordre afin de recruter une personne. La procédure consiste d’abord à diffuser une offre d’emploi. Réceptionner ensuite les candidatures et sélectionner les profils idéaux pour le poste. La dernière étape consiste à passer des entretiens d’embauche et de recruter le profil parfait pour le poste ainsi que de gérer toute la partie RH liée au recrutement.
Le suivi du recrutement ou la gestion du recrutement est nécessaire à toute entreprise souhaitant recruter les meilleurs profils et renvoyer une bonne image de marque/employeur auprès des candidats.
Le suivi du recrutement peut s’avérer être une mission très chronophage selon le nombre des candidatures à traiter. Ainsi, des outils d’optimisation de ce processus de recrutement sont mis en place pour aider les recruteurs.
Dans certains cas, les ressources internes ne suffisent pas pour traiter toutes les candidatures et c’est là que ça devient intéressant d’envisager l’externalisation comme solution. Ainsi les équipes RH libèrent du temps qualifié à consacrer aux tâches à plus fortes valeur ajoutée en déléguant toutes les missions administratives qui viennent freiner leur productivité au quotidien.
La préparation du recrutement
Afin de mettre en oeuvre un processus de recrutement efficace, les priorités d’emploi et d’embauche doivent être prises en compte. La définition précise du besoin doit être établie. Quel profil recherchez-vous ? Souhaitez-vous un employé avec une expérience professionnelle en particulier ? De quel niveau académique le candidat doit-il posséder ? Est-ce pour un CDI ou un CDD ? Avant le lancement d’une embauche, le poste concerné ne peut-il pas être assuré par un salarié revenant d’une période d’interruption de contrat ? Certain employé souhaite bénéficier de la mobilité interne. La diffusion au sein de l’entreprise du poste à pourvoir peut ainsi apporter une économie de temps à la société. La rédaction de l’annonce est essentielle pour optimiser votre recrutement. La description doit être claire et précise afin d’écarter toute candidature inutile. La fiche de poste est généralement composée de :
- une rapide présentation de l’entreprise ;
- les besoins de la société ;
- le profil de candidat recherché avec les hard et soft skills ;
- les conditions du poste ;
- la date limite de candidature.
Préparer votre recrutement grâce à un tableau
La création d’un tableau est un outil efficace pour optimiser son processus de recrutement. L’élaboration d’un tableau permet aux ressources humaines de mieux cibler le recrutement. En analysant le volume de tâches, cela permet de déterminer s’il faut recruter dans le cadre d’un temps partiel, d’un temps plein ou d’un contrat de professionnalisation. L’externalisation peut également être une solution pour répondre aux exigences du poste à pourvoir. Certains métiers ou certaines tâches peuvent être aisément confiées à une personne externe, comme une partie du processus de recrutement. La nature du contrat peut ainsi être rajoutée au tableau de description du poste. Les modalités du temps de travail (travail de nuit, 3×8, déplacements professionnels) doivent également être inscrites. Exemple de suivi en interne des offres d’emploi : 
Exemple de tableau d’une fiche de poste : 
Le lancement du recrutement
Ça y est ! Il est désormais temps de diffuser l’annonce de recrutement. Les technologies de communication permettent aujourd’hui de communiquer à un plus grand nombre de personnes. La direction des ressources humaines peut poster l’annonce de recrutement sur les réseaux sociaux professionnels ou autres plateformes. Il est également nécessaire d’établir la forme de réponse des candidats (exemple : formulaire de candidature). Si cela a des effets bénéfiques, cette large diffusion a tendance à augmenter le temps de procédure d’embauche. Plus l’offre est diffusée plus il est possible de recevoir des centaines de candidatures. Une fois les candidatures reçues, l’étape du tri est la plus fastidieuse. Il est possible de procéder de la façon suivante :
- faire un tri des CV : les CV ne correspondant pas aux attentes sont rejetées ;
- effectuer un tri des lettres de motivation : il n’y pas vraiment de règles mais les candidats ayant un projet professionnel précis sont souvent appréciés.
A l’aide d’un tableau, il est possible de créer une colonne différente pour candidatures spontanées et les autres. Un tableau aide, tout au long du processus, à regrouper en temps réel toutes les informations recueillies des candidats avec CV et lettre de motivation etc. De cette manière l’équipe de recrutement peut rapidement balayer l’ensemble des candidatures retenues et passer aux entretiens. Des logiciels de suivi de recrutement peuvent également faciliter ce type de procédure.
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Un entretien téléphonique, ou non, peut être organisé pour une première approche avant l’entretien physique. Là encore la stratégie des recrutements n’est pas la même selon les entreprises. Certaines mettent en place, à la suite, des tests et des études de cas pour voir émerger les meilleurs talents. Pour un suivi des candidatures optimisé, le tableau est un outil de recrutement vous permettant de voir rapidement les profils retenus. Le feedback des entretiens peut également être formalisé dans un tableau grâce à une assistance administrative.
Gérer l’évolution des entretiens grâce à un tableau de suivi
Pour une gestion des candidatures efficace, la mise en place d’un tableau collaboratif, type Google Sheets, facilite l’échange d’informations entre les chargés d’embauche. Les modifications et les commentaires sont rapidement communiqués entre l’équipe de recrutement. L’identification du bon candidat n’est pas une chose aisée. Le profil du candidat idéal peut ainsi être affiné au fil des entretiens de recrutement grâce à l’utilisation de tableaux partagés. Exemple de tableau de suivi des candidatures sélectionnées : 
L’intégration du nouvel embauché
Le processus d’embauche ne s’achève pas lorsque le candidat a répondu positivement à votre proposition d’embauche. Le recrutement se poursuit au moment de l’intégration. Afin que la nouvelle recrue s’adapte et se sente à l’aise dans son poste, il est important de planifier cette intégration. L’organisation d’un parcours d’intégration est un processus efficace. En général ce parcours passe par la découverte de :
- l’entreprise et les différentes équipes ;
- l’équipe dont le nouvel arrivant fait partie : des journées d’observations peuvent être mises en place ;
- la prise de connaissance de son poste et des outils.
Comment planifier efficacement l’intégration d’un nouveau salarié ?
Les étapes de cette phase peuvent être centralisées dans un tableau afin d’accueillir sereinement le nouveau ou la nouvelle salarié(e). Ce tableau répertorie toutes les démarches pour procéder à l’intégration : rédaction de la promesse d’embauche, achat de potentiels outils etc. Ces démarches administratives et organisationnelles peuvent être mise en place par une assistance administrative. Exemple d’un tableau du suivi de l’embauche du nouveau salarié : 
Vous avez désormais les clés pour optimiser votre suivi de recrutement afin de réaliser une embauche efficace. Ce type de suivi ne vous permet pas forcément de recruter rapidement mais de mieux embaucher.
💡5 Tips pour optimiser votre suivi de recrutement
Vous avez raté un bon candidat ? Vous êtes passé à côté d’un très bon profil ? Ou pire encore, vous avez trouvé le bon candidat mais il a déjà signé ailleurs… Ces problèmes sont souvent liés à un manque d’organisation, un manque de temps ou parfois les deux. Si vous souhaitez optimiser votre suivi de recrutement et prendre les bonnes décisions d’embauche, suivez ces quelques conseils :
- Préparez votre processus de recrutement :
Afin de bien optimiser votre processus de recrutement et améliorer votre organisation tout en gagnant du temps, vous devez définir au préalable vos besoins et toutes les étapes clés du processus de recrutement. Ensuite, pensez à rédiger une offre claire et détaillée du poste à pourvoir. Enfin, ne négligez pas les canaux de diffusion de l’offre. En effet, une diffusion plus élargie sera plus susceptible de porter ses fruits.
- Réduisez votre durée de recrutement :
Réduire la durée de recrutement vous permettra d’optimiser votre processus de sélection. De ce fait, vous devez absolument simplifier le parcours candidat et essayez de vous mettre à sa place. En effet, un processus de recrutement chronophage et stressant pourra affecter sa décision. Offrez une bonne expérience de recrutement en proposant un moyen de soumission de candidature en un clic.
- Faites un suivi des candidats de manière efficace :
Un bon suivi des candidats rime avec une bonne organisation. Le suivi de vos candidats est crucial dans le processus de recrutement, en effet celui-ci peut avoir un impact sur la décision du candidat. Ainsi, faites un tableau de bord pour le suivi de votre recrutement et attention à l’image que vous allez donner de votre entreprise. Surtout gardez en tête : « le client est roi mais aussi le candidat ! »
- Faites vos retours rapidement :
Evitez de prendre beaucoup de temps entre les différentes phases. Donnez rapidement une réponse au candidat, qu’elle soit positive ou négative, et ne le laissez pas dans l’attente. En général, les candidats s’attendent à avoir une réponse de votre part dans la semaine qui suit l’entretien donc ne tardez pas trop avant de prendre votre décision.
- Ne zappez pas le feedback :
Un excellent suivi de recrutement ne doit pas négliger la dernière étape du processus qui consiste à demander un feedback sur l’expérience candidat. Le feedback est la base du suivi de recrutement et il peut être très avantageux pour les recruteurs lorsqu’il est bien structuré. Il s’agit, en effet, d’un investissement qui leur permet d’améliorer et de mieux optimiser leur processus dans l’avenir.
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Questions fréquentes
- ❓ Qu’est-ce que le suivi de recrutement ?
Le suivi de recrutement comprend toutes les tâches nécessaires au recrutement d’un nouveau collaborateur. Le suivi de recrutement consiste d’abord à diffuser une offre d’emploi. Ensuite, de recevoir les candidatures et de sélectionner les profils. Enfin, de passer des entretiens d’embauche, de recruter le profil adapté et de gérer la partie RH qui en résulte.
- 💪 Pourquoi optimiser le suivi de recrutement ?
L’optimisation du suivi de recrutement vous permet de faire le meilleur choix de candidat et de sélectionner le profil mieux adapté. Optimiser votre processus de recrutement vous facilitera la recherche du profil dont les compétences sont compatibles avec les objectifs de l’entreprise.
- 💡 Quel est l’intérêt d’externaliser son suivi de recrutement ?
Externaliser son suivi de recrutement est une solution pertinente et très efficace pour l’entreprise grâce aux nombreux bénéfices que cette dernière peut en tirer. D’abord, l’externalisation du suivi de recrutement permet de diminuer la charge de travail des équipes en interne. Ensuite, vous profiterez d’un gain de temps et d’argent en réduisant considérablement vos coûts. Enfin, vous procèderez à un recrutement de qualité puisque vous aurez la possibilité de suivre et de contrôler votre processus de recrutement.
- 🧐 Comment faire un suivi du recrutement ?
Pour faire un suivi de recrutement efficace, il faut suivre 4 étables clés : 1- Publier une offre d’emploi ; 2- Traiter et étudier les candidatures et sélectionner les profils adéquats ; 3- Passer des entretiens d’embauche ; 4- Recruter le profil idéal et gérer la partie RH. Plusieurs solutions sont possibles à envisager pour optimiser le suivi du recrutement : l’utilisation d’un outil dédié ou opter pour l’externalisation afin de profiter d’une expertise et libérer du temps qualifié.
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