[Les 5 étapes clés de gestion de projet] Atteignez vos objectifs !

Le management de projet est une science ouverte, la définition de certains concepts peut sensiblement varier d’un auteur à un autre. Ainsi, il n’existe pas de chiffre fixe pour citer les étapes de la gestion de projet. Mais l’essence de ces différentes réponses reste la même.

Nous vous présentons dans cet article les 5 étapes à suivre pour une bonne gestion de projet.

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Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l’ensemble des actions entreprises pour répondre à un besoin précis dans un délai de temps défini. Une bonne gestion de projet se définit donc par la maîtrise des contraintes liées à l’exécution des objectifs fixés dans le cadre d’un projet.

Les 5 étapes principales de la gestion de projet

La réussite de la gestion d’un projet passe par le découpage en plusieurs phases des actions à entreprendre. Ces différentes phases sont ensuite organisées sur une timeline en rapport avec l’exécution du projet.

Ces étapes consistent en :

• La conception

La phase de conception consiste à définir les objectifs du projet à entreprendre. Vous devez définir de manière claire l’objectif principal et les objectifs secondaires. Il s’agit de justifier la faisabilité du projet pour assurer sa pérennité.

Cette étape s’achève par la détermination du cahier de charge, délais, budget, livrables et autres contraintes propres au projet. Le cahier de charge fait figure de loi, il peut être rigide ou flexible en fonction de la méthode de management adoptée. Il demeure toutefois le point de repère tout au long de l’exécution du projet. Il informe sur :

• La problématique à laquelle répond le projet.
• L’objectif visé et son périmètre d’extension
• Le budget de réalisation
• Le planning définissant la date de début et de fin du projet
• Toute autre information fonctionnelle sur le projet.

Les contraintes majeures en management de projet sont notamment, les risques du marché, les ressources humaines, la technologie, le temps et le budget.

• La planification

À l’étape de la planification, vous devez dresser une liste des tâches à réaliser, en suivant un ordre chronologique. Si une tâche n’est pas identifiée ici, la gestion du projet risque d’être un échec. Donc, veillez à faire figurer toutes les tâches sur la liste. 

Deux questions peuvent vous guider durant cette phase : « Quels sont les ressources dont j’ai besoin pour réaliser cette tâche ? » et « Quels est la conséquence de la tâche sur le reste du projet ? »

Rentabiliser le temps avec des outils adaptés

La phase de planification est extrêmement chronophage, car elle définit toute la fondation du projet. La tâche est complexe, mais vous pouvez recourir à des outils de gestion de projet adaptés pour mener votre projet à bien.

• Le logiciel Excel pour concevoir une liste des tâches et les dates d’exécution ;
• Un logiciel de Mindmapping pour une vision complète et détaillée des tâches et des dates afférentes.

• L’exécution

La phase d’exécution est également exigeante et demande beaucoup de rigueur et de discipline. En effet, suivre un plan n’est pas toujours évident, il faut jongler avec les imprévus pour atteindre les objectifs. Un projet subit plusieurs changements au cours de sa phase d’exécution et des mises à jour s’imposent. Les changements impliquent souvent des retards et des coûts supplémentaires à minimiser.

La réussite de cette phase repose sur :

• La coordination des différentes parties impliquées ;
• La production des livrables intermédiaires ; 
• La mise à jour des indicateurs de performances.

Des réunions hebdomadaires ou trimestrielles sont organisées selon la complexité du projet. Il est donc question d’évaluer l’évolution du projet afin d’anticiper les problèmes qui pourraient retarder son achèvement.

La phase d’exécution se conclut par la livraison du projet une fois toutes les tâches sont accomplies.

Les méthodes de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet sont incluses dans la phase d’exécution pour garantir le succès du projet. En effet, en fonction de la méthode adoptée par l’équipe, elle sera en mesure de gérer les contraintes de temps, de ressources et de budget.

Certaines méthodes sont tournées vers la satisfaction du client tandis que d’autres prennent à cœur de livrer le projet dans le délai imparti. D’autres encore se concentrent sur la structuration minutieuse du projet et sur le contrôle. Cela offre plein de possibilités en fonction de la nature du projet et des dispositions de l’équipe en charge.

Une bonne méthode de gestion de projet permet à l’équipe d’être efficace et à l’entreprise de rentabiliser son investissement.

• La clôture

La réussite d’un projet réside dans les détails. Souvent, dans l’euphorie de la fin, il est courant de négliger les derniers détails dont la réalisation demande plus de temps et de concentration. Il est donc nécessaire de faire preuve de vigilance jusqu’au bout.

• Le bilan

Chaque projet est une nouvelle expérience et vous devez en tirer les bons et les mauvais renseignements. Avec votre équipe, prenez le temps de discuter sur le projet une fois achevé pour éviter de refaire les mêmes erreurs à l’avenir.

Vous devez suivre rigoureusement l’ensemble de ces différentes étapes car elles concourent au succès de votre projet.

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En bref

 

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