Qu’est-ce que la gestion de planning ?

La gestion de planning consiste à organiser, coordonner et suivre l’ensemble des tâches et des projets, en tenant compte des délais et des contraintes. C’est un processus essentiel pour toute entreprise cherchant à optimiser son temps, ses ressources et à atteindre ses objectifs. Etant une tâche récurrente et chronophage, il est nécessaire d’avoir une bonne organisation et d’excellentes compétences en management pour faire des plannings.

La gestion de planning  concerne la préparation des réunions, la gestion des imprévus (congés maladies, absences, etc.), l’organisation des emplois du temps et la vérification des charges de travail de chacun des salariés… Une bonne gestion des plannings rime avec une bonne gestion des équipes et une bonne gestion des ressources. 

L’utilisation des outils ou des logiciels de gestion de planning pour gagner du temps peut être une solution. Il faudrait dans ce cas opter pour un outil adapté aux besoins bien définis en prenant en compte plusieurs critères : le nombre des salariés, leur charge de travail, leurs compétences, les horaires de travail, etc. 

Qu’est-ce qu’un logiciel de planning ?

L’emploi du temps sur Excel n’est pas ce qu’il y a de plus pratique pour optimiser la gestion des ressources humaines et matérielles d’une entreprise. Afin d’avoir une gestion des ressources humaines efficace, l’idéal serait d’opter pour un logiciel de planning.

Un logiciel de planning est un outil qui permet de planifier et de prioriser les tâches quotidiennes pour une organisation à la pointe de la technologie. Il permet de prendre en charge les horaires de travail, les missions du personnel ou encore les disponibilités des matériels. Tous les logiciels de planning ne répondent pas aux exigences et aux attentes de toutes entreprises, chacune ayant sa propre organisation et ses propres objectifs. Il est donc nécessaire de considérer certains critères comme les tarifs et les fonctionnalités avant de pouvoir choisir un logiciel de planning.

Quels sont les meilleurs logiciels de planning ?

La planification est importante aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle. Elle procure un gain de temps non négligeable et un suivi des étapes de la mise en œuvre d’un projet grâce à l’élaboration d’un plan d’actions de tous les détails concernant le dit projet et l’utilisation d’outils de gestion de projet.

Convaincu ? Découvrez les 5 meilleurs logiciels de gestion planning à utiliser en toute facilité pour mener à bien vos projets.

Monday.com

Le logiciel planning Monday est très efficace pour le travail en équipe pour planifier, gérer des projets, prioriser des tâches…etc. Il s’agit d’un outil planning destiné à collaborer et travailler en équipe sur le même projet dans un même espace. Vous avez la possibilité de gérer le travail de votre équipe tout en créant des rappels et en fixant des objectifs pour toujours monter en productivité. D’autant plus, il est très intuitif et facile à utiliser et vous avez la possibilité de le lier à plusieurs autres logiciels que vous utilisez.

Les points positifs à retenir de ce logiciel : 

• Prise en main facile et très rapide ;
• Possibilité d’interfaçage avec d’autres outils ;
• Disponible en version web et application.

Les points négatifs :

• Un essai gratuit pour une période très limitée.

Asana

Le logiciel gestion planning Asana est un outil en ligne de gestion de tâches très connu et réputé surtout auprès des entreprises. Il s’agit d’un outil personnalisable, idéal pour travailler entre collaborateurs. Il rend le travail en équipe plus efficace et plus fluide avec plusieurs fonctionnalités intéressantes. Il a une fonctionnalité qui permet de créer et de gérer des tableaux kanban.

Les points positifs de ce logiciel :

• Possibilité de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un même projet ;
• Offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes même en version gratuite.

Les points négatifs :

• Limité en termes d’intégration à d’autres outils.

Combo

Combo est un logiciel de planning du personnel et de gestion RH pour les TPE/PME disposant d’équipes terrain (restauration, commerces, boulangeries, pharmacies…).

Le logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités :

• planning des employés en conformité avec votre convention collective et les contrats de travail ;
• gestion des exports des variables de paie :
• tableau de bord RH et suivi des performances :
• gestion des absences et congés payés ;
• gestion des documents RH et dossier du personnel ;
• suivi des temps de travail avec une pointeuse digitale :
• partage des plannings en temps réel via email, SMS ou l’application mobile.

Ses points positifs

• Outil GTA (logiciel de gestion des temps et des activités) tout-en-un ;
• Essai gratuit de 7 jours, sans engagement ;
• Intégration possible avec des logiciels de paie et de caisse ;
• Disponible en web et application mobile.

Ses points négatifs

• Tarifs sur devis uniquement.

Trello

Trello est un logiciel de planning pour entreprise pour la gestion de tâches surtout dans un contexte de télétravail. Cet outil vous offre la possibilité de créer plusieurs tableaux en donnant accès à tous les membres de votre équipe afin de suivre le projet et d’apporter les modifications nécessaires à chacune des actions à réaliser. Il propose une interface très intuitive et facile d’usage grâce à des tableaux, des cartes ou des listes pour corresponde à chaque type de projet. Opter pour un logiciel de planning est un choix judicieux afin de booster votre productivité et votre efficacité tout en dégageant du temps à consacrer sur l’atteinte de vos objectifs.

Les points positifs de ce logiciel :

• Il donne accès à un nombre illimité d’outils de gestion ;
• Possibilité de l’intégrer à de nombreux outils clés.

Les points négatifs :

• Son utilisation est limitée pour les projets plus complexes et plus importants.

Skello

Skello est un outil de pilotage, de planification des équipes et de gestion RH destiné aux employeurs afin d’optimiser et de simplifier l’organisation du temps de travail des employés. Il permet aux responsables RH et aux entrepreneurs d’assurer la gestion du personnel de manière efficace. Cet outil accompagne les professionnels au quotidien dans le développement de leur business grâce à ses nombreuses fonctionnalités :

• Communication en interne sur les changements d’emploi du temps ainsi que des rendez-vous ;
• Réalisation de plannings flexibles ;
• Gestion des collaborations et des collaborateurs ;
• Communication ;
• Gestion et préparation de la paie ;
• Gestion des tableaux de bord ;
• Génération de documents.

Ses points positifs

• Technologie Smart Planner pour la réalisation de plannings optimisés ;
• Tarifs raisonnables et fixes peu importe le nombre d’employés ;
• Formations disponibles pour les équipes.

Ses points négatifs

• Manque de certaines fonctionnalités comme la facturation, la gestion de projets ou encore le support.

Comment choisir son logiciel de gestion de planning professionnel ?

Les logiciels de gestion de planning ou les outils de planification vous permettent de réaliser plusieurs tâches en quelques clics et de manière très efficace. Il existe une multitude de logiciels gratuits de gestion de planning et de gestion de projet, vous êtes perdus et ne vous ne savez pas pour quel logiciel opter ? Et surtout comment le choisir ?

Pour vous faciliter la tâche et vous aider à bien choisir votre logiciel de gestion de planning, on vous résume ci-dessous les critères sur lesquels doit se baser votre choix :

• Les fonctionnalités : Pour mener à bien un projet vous avez besoin d’une organisation à la pointe ainsi que d’outils performants avec des fonctionnalités complètes ;
• L’usage et la prise en main : Un logiciel de gestion de planning facile à utiliser, fluide et intuitif reste le meilleur choix pour une prise en main rapide et sans perte de temps ;
• La collaboration entre les équipes : La gestion de projet et la planification exigent une collaboration et une communication quotidiennes entre les équipes. En effet, il est nécessaire que les différentes équipes et les différents intervenants puissent trouver un moyen efficace de collaborer pour une meilleure organisation ;
• La personnalisation : Pour répondre à tous les besoins, un logiciel de gestion de planning doit être flexible, facile à personnaliser et doit s’adapter à différents environnements et domaines de travail. Vérifiez qu’il vous donne la possibilité de l’intégrer facilement à d’autres outils en interne ou en externe ;
• L’accessibilité : Un logiciel de planification doit permettre un accès facile et rapide aux différents rapports, plannings et autres données pour ne perdre aucun temps. L’intérêt d’un logiciel est de pouvoir productiviser une équipe, ainsi il doit accélérer la réalisation des projets et plannings. Par ailleurs, l’accès ne doit pas être limité et doit se faire depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

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L’intérêt d’avoir une excellente gestion de planning en entreprise

Une gestion efficace du planning contribue à une :

• Augmentation de la motivation : grâce au suivi de l’avancement des projets ;
• Amélioration de la productivité : en identifiant et priorisant certaines tâches, on a plus de facilité à atteindre les objectifs clés ;
• Augmentation de la satisfaction client : grâce au respect des délais impartis ;
• Réduction des coûts : en utilisant les ressources de manière efficace ;
• Facilitation de la prise de décision : grâce à une bonne visibilité des projets et du suivi de l’avancement de ces derniers ;
• Réduction du stress : une bonne répartition des tâches ainsi que la connaissance des délais impartis permet d’éviter la surcharge de travail et réduis donc le stress.

 

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Pourquoi externaliser sa gestion de planning ?

Les entreprises qui envisagent d’externaliser leur gestion de planning ont plusieurs bénéfices comme :

• Profiter de compétences nouvelles et expertes pour l’élaboration de plannings plus complexes ;
• Productiviser la gestion des plannings et gagner du temps ;
• Gagner en efficacité grâce à l’utilisation des outils de gestion de planning ;
• Gérer ses projets de manière agile grâce à l’externalisation qui permet de répondre aux besoins avec des solutions adaptées.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

« En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié. »

 

 

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