[La gestion des dépenses d’entreprise] Guide + 4 hacks

-respectez votre budget, atteignez vos objectifs et gagnez une rentabilité parfaite-

La gestion des dépenses en entreprise est l’une des missions cruciales que les DAFs doivent prendre en charge pour optimiser la croissance de l’entreprise.

Une entreprise réalise un tas de dépenses qui sont parfois élevées, ces dernières sont nécessaires à son fonctionnement et à la réalisation de son chiffre d’affaires.

Il revient au DAF de l’entreprise de s’occuper de la gestion des dépenses ou de la gestion budgétaire. Son rôle consiste à établir des prévisions à plus ou moins long terme, et contrôle par la suite que tout est en ordre et fonctionne bien.

Au-delà de la simple gestion de dépenses de votre entreprise, pour maximiser sa trésorerie, et surtout disposer de budgets plus conséquents, quels sont les astuces pour optimiser les coûts ? Comment réduire les frais en entreprise, sans rogner sur la qualité des services ou l’efficacité des procédures ? Officéo vous accompagne.

Définition de la gestion des dépenses d’entreprise

La bonne gestion des dépenses en entreprise est de la responsabilité des DAFs.

Les dépenses qu’ils gèrent se distinguent en deux catégories principales :

• Dépenses fixes : le loyer, les frais de gestion du personnel, les frais d’entretien des locaux, les frais de transport, les frais bancaires, les impôts et taxes, etc.
• Dépenses variables :les salaires des stagiaires et des employés saisonniers, les dépenses logistiques, l’achat de stock, la sous-traitance ou externalisation (les prestataires externes et freelances), etc.

Quels sont les types de dépenses d’une entreprise

Les types de dépenses d’une entreprise sont souvent de deux natures : fixes et variables. Parmi les dépenses fixes, citons par exemple :

• Les loyers, frais internets et frais de télécommunication ;
• Les frais d’entretien de la société et des véhicules professionnels (frais de carburant, péage, stationnement, etc.) ;
• Les abonnements ;
• La maintenance et l’entretien des machines et/ou du matériel ;
• Les budgets de restauration, les frais bancaires ;
• Les cotisations patronales et sociales ;
• Les frais de gestion du personnel ;
• Les impôts et les taxes.

Ensuite, du côté des dépenses variables, peuvent se trouver les dépenses professionnelles suivantes :

• L’achat de produits destinés à la revente ;
• L’achat de matières destinées à la transformation ;
• Les salaires de contrats courts, intérimaires, saisonniers ;
• Les frais d’externalisation ou sous-traitance ;
• Les dépenses logistiques ;
• Les commissions versées aux apporteurs d’affaires.

La gestion des dépenses et des comptes

Vous l’aurez compris, la gestion de dépenses financières d’une entreprise est un travail prenant et complexe. Maîtriser les comptes professionnels peut devenir un vrai casse-tête et une perte de temps pour le directeur financier et le chef d’entreprise.

Certaines pratiques ont pourtant faits leurs preuves.

Pourquoi optimiser la gestion des dépenses en entreprise ?

Une bonne gestion financière permet aux petites et moyennes entreprises d’avoir une assurance quant aux fluctuations du marché.

Il est très important d’optimiser la gestion de ses dépenses en entreprise pour deux raisons principales :

Une meilleure rentabilité grâce à un suivi régulier des dépenses

Instaurer un suivi régulier des dépenses en entreprise est plus que primordial car il est très bénéfique pour les finances sur le moyen et le long terme.

Ainsi, afin de contrôler les coûts et s’assurer du respect des limites des budgets, il est conseillé de mettre en place un contrôle mensuel ou quotidien des dépenses. Cela permet de corriger des erreurs ou des lacunes dans les plans financier ainsi que dans les dépenses afin que les seuils prédéfinis ne soient pas dépassés.

Cela permet, par ailleurs, de maîtriser les dépenses et d’économiser de l’argent qui sera consacré à d’autres projets ou sera investi ailleurs.

Une meilleure satisfaction des collaborateurs

Une grande partie des dépenses de l’entreprise provient des collaborateurs.

Quand les employés font des dépenses professionnelles dans le cadre d’un projet, il est important de :

• Avoir un suivi des frais des collaborateurs afin de vérifier qu’ils sont bien conformes à la politique de dépense ;
• S’assurer de leur remboursement dans les plus brefs délais.

Le suivi des dépense est un processus important qui a un impact positif sur la productivité et l’épanouissement des collaborateurs dans leur travail. Il a également un impact sur la rentabilité de l’entreprise et la satisfaction des collaborateurs.

Anticiper la déclaration d’impôt

L’optimisation de la gestion des dépenses en entreprise permet de préparer la déclaration de revenus qui représente la base du calcule de l’impôt dû par les sociétés.

La gestion des dépenses permet également de répertorier les charges déductibles du résultat fiscal de l’activité de l’entreprise.

Quelles sont les bonnes pratiques pour une gestion efficace des dépenses en entreprise ?

Avoir un budget par type de dépenses

Avec un budget défini selon que les dépenses soient fixes ou variables, vous avez une meilleure visibilité sur les dépenses professionnelles à venir. Dans certains cas, les salariés s’en trouvent plus responsabilisés, car ils connaissent les budgets.

Fixer des limites de dépenses professionnelles

Vous pouvez par exemple fixer une limite temporelle. Les notes de frais doivent être transmises dans les trois mois sinon elles ne seront plus remboursables.

Mettre en place des procédures de remboursement de notes de frais

Pour réduire le travail administratif et augmenter la productivité des employés, vous pouvez imposer des modes opératoires stricts et précis. Par exemple, une note de frais est à accompagner de justificatif au moment de déposer la demande de remboursement.

Concevoir une politique des dépenses professionnelles

Vous mettez par écrit les règles de l’entreprise et établir un cadre précis. Cela peut donner naissance à un document sur la politique des dépenses en matière de frais de voyage ; ou encore sur les frais d’hôtels avec le budget par nuit et par pays.

Afin de mettre en place une politique de dépenses en entreprise, il est primordial de respecter l’ensemble des règles de remboursement de notes de frais.

Mettre en place une politique de dépense en entreprise vous permettra de :

• Garantir un  processus de gestion de dépenses professionnelles suivi par tous les collaborateurs ;
• Collecter des données qui facilitent l’élaboration de rapports de comptabilité ;
• Contrôler et centraliser le processus de gestion des dépenses.

Opter pour la dématérialisation des documents financiers

L’objectif de la dématérialisation de documents comme les factures, les reçus et autres, est de les stocker en format digital. Cela permet d’optimiser de l’espace et de faire des économies quant aux charges de stockage.

Par ailleurs, la dématérialisation de vos documents permet une meilleure accessibilité ainsi qu’un meilleur suivi de la trésorerie et des dépenses.

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Les frais professionnel sont un poste très important des dépenses de l’entreprise. Il ne faut pas le négliger, mais il ne faut pas non plus s’arracher les cheveux sur la comptabilité. Votre temps est précieux, il est donc nécessaire de mettre en place des actions pour ne pas le gâcher. Officéo vous apporte l’assistance administrative et comptable dont vous avez besoin.

Ca m’intéresse

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Gérer la comptabilité via des logiciels comptables

Ainsi, vous centralisez les dépenses de l’entreprise, et les données sont consultables de n’importe où et à tout moment. Vous avez un suivi en temps réel, la plupart des logiciels permettent des reportings et conceptions de tableaux de bord avancés. En plus de cela, de nombreuses fonctions comptables peuvent être automatisées.

Avoir des cartes d’entreprise pour gérer les dépenses professionnelles

Les salariés amenés à faire des dépenses professionnelles sont à équiper de cartes bancaires d’entreprise. Ceci vous permet de garder la main sur les dépenses professionnelles des salariés. Vous évitez d’avancer la trésorerie, les informations sont directement remontées à votre logiciel de comptabilité, et un plafond peut être mise en place. De cette manière, un plafond selon la fonction du salarié peut être envisagé.

Appliquer les règles et récupérations de TVA

De nombreuses dépenses d’entreprises sont assujetties à des règles de TVA. En connaissant les règles de ces taxes, vous accompagnez les actions de vos employés d’un processus de récupération de la TVA.

Les Officéo-Hacks pour une gestion budgétaire idéale

Faites jouer la concurrence

Entre les charges fixes et les charges variables, il est temps de s’attaquer aux points les plus importants. Vous pouvez en effet faire jouer la concurrence parmi vos principaux fournisseurs. Que ce soit sur des coûts variables ou fixes, les comparateurs en ligne sont toujours d’un bon secours. Par exemple pour l’assurance de vos voitures de fonction, vous pouvez facilement économiser 300€/an/voiture. De même avec votre fournisseurs d’accès à internet ou vos partenaires en services de logistique.

Attention dans cette recherche à ce que cela ne vous coûts plus que prévu. Il vaut mieux parfois payer 5% plus cher avec un prestataire, et tenter de renégocier en assurant la fidélité, que de partir en quête d’un nouveau fournisseur. Les bonnes relations commerciales prennent du temps à s’instaurer, et font elles aussi gagner de l’argent !

Digitalisez vos services

Comptable en ligne, mutuelle digitale, gestion documentaire informatisée, et bien d’autres solutions digitales sont disponibles pour vous permettre de baissez les coûts liés.

Pensez freelance, plutôt qu’employé

En France, il est parfois compliqué d’embaucher ou débaucher de bons profils. Dans certaines circonstances, faire appel à un prestataire externe est plus rentable qu’une embauche. En effet, un indépendant est parfois plus onéreux à la journée, mais a des obligations que le salarié n’a pas toujours : obligation de résultat, absence de congés payés ou d’avantages salariaux, arrêt du contrat plus souple, etc.

Comparer le coût d’une embauche, et ses risques, à celui d’une agence ou d’un freelance pour les projets à court ou moyen terme est une bonne approche.

Cherchez des subventions

Dans toutes les activités d’entreprise, il existe des dispositifs fiscaux. Ceux-cis permettent de dégager de la trésorerie. N’hésitez pas à vous faire accompagner d’un expert dans ce domaine. Il pourra étudier votre éligibilité avant de vous lancer.

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Les points clés à retenir

• Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour limiter les débordements ;
• Résumez ces procédures dans ces documents simples et accessibles qui seront communiqués à vos collaborateurs ;
• Utilisez un logiciel de gestion de services que vous pouvez automatiser ;
• Récoltez les informations nécessaires pour vous organiser et optimiser vos budgets.

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Vous avez des questions ? Vous souhaitez dès maintenant profiter d’une assistance administrative et comptable pensée pour répondre à vos besoins ? Nous sommes là pour vous, du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63 ou à votre convenance via ce formulaire de contact.

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