[VIDEO] La gestion comptable en entreprise simplement !

 

La gestion comptable et financière en entreprise intègre des activités, processus et outils conçus pour maintenir la comptabilité d’une entreprise à jour, surveiller et améliorer sa situation financière et engager des prises de décisions comptables stratégiques (plans budgétaires, politiques d’amortissement…) basées sur des informations financières solides et fiables.

La comptabilité de votre entreprise est en retard ? Vous ne savez pas si faire appel à un expert comptable est la solution ? Ou tout simplement, vous souhaitez délivrer vos opérationnels qualifiés de tâches administratives comptables pour qu’il se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ?

Dans cet article, nous vous présentons plusieurs solutions et explicitons les facteurs à prendre en compte pour choisir la solution qui vous correspond.

 

Définition de la gestion comptable et financière en entreprise

La gestion comptable et financière d’une entreprise est essentielle pour toute organisation qui voudrait optimiser ses activités et sa croissance sans perdre un seul centime ! Elle concerne toutes les activités en lien avec la comptabilité de l’entreprise et qui témoignent de sa santé financière : collecte et saisie de données comptables, rapprochement bancaire, suivi de trésorerie, mise en place de stratégies budgétaires. C’est une activité qui, lorsqu’elle est bien opérée, représente plusieurs objectifs majeurs pour une entreprise :

• Fluidification des processus administratifs comptables de l’entreprise : effectuer correctement et même anticiper votre gestion comptable permet d’éviter les erreurs dans vos déclarations comptables mais aussi d’éviter les pertes de temps et dépenses inutiles qui vont souvent de pair avec la précipitation. De plus, en ayant une gestion comptable organisée, cela vous permet de simplifier vos déclarations et d’avoir accès à des aides financières plus facilement, mais aussi d’avoir une meilleure visibilité sur les processus à mettre en place ;
• Mise en place d’une stratégie comptable : le but de la gestion comptable et financière d’une entreprise est à terme de mettre en place des plans budgétaires et financiers efficaces pour optimiser les dépenses et investissements de l’entreprise.
• Tenue à jour de l’entreprise aux yeux de la loi : enfin, réaliser la gestion comptable de son entreprise permet de respecter les obligations comptables et de se conformer à loi.

Quelques missions de gestion comptable

Les missions comptables peuvent être classées en trois catégories qui ne nécessitent pas les mêmes qualifications :

• Des missions de soutien administratif ou de pré-comptabilité (sans imputation comptable) : ces missions peuvent être réalisées par un salarié de l’entreprise mais aussi par un assistant externe. Ces missions comportent des tâches comme le classement de documents, la saisie de données comptables, la gestion de notes de frais, la préparation des déclarations annuelles, le suivi de trésorerie, le pointage comptable ou encore les rapprochements bancaires… Ce sont des tâches qui facilement optimisables et externalisables ;
• Des missions qui servent la conformité légale de l’entreprise : elles permettent de justifier les opérations comptables de l’entreprises aux yeux de l’était et sont obligatoires. Elles peuvent être réalisées par un salarié interne à l’entreprise ou bien un expert comptable (et si besoin un expert aux comptes) : déclarations annuelles, déclaration TVA, expertise et dépôt des comptes, tenue des journaux et livres comptables…
• Des missions de conseil et planification : ces missions permettent d’interpréter les données comptables obtenues et de mettre en place des plans budgétaires qui tendent à optimiser les dépenses et investissements de l’entreprise. Elle sont réalisées par des postes très qualifiés tels que l’expert comptable ou encore le commissaire aux comptes. On parle alors de missions comme l’audit comptable, la rédaction de rapports financiers, le calcul de rentabilité, l’élaboration des budgets, la mise en place de politiques budgétaires…

Y a t il une différence entre gestion comptable et comptabilité ?

Il n’y a dans les faits pas de différences entre les termes « gestion comptable » et « comptabilité ». Cependant, on peut considérer que la dénomination « gestion de comptabilité » se rapporte à toutes les activités « support » de la comptabilité, c’est à dire toutes les activités administratives qui ne nécessitent pas d’imputation comptable. On appelle aussi la gestion de comptabilité « pré-comptabilité ».

Attention, les tâches qui nécessitent de l’imputation comptable ne peuvent être réalisées uniquement par un salarié de l’entreprise ou bien un expert-comptable. Un externe à votre entreprise devra être supplémenter par un logiciel de comptabilité déjà paramétré.

Quelles sont les obligations comptables des entreprises ?

La comptabilité est un exercice légal, de ce fait, elle doit remplir certaines règles :

Obligations communes à toutes les entreprises

Toutes les entreprises doivent respecter et effectuer certaines obligations comptables, parmi elles, nous pouvons citer :

• L’enregistrement chronologique de leurs transactions financières ;
• L’établissement des factures ;
• La réalisation d’un inventaire annuel des éléments de l’entreprise à la fin de chaque exercice ;
• L’établissement des comptes annuels ;
• Le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce ;
• La détention d’un compte bancaire ;
• La conservation de la totalité des documents comptables pendant 10 ans minimum.
• La tenue des documents comptables, appelés les livres comptables obligatoires, ayant pour but de répertorier toutes les opérations financières des entreprises

Obligations comptables des petites entreprises

Les petites entreprises qui sont affiliées au régime réel simplifié d’imposition ont la possibilité de présenter leurs comptes annuels de manière simplifiée. Elles doivent avoir en moyenne 10 salariés permanents, réaliser un chiffre d’affaires de moins de 700 000 euros et un bilan de moins de 350 000 euros. Il s’agit d’y faire figurer uniquement les créances et les dettes à la fin de l’exercice comptable.

Les petites entreprises doivent faire un bilan simplifié de :

• L’actif immobilisé ;
• Les capitaux propres ;
• L’actif circulant ;
• Les prévisions ;
• Les charges et les produits constatés d’avance ;
• Les dettes.

Obligations comptables des grandes entreprises

Quant aux grandes entreprises, à savoir les entreprises qui comptent plus de 300 salariés et qui réalisent un chiffre d’affaires de plus de 18 millions d’euros par an, elles doivent introduire les éléments suivants :

• Le bilan annuel ;
• Le passif exigible ;
• Un tableau de financement ;
• L’actif réalisable disponible ;
• Le compte de résultat prévisionnel ;
• Le plan de financement prévisionnel.

Les déclarations obligatoires lors d’une création d’entreprise

Lors de la création d’une entreprise, on retrouve de nombreuses déclarations qui sont obligatoires. Les impératifs liés à la comptabilité et à la fiscalité sont dépendants du régime de déclaration.

Parmi ces déclarations, on y retrouve :

• La déclaration des résultats ;
• La déclaration des revenus ;
• La déclaration TVA ;
• Les charges sociales.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion comptable ?

En cas de retard dans vos déclarations ou de non-respect des obligations comptables, votre entreprise risque, en fonction de sa taille et de son chiffre d’affaires, des sanctions administratives. Dans une moindre mesure, en commettant des erreurs de saisies, vous risquez de vous retrouver avec des statistiques erronées et donc de prendre de mauvaises décisions pour vos plans financiers.

A qui faire appel pour ma gestion comptable, et dans quel cas ?

Vous avez besoin d‘aide pour opérer votre comptabilité et votre gestion financière ? En fonction de votre besoin (volume horaire, complexité des tâches…) il existe plusieurs solutions qui comportent avantages et inconvénients. Ci-dessous, nous vous les détaillons :

Le salariat

Vous pouvez tout à fait embaucher un comptable ou un assistant comptable pour réaliser votre comptabilité en interne. C’est une solution qui vous sera bénéfique si la comptabilité occupe un grand volume horaire de votre activité (idéalement un temps plein) et que vous avez les moyens de rajouter un salarié sur votre masse salariale. Notez qu’un CDI à l’année coûte à l’entreprise 40% de plus que le salaire brut qui est versé (sans compter le coût du recrutement, ni de l’intégration/formation).

L’intérim

L’intérim est plutôt une solution temporaire pour votre comptabilité. En effet, les salariés en intérim, bien qu’ils fassent partie de votre masse salariale, ne peuvent effectuer que des tâches de pré-comptabilité. De plus, les profils ne sont que souvent très peu qualifié et pas forcément adapté à votre besoin. Aussi, il existe encore dans l’intérim un risque de no-show assez important.

Le prestataire de services

Par prestataire de services, on entend travailleur indépendant (freelance). Il en existe plusieurs types :

• l’assistant comptable indépendant : puisqu’il est externe à votre entreprise, il ne pourra vous apporter qu’un soutien administratif et comptable. Y faire appel est un très bon choix stratégique si vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne, et que vous souhaitez une alternative flexible qui s’ajuste à votre volume de besoin. De plus, étant donner qu’il travaille sur un contrat de prestation, vous n’aurez pas de charges patronales à payer. Cependant, faire appel à un freelance indépendant peut poser quelques problèmes : vous n’avez aucun moyen de prouver son expertise, à moins de le tester par vous-même, ni d’évaluer son travail et sa fiabilité.
• L’expert comptable et le commissaire aux comptes : vous serez obligés, si votre entreprise continue à grandir, de faire appel un jour à un expert-comptable (qui peut avoir le titre de commissaire aux comptes). Ce sont deux professions qui travaillent à leur compte et dont les honoraires sont très élevés car ils opèrent des missions hautement qualifiées et à valeur juridique. C’est pourquoi, lorsque vous faites appels à eux, définissez bien votre besoin pour ne pas qu’ils aient à réaliser des missions de comptabilité courante, au détriment de celles à forte valeur ajoutée.

L’entreprise prestataire de services

Faire appel à une entreprise prestataire de services est très utile si vous souhaitez allier la flexibilité du freelance avec l’expertise et la fiabilité d’un salarié, tout en complétant le travail de votre expert-comptable. En effet, ces entreprises se basent sur le travail d’assistants indépendants tout en vous assurant un profil expert, mais surtout un suivi des interventions qui ont lieu dans votre entreprise.

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Officéo, le meilleur compromis

Officéo est un service d’externalisation en assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers de secrétariat et de la comptabilité. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser cette fonction ? Pas de soucis, votre contrat de prestation est modulable à tout moment. En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant une continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre besoin : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

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Questions fréquentes