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Comment enregistrer le règlement d’une facture fournisseur ?

aide à la déclaration de TVAL’enregistrement des factures fournisseurs doit être effectué dès le jour de réception de la facture. Cependant la comptabilisation d’une facture est également essentielle après avoir procédé au paiement. Chaque opération bancaire doit faire l’objet d’une saisie comptable.

J’ai besoin d’aide pour mes factures fournisseurs 

Toutes les opérations doivent être comptabilisées dans un document approprié, généralement dans un journal. Cet exercice comptable peut paraître fastidieux. Il n’en est pas moins essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise.

Pour enregistrer une facture, cela doit se faire le jour de l’opération, c’est-à-dire de la date de paiement. Les dates d’enregistrement des opérations bancaires correspondent :

  • à la date d’émission pour un chèque ;
  • à la date d’ordre de virement pour un virement bancaire ;
  • à la date d’ordre de paiement pour un virement Paypal ;
  • à la date de débit du règlement par carte bancaire.

L’enregistrement d’un paiement par chèque

Après avoir effectué les paiements des factures, il est temps de les comptabiliser, de préférence sans attendre son encaissement. Pour cela :

  • débitez le compte tiers concerné (par exemple compte 421, compte 401) ;
  • créditer le compte 512 « Banque ».

L’enregistrement d’un virement bancaire

Tout comme la comptabilisation d’un chèque émis, il faut procéder de la manière suivante :

  • le débit du compte tiers concerné ;
  • le crédit du compte 512 « Banque ».

L’enregistrement d’un paiement avec une carte de crédit

Les règlements par carte bancaire sont à enregistrer au sein du compte 512 « Banque » à la date figurant dans l’avis de débit de la banque.

L’enregistrement d’opérations bancaire par Paypal

De plus en plus d’entreprises ont recours au service de paiement en ligne Paypal pour payer leurs fournisseurs mais également pour recevoir le paiement de leurs clients. Utiliser un compte Paypal est synonyme d’écriture comptable.

Dans un premier temps, il est tout à fait possible de créer un document spécifique aux écritures comptables des opérations Paypal. Les encaissements et décaissement provenant de Paypal peuvent être comptabilisés dans la section du compte 517 « Autres organismes financiers ».

Voici une manière de comptabiliser le paiement de factures fournisseurs via Paypal :

  1. Enregistrer votre facture fournisseur dans votre journal d’achat.
  2. Débitez sur ce dernier le compte 6 « Charges » ainsi que le compte 4456 « Taxe sur le chiffre d’affaires déductibles ».
  3. Toujours dans le journal d’achat, créditez le compte fournisseur 401.
  4. Dans le journal dédié aux opérations Paypal, débitez le compte 401 « Fournisseurs ».
  5. Enfin, créditez le compte 517 « Autres organismes financiers ».

Il n’est pas nécessaire de mentionner les commissions car celles-ci ne concernent qu’une vente client. Afin de faciliter la tâche à votre expert-comptable, vous pouvez adopter le même processus de traitement comptable que celui réservé au relevé de banque traditionnelle.

Comment enregistrer une avance ou un acompte versé ?

émission de la factureLes avances font également l’objet d’un enregistrement comptable. Pour saisir une facture d’acompte, il suffit de débiter le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes ». Il faut ensuite créditer le compte 512 « Banque ». Les acomptes enregistrés, vous êtes sûrs de pouvoir gérer sereinement le paiement de la facture associée. Quand la facture finale est réglée, il ne faut pas oublier de procéder à la comptabilisation classique d’une facture.

Enfin il est nécessaire de transférer l’acompte, ou l’avance, dans le compte 401. Pour cela, débitez le compte 4011 « Fournisseurs » puis créditez le compte 4091 « Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commande ».

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