Gestion de la relation fournisseur : les meilleures pratiques

La gestion de la relation fournisseur est le processus qui vous permet d’évaluer les fournisseurs de votre organisation et de déterminer ceux qui sont nécessaires pour votre activité et vos opérations. Elle vous sert également à gérer de manière stratégique les relations et ainsi créer de la valeur.

La gestion de la relation fournisseur est un enjeu clé d’achat, découvrez les meilleures pratiques pour l’optimiser au mieux. Explorez les stratégies de gestion de la relation fournisseur pour optimiser votre activité

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Qu’est-ce que la gestion de la relation fournisseur ?

La gestion de la relation fournisseur est un processus stratégique qui a pour but d’optimiser la relation entre une entreprise et ses fournisseurs. Le processus de gestion a pour objectif d’identifier, d’évaluer et de sélectionner les fournisseurs, à négocier des contrats avantageux, à surveiller leur performance et à collaborer avec eux pour améliorer la qualité et l’efficacité des produits et services fournis. La gestion de la relation fournisseur permet aux entreprises de réduire les coûts, d’améliorer la qualité et de minimiser les risques, tout en renforçant les relations de confiance avec leurs fournisseurs. Elle est donc essentielle pour assurer la performance et la continuité d’une entreprise.

Comment gérer la relation fournisseur ?

Pour gérer la relation fournisseur, vous n’avez qu’à suivre les étapes clés du processus de gestion de la relation fournisseur :

• identifier les fournisseurs potentiels,
• évaluer leur qualité,
• négocier les termes et conditions du contrat,
• surveiller leur performance 
• coopérer avec eux pour améliorer la qualité et résoudre les problèmes. 

En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement vos relations fournisseurs et assurer la performance et la pérennité de votre entreprise.

Gestion de la relation fournisseur entreprise

Tout d’abord, il est crucial de réaliser une phase de recherche qui permet à l’entreprise d’identifier des prestataires potentiels avec qui travailler. Cette étape est appelée « sourcing fournisseur ». Les techniques de sourcing visent à ajuster et à améliorer les connaissances de l’entreprise sur les prestataires afin de répondre à ses besoins. Après avoir terminé cette étape, il est nécessaire de choisir un prestataire stratégique. Cela implique de garantir des normes de qualité pour les produits ou services fournis, de respecter les délais de livraison spécifiés, les distances géographiques, etc. Par conséquent, une analyse comparative des différentes offres est requise.

Après avoir franchi ces différentes étapes qui consistent à trouver un terrain d’entente, il est important de consolider la relation. Il s’agit donc d’établir des relations de confiance dont profitent tant l’entreprise que leurs fournisseurs respectifs. 

Comment améliorer la gestion de la relation fournisseur ?

Logiciel de gestion de la relation fournisseur (SRM) 

La gestion des relations avec les fournisseurs (SRM) est un outil de gestion du travail avec les fournisseurs qui propose des biens, des matériaux et/ou des services à une entreprise. Il s’agit d’évaluer chacune de ces interactions et de déterminer comment leur efficacité peut être améliorée. Le SRM vous propose plusieurs options pour optimiser la gestion relation fournisseur :

• Facilite les appels d’offres
• Traite efficacement les commandes et factures fournisseurs
• Permet d’échanger avec plusieurs fournisseurs
• Offre une visibilité sur l’ensemble des fournisseurs
• Suivi en temps réel des fournisseurs
• Automatisation de la procédure achats

Réduction des délais de paiement

S’assurer de régler les factures des fournisseurs dans les délais impartis est un élément clé et indispensable pour maintenir la fidélité des fournisseurs stratégiques. Dans le cas où un paiement serait retardé pour quelque raison que ce soit, il est crucial d’informer le fournisseur et de lui communiquer la situation. La transparence dans la communication et la célérité des délais de paiements ont une influence directe sur la rentabilité et la réussite. 

Sécurisation des contrats avec les fournisseurs

Afin d’assurer une bonne relation fournisseur entreprise, mettez en place un contrat qui vous permettra d’engager une discussion sur la collaboration à venir. Le contrat peut être renouvelé et a une date limite, surtout dans le cas de contrats de service. Pour maintenir une relation flexible, il est recommandé d’inclure des dispositions telles que la possibilité de renégocier les prix et les délais de paiement, une clause de compétitivité pour éviter de dépendre d’un seul fournisseur, ainsi qu’une clause pour la reprise des invendus si cela est possible.

Gestion des problèmes

Avant de vous engager avec un nouveau fournisseur, il est important d’analyser les potentiels risques. Il est recommandé d’adopter une approche similaire à celle utilisée pour le recrutement d’un employé : 

• Demander des références et des exemples de la manière dont le fournisseur a géré des situations difficiles par le passé
• Effectuer une évaluation approfondie pour déterminer si le fournisseur a les prix, l’expérience et les capacités nécessaires pour travailler avec votre entreprise
• Collecter des informations sur les fournisseurs à l’avance, avant d’entamer les discussions pour minimiser les risques liés à la chaîne d’approvisionnement et éviter tout problème potentiel en aval.

Privilégiez un dialogue constant et transparent avec vos fournisseurs : soyez à l’écoute, privilégiez la communication avec les fournisseurs, démontrez de la compréhension et du respect envers l’autre.

Les bénéfices de la gestion de la relation fournisseur

Le développement d’une relation durable et équilibrée avec les fournisseurs est essentiel pour améliorer la fonction d’achat de l’entreprise. Des relations solides avec les fournisseurs permettent de : 

• Suivre les évolutions du marché;
• Bénéficier des dernières innovations;
• Mieux comprendre les fournisseurs du marché. 

Il est important de noter que la satisfaction des clients est liée à la qualité de la relation avec les fournisseurs : plus elle est forte, plus la satisfaction des clients est élevée.
De plus, des relations saines avec les fournisseurs impliquent le respect des délais de livraison et de paiement afin d’éviter tout retard de paiement. L’établissement d’une charte de relations fournisseurs responsables est une étape importante pour garantir que les partenaires respectent leurs engagements.

En résumé, une gestion efficace des relations fournisseurs permet de réduire les risques liés aux fournisseurs, tels que les retards ou les faillites, tout en réduisant les coûts grâce à des négociations réussies entre les deux parties. Cela permet d’accroître les marges de l’entreprise. Une relation gagnant-gagnant entre l’entreprise et le fournisseur est bénéfique pour les deux parties, avec des avantages concurrentiels tels que la maîtrise des coûts, des achats plus sécurisés et des exigences de qualité plus élevées. Ces avantages aident l’entreprise à se démarquer de ses concurrents et à fidéliser sa marque dans un marché concurrentiel.

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