[Suivi facturation] Mettre en place un bon suivi en 3 étapes 🎯

Tout savoir sur le suivi de facturation

Les factures s’accumulent ? Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Ne laissez pas les retards de paiement freiner la croissance de votre activité.

Évitez-vous tout tracas en optant pour l’externalisation du suivi des factures via notre solution d’assistance administrative et comptable Officéo.

Qu’est-ce que le suivi de facturation ?

Le suivi de facturation ou suivi de factures est le processus de gestion et de surveillance des factures émises et reçues par une entreprise. Il vise à assurer que tous les paiements soient effectués dans les délais, à identifier et résoudre les problèmes de facturation, et à maintenir une bonne santé financière. En effet, cela permet de maintenir une trésorerie saine et d’éviter les problèmes financiers. Ce suivi implique de nombreuses étapes, telles que l’enregistrement des factures, le suivi des dates d’échéance, la relance des clients en cas de retard de paiement, et la vérification des factures fournisseurs. En mettant en place un suivi de facturation efficace, les entreprises peuvent réduire les risques de créances impayées, améliorer leur relation avec les clients et les fournisseurs, et optimiser leur gestion financière globale.

Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?

Pour la santé financière de toute entreprise, il est crucial de mettre en place un bon suivi de facturation. Voici les étapes clés pour y parvenir :

1. Organisation et centralisation des informations

• Choix d’un outil adapté (logiciel de facturation pour automatiser et simplifier le processus, tableur Excel pour une solution simple et personnalisable, logiciel de comptabilité pour une gestion intégrée);
• Création d’un tableau de suivi : avec numéro de facture, date d’émission, nom du client, montant (HT et TTC), date d’échéance, statut (en attente, payée, impayée) et date des relances.
• Optimisation du processus: en ajustant les conditions de paiement si nécessaire. et améliorer la clarté des factures.

2. Suivi régulier et proactif

• Mise à jour des statuts en vérifier quotidiennement les paiements reçus et en mettant à jour le statut des factures dans le tableau de suivi.
• Gestion des échéances en mettant en place des alertes pour les factures arrivant à échéance et en envoyant des rappels automatiques ou manuels.

3. Relances et recouvrement

• Établissement d’une procédure de relance : en définissant le délai et le moyen de relance (email, téléphone) et en daptant le ton des relances en fonction du retard.
• Suivre les relances : en notant les dates et les résultats des relances dans le tableau de suivi.
• Envisager des solutions de recouvrement : faire appel à une société de recouvrement en cas de difficultés persistantes.

Assurer le suivi de facturation avec un tableur

Pour assurer le bon suivi de la facturation, il faut faire appel à des éléments clés qui doivent impérativement figurer sur cette facture, qu’elle soit électronique (comme dans le tableau ci-après) ou non. Ces éléments peuvent être, à titre indicatif, comme suit :

• Le numéro du document : en général une lettre, l’année en cours puis le numéro chronologique de la pièce. Exemple : FA-240001 pour la première facture de 2024 ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le nom du client ;
• Le type de prestation ;
• L’état de la facture (en attente, réglée ou en retard) ;
• Le montant ;
• La date de règlement ;
• Le type de règlement.

L’enregistrement de la facture sur un tableur aurait donc la forme suivante :

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Les avantages du suivi de facturation

Le suivi de facturation est essentiel pour :

• Maintenir une trésorerie saine : En assurant que les paiements des clients soient effectués dans les délais, le suivi de la facturation aide à éviter les impayés et à garantir des flux de trésorerie réguliers.
• Renforcer la relation client : Une gestion efficace des factures et des relances montre un professionnalisme qui renforce la confiance des clients et assure une communication fluide.
• Réduire les risques d’erreurs fiscales et comptables : Le suivi des factures permet d’éviter les erreurs dans les montants ou les informations, ce qui protège l’entreprise en cas de contrôle fiscal ou comptable.
• Faciliter la planification financière : Le suivi des paiements permet d’avoir une visibilité sur les revenus de l’entreprise et facilite la gestion des liquidités et la prise de décisions financières éclairées.
• Améliorer la gestion des priorités : Le suivi aide à organiser les actions à prendre, comme les relances de paiement ou la gestion des créances, selon leur urgence.

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Externalisez le suivi de vos factures !

Le suivi de la trésorerie est un élément majeur dans le fonctionnement de votre structure professionnelle. Dirigeant, vous gérez avec ce genre de suivi le financement de l’activité par anticipation, et disposez des liquidités nécessaires pour votre activité. Responsable ou associé, vous n’avez pas toujours le temps pour un suivi indéfectible lors d’un pic d’activité ou de l’absence temporaire d’un salarié ? Gardez la main sur le suivi de votre facturation et son processus. Choisissez l’efficacité à toute épreuve.

Simplifiez-vous la vie en optant pour l’externalisation du suivi des factures. Votre assistant(e) se charge pour vous du contrôle, de la préparation, de l’envoi et de l’archivage des factures mais aussi de vous aider à garder un œil sur votre trésorerie.

Avec le secret d’une bonne organisation, profitez de la mise en place et du suivi d’une méthodologie précise. La rigueur dans le suivi de la méthode, l’utilisation d’outils et connaissances adaptés sont les forces de votre futur assistant ADV. Avec une attention toute particulière portée à l’archivage des caractéristiques et des événements dans une base de données de qualité, cette assistance ponctuelle vous permet de prendre le relais à tout moment en interne, si besoin !

Les bénéfices d’un suivi de facturation externalisé

Que vous décidiez d’externaliser une partie de votre service, de manière ponctuelle ou récurrente selon votre besoin, le suivi de facturation se doit d’être irréprochable au sein de votre entreprise. Vous bénéficierez par ailleurs de plusieurs avantages :

• Amélioration de l’organisation et de la régularité des paiements
• Vision globale et actualisée des flux financiers de l’entreprise
• Relation client facilitée grâce à un meilleur suivi des échanges
• Capacité à anticiper les retards et à ajuster les relances de manière ciblée
• Réduction du risque d’impayés et sécurisation des encaissements
• Accès à des données fiables pour élaborer des prévisionnels de trésorerie précis
• Allègement de la charge interne sans compromettre la performance
• Meilleure réactivité dans les décisions liées à la gestion financière

L’externalisation de la facturation était auparavant un choix réservé plus naturellement aux grandes entreprises. Avec le développement des outils et du nombre de travailleurs indépendants, PME et PMI externalisent également de plus en plus volontiers.

Faites ce choix vous aussi : optimisez votre temps, vos coûts, votre image.

Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ?
Découvrez le comparatif exhaustif des différentes solutions d’assistance administrative en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Pour un suivi de facturation solide, votre assistant ADV peut relire vos Conditions Générales de Vente et informer les clients des conditions en vigueur, afin de vous fournir des éléments opposables en cas de litige. Il veille à la clarté des données communiquées : acomptes versés, délais de paiement, échéances, modalités d’échelonnement ou encore indemnités de retard.

En interne, si vous utilisez un outil de suivi partagé entre les services (direction, commercial, administratif…), votre assistant s’intègre rapidement à votre organisation. Il assure la qualité et la mise à jour des informations, veille à la lisibilité du document et à l’archivage numérique des données, pour construire un historique fiable et exploitable.

En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes :

• L’assistante ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi de paiement ;
• La relance facture impayée et le suivi des litiges ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le suivi des factures ;
• Le traitement des réclamations clients.

Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable et nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin en y apportant une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos besoins.

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Les avantages de la solution Officéo

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Comment ça marche ?

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Ca m’intéresse !

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Témoignage de Luc Lacroute, directeur relations clients et partenaires chez 3V Finance et client Officéo

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Nos heureux clients

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