[Suivi facturation] Mettre en place un bon suivi en 3 étapes 🎯

Tout savoir sur le suivi de facturation

Les factures s’accumulent ? Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Ne laissez pas les retards de paiement freiner la croissance de votre activité.

Évitez-vous tout tracas en optant pour l’externalisation du suivi des factures via notre solution d’assistance administrative et comptable Officéo.

Qu’est-ce que le suivi de facturation ?

Le suivi de facturation ou suivi de factures est le processus de gestion et de surveillance des factures émises et reçues par une entreprise. Il vise à assurer que tous les paiements sont effectués dans les délais, à identifier et résoudre les problèmes de facturation, et à maintenir une bonne santé financière. L’objectif principal est d’assurer que les paiements sont effectués dans les délais, ce qui permet de maintenir une trésorerie saine et d’éviter les problèmes financiers. Ce suivi implique de nombreuses étapes, telles que l’enregistrement des factures, le suivi des dates d’échéance, la relance des clients en cas de retard de paiement, et la vérification des factures fournisseurs. En mettant en place un suivi de facturation efficace, les entreprises peuvent réduire les risques de créances impayées, améliorer leur relation avec les clients et les fournisseurs, et optimiser leur gestion financière globale.

Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?

Pour la santé financière de toute entreprise, il est crucial de mettre en place un bon suivi de facturation. Voici les étapes clés pour y parvenir :

1. Organisation et centralisation des informations

• Choix d’un outil adapté (logiciel de facturation pour automatiser et simplifier le processus, tableur Excel pour une solution simple et personnalisable, logiciel de comptabilité pour une gestion intégrée);
• Création d’un tableau de suivi : avec numéro de facture, date d’émission, nom du client, montant (HT et TTC), date d’échéance, statut (en attente, payée, impayée) et date des relances.
• Optimisation du processus: en ajustant les conditions de paiement si nécessaire. et améliorer la clarté des factures.

2. Suivi régulier et proactif

• Mise à jour des statuts en vérifier quotidiennement les paiements reçus et en mettant à jour le statut des factures dans le tableau de suivi.
• Gestion des échéances en mettant en place des alertes pour les factures arrivant à échéance et en envoyant des rappels automatiques ou manuels.

3. Relances et recouvrement

• Établissement d’une procédure de relance : en définissant le délai et le moyen de relance (email, téléphone) et en daptant le ton des relances en fonction du retard.
• Suivre les relances : en notant les dates et les résultats des relances dans le tableau de suivi.
• Envisager des solutions de recouvrement : faire appel à une société de recouvrement en cas de difficultés persistantes.

Assurer le suivi de facturation avec un tableur

Pour assurer le bon suivi de la facturation, il faut faire appel à des éléments clés qui doivent impérativement figurer sur cette facture, qu’elle soit électronique (comme dans le tableau ci-après) ou non. Ces éléments peuvent être, à titre indicatif, comme suit :

• Le numéro du document : en général une lettre, l’année en cours puis le numéro chronologique de la pièce. Exemple : FA-240001 pour la première facture de 2024 ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le nom du client ;
• Le type de prestation ;
• L’état de la facture (en attente, réglée ou en retard) ;
• Le montant ;
• La date de règlement ;
• Le type de règlement.

L’enregistrement de la facture sur un tableur aurait donc la forme suivante :

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Les avantages du suivi de facturation

Le suivi de facturation est essentiel pour :

• Maintien d’une trésorerie saine : En assurant que les paiements des clients soient effectués dans les délais, le suivi de la facturation aide à éviter les impayés et à garantir des flux de trésorerie réguliers.
• Renforcement de la relation client : Une gestion efficace des factures et des relances montre un professionnalisme qui renforce la confiance des clients et assure une communication fluide.
• Réduction des risques d’erreurs fiscales et comptables : Le suivi des factures permet d’éviter les erreurs dans les montants ou les informations, ce qui protège l’entreprise en cas de contrôle fiscal ou comptable.
• Facilitation de la planification financière : Le suivi des paiements permet d’avoir une visibilité sur les revenus de l’entreprise et facilite la gestion des liquidités et la prise de décisions financières éclairées.
• Amélioration de la gestion des priorités : Le suivi aide à organiser les actions à prendre, comme les relances de paiement ou la gestion des créances, selon leur urgence.

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Externalisez le suivi de vos factures !

Le suivi de la trésorerie est un élément majeur dans le fonctionnement de votre structure professionnelle. Dirigeant, vous gérez avec ce genre de suivi le financement de l’activité par anticipation, et disposez des liquidités nécessaires pour votre activité. Responsable ou associé, vous n’avez pas toujours le temps pour un suivi indéfectible lors d’un pic d’activité ou de l’absence temporaire d’un salarié ? Gardez la main sur le suivi de votre facturation et son processus. Choisissez l’efficacité à toute épreuve.

Simplifiez-vous la vie en optant pour l’externalisation du suivi des factures. Votre assistant(e) se charge pour vous du contrôle, de la préparation, de l’envoi et de l’archivage des factures mais aussi de vous aider à garder un œil sur votre trésorerie en créant pour vous un tableur Excel regroupant :

• Le montant des acomptes versés lors de la signature d’un devis ;
• Les modalités de règlement en plusieurs fois ;
• Les délais de règlement consentis ;
• La date limite de paiement ;
• Les pénalités de retard.

Avec le secret d’une bonne organisation, profitez de la mise en place et du suivi d’une méthodologie précise. La rigueur dans le suivi de la méthode, l’utilisation d’outils et connaissances adaptés sont les forces de votre futur assistant ADV. Avec une attention toute particulière portée à l’archivage des caractéristiques et des événements dans une base de données de qualité, cette assistance ponctuelle vous permet de prendre le relais à tout moment en interne, si besoin !

Les bénéfices d’un suivi de facturation externalisé

Que vous décidiez d’externaliser une partie de votre service, de manière ponctuelle ou récurrente selon votre besoin, le suivi de facturation se doit d’être irréprochable au sein de votre entreprise. Officéo l’a bien compris.

Un meilleur suivi client

• Votre activité bénéficie d’un pilotage optimisée en libérant la trésorerie immobilisée.
• Vous disposez d’une vue synthétique des échanges clients pour adapter vos démarches selon les habitudes de vos correspondants.
• Les paiement sont mieux organisés, vous comprenez mieux le fonctionnement de vos clients pour mettre en place des actions de prévention ou de recouvrement appropriés.
• Avec cette assistance, des éléments concrets pour défendre la position de l’entreprise sont garantis.
• Également, vos historiques / indicateurs pour mettre en place des projets personnalisés avec vos collaborateur s’en trouvent renforcés.

Une meilleure maîtrise de BFR

• Les sommes immobilisées chez les clients ne sont plus un frein à votre développement économique.
• Une réduction de l’exposition de votre entreprise au risque de défaillance des clients : plus votre client paie en temps voulu, plus votre risque d’impayés diminue.
• La disposition d’éléments chiffrés en toutes circonstances pour réaliser un prévisionnel et un plan de trésorerie réaliste.

Pour les grandes structures, la facturation est confiée au service de comptabilité.

Dans les petites entreprises, start-up, associations à but lucratif, le gérant et/ou la secrétaire se chargent de traiter cette tâche.

Certaines entreprises font le choix de l’externalisation pour la saisie, l’édition et l’expédition des factures clients.

L’externalisation de la facturation était auparavant un choix réservé plus naturellement aux grandes entreprises. Avec le développement des outils et du nombre de travailleurs indépendants, PME et PMI externalisent également de plus en plus volontiers.

Faites ce choix vous aussi : optimisez votre temps, vos coûts, votre image.

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Les avantages de la solution Officéo

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Comment ça marche ?

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Ca m’intéresse !

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Une solution de recouvrement adaptée aux TPE/PME

Les retards de paiement peuvent représenter un risque important pour votre structure, c’est pourquoi il est important d’effectuer un suivi des factures régulier afin d’éviter au maximum les retards de paiement ou pire une cessation d’activité liée à l’accumulation de dettes. Votre assistant(e) Officéo relance vos clients en cas d’impayés et crée pour vous un tableau de vos créances permettant un suivi efficace et des relances idoines. Le suivi des factures peut se révéler être une activité chronophage. Gagnez en temps et en efficacité en externalisant le suivi et l’envoi des factures.

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Nos heureux clients

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Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ?
Découvrez le comparatif exhaustif des différentes solutions d’assistance administrative en appuyant sur le bouton ci-dessous !

Pour un suivi de facturation fort, votre futur(e) assistant(e) ADV peut relire vos Conditions Générales de Ventes et prévenir les clients des conditions pratiquées par l’entreprise, pour vous permette au passage d’obtenir des éléments opposables en cas de litige. À cela, peuvent être renvoyés aux clients les informations concernant :

• Le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis ;
• Les délais de paiement consentis ;
• La date limite de paiement ;
• Les conditions pour un règlement en plusieurs fois ;
• Les indemnités de retard.

En interne, si vous avez recours à un outil de suivi de facturation utilisé par les services concernés (direction, commercial, administratif, relance, …), votre assistant(e) ADV externalisé(e) s’insère dans votre dynamique d’entreprise rapidement pour suivre :

• La qualité, l’exhaustivité et la précision des informations ;
• La fréquence de mise à jour du document ;
• La facilité de lecture et d’utilisation du document ;
• L’archivage et la numérisation des documents et données pour mettre à jour un historique fiable.

En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes :

• L’assistante ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi de paiement ;
• La relance facture impayée et le suivi des litiges ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le suivi des factures ;
• Le traitement des réclamations clients.

Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable et nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin en y apportant une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos besoins.

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