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[Suivi facturation] Mettre en place un bon suivi en 3 Ă©tapes 🎯

Ne laissez pas vos factures vous submerger, adoptez un suivi efficace.

Les factures s’accumulent ? Mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Ne laissez pas les retards de paiement freiner la croissance de votre activitĂ©.

Évitez-vous tout tracas en optant pour l’externalisation du suivi des factures via notre solution d’assistance administrative et comptable OfficĂ©o.

Qu’est-ce que le suivi de facturation ?

Le suivi de facturation est le processus de gestion et de surveillance des factures Ă©mises et reçues par une entreprise. Il vise Ă  assurer que tous les paiements sont effectuĂ©s dans les dĂ©lais, Ă  identifier et rĂ©soudre les problĂšmes de facturation, et Ă  maintenir une bonne santĂ© financiĂšre. L’objectif principal est d’assurer que les paiements sont effectuĂ©s dans les dĂ©lais, ce qui permet de maintenir une trĂ©sorerie saine et d’Ă©viter les problĂšmes financiers. Ce suivi implique de nombreuses Ă©tapes, telles que l’enregistrement des factures, le suivi des dates d’Ă©chĂ©ance, la relance des clients en cas de retard de paiement, et la vĂ©rification des factures fournisseurs. En mettant en place un suivi de facturation efficace, les entreprises peuvent rĂ©duire les risques de crĂ©ances impayĂ©es, amĂ©liorer leur relation avec les clients et les fournisseurs, et optimiser leur gestion financiĂšre globale.

En résumé, le suivi de facturation est essentiel pour :

  • Optimiser les flux de trĂ©sorerie ;
  • RĂ©duire les retards de paiement ;
  • AmĂ©liorer les relations avec les clients et les fournisseurs ;
  • Maintenir une gestion financiĂšre rigoureuse.

Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?

Pour la santé financiÚre de toute entreprise, il est crucial de mettre en place un bon suivi de facturation. Voici les étapes clés pour y parvenir :

1. Organisation et centralisation des informations

  • Choix d’un outil adaptĂ© (logiciel de facturation pour automatiser et simplifier le processus, tableur Excel pour une solution simple et personnalisable, logiciel de comptabilitĂ© pour une gestion intĂ©grĂ©e);
  • CrĂ©ation d’un tableau de suivi : avec numĂ©ro de facture, date d’Ă©mission, nom du client, montant (HT et TTC), date d’Ă©chĂ©ance, statut (en attente, payĂ©e, impayĂ©e) et date des relances.
  • Optimisation du processus: en ajustant les conditions de paiement si nĂ©cessaire. et amĂ©liorer la clartĂ© des factures.

2. Suivi régulier et proactif

  • Mise Ă  jour des statuts en vĂ©rifier quotidiennement les paiements reçus et en mettant à jour le statut des factures dans le tableau de suivi.
  • Gestion des Ă©chĂ©ances en mettant en place des alertes pour les factures arrivant Ă  Ă©chĂ©ance et en envoyant des rappels automatiques ou manuels.

3. Relances et recouvrement

  • Établissement d’une procĂ©dure de relance : en dĂ©finissant le dĂ©lai et le moyen de relance (email, tĂ©lĂ©phone) et en daptant le ton des relances en fonction du retard.
  • Suivre les relances : en notant les dates et les rĂ©sultats des relances dans le tableau de suivi.
  • Envisager des solutions de recouvrement : faire appel Ă  une sociĂ©tĂ© de recouvrement en cas de difficultĂ©s persistantes.

    Externalisez le suivi de vos factures !

    Le suivi de la trĂ©sorerie est un Ă©lĂ©ment majeur dans le fonctionnement de votre structure professionnelle. Dirigeant, vous gĂ©rez avec ce genre de suivi le financement de l’activitĂ© par anticipation, et disposez des liquiditĂ©s nĂ©cessaires pour votre activitĂ©. Responsable ou associĂ©, vous n’avez pas toujours le temps pour un suivi indĂ©fectible lors d’un pic d’activitĂ© ou de l’absence temporaire d’un salariĂ© ? Gardez la main sur le suivi de votre facturation et son processus. Choisissez l’efficacitĂ© Ă  toute Ă©preuve.

    Simplifiez-vous la vie en optant pour l’externalisation du suivi des factures. Votre assistant(e) se charge pour vous du contrĂŽle, de la prĂ©paration, de l’envoi et de l’archivage des factures mais aussi de vous aider Ă  garder un Ɠil sur votre trĂ©sorerie en crĂ©ant pour vous un tableur Excel regroupant :

    • Le montant des acomptes versĂ©s lors de la signature d’un devis ;
    • Les modalitĂ©s de rĂšglement en plusieurs fois ;
    • Les dĂ©lais de rĂšglement consentis ;
    • La date limite de paiement ;
    • Les pĂ©nalitĂ©s de retard.

    Avec le secret d’une bonne organisation, profitez de la mise en place et du suivi d’une mĂ©thodologie prĂ©cise. La rigueur dans le suivi de la mĂ©thode, l’utilisation d’outils et connaissances adaptĂ©s sont les forces de votre futur assistant ADV. Avec une attention toute particuliĂšre portĂ©e Ă  l’archivage des caractĂ©ristiques et des Ă©vĂ©nements dans une base de donnĂ©es de qualitĂ©, cette assistance ponctuelle vous permet de prendre le relais Ă  tout moment en interne, si besoin !

    Les bĂ©nĂ©fices d’un suivi de facturation externalisĂ©

    Que vous dĂ©cidiez d’externaliser une partie de votre service, de maniĂšre ponctuelle ou rĂ©currente selon votre besoin, le suivi de facturation se doit d’ĂȘtre irrĂ©prochable au sein de votre entreprise. OfficĂ©o l’a bien compris.

    Un meilleur suivi client

    • Votre activitĂ© bĂ©nĂ©ficie d’un pilotage optimisĂ©e en libĂ©rant la trĂ©sorerie immobilisĂ©e.
    • Vous disposez d’une vue synthĂ©tique des Ă©changes clients pour adapter vos dĂ©marches selon les habitudes de vos correspondants.
    • Les paiement sont mieux organisĂ©s, vous comprenez mieux le fonctionnement de vos clients pour mettre en place des actions de prĂ©vention ou de recouvrement appropriĂ©s.
    • Avec cette assistance, des Ă©lĂ©ments concrets pour dĂ©fendre la position de l’entreprise sont garantis.
    • Également, vos historiques / indicateurs pour mettre en place des projets personnalisĂ©s avec vos collaborateur s’en trouvent renforcĂ©s.

    Une meilleure maĂźtrise de BFR

    • Les sommes immobilisĂ©es chez les clients ne sont plus un frein Ă  votre dĂ©veloppement Ă©conomique.
    • Une rĂ©duction de l’exposition de votre entreprise au risque de dĂ©faillance des clients : plus votre client paie en temps voulu, plus votre risque d’impayĂ©s diminue.
    • La disposition d’Ă©lĂ©ments chiffrĂ©s en toutes circonstances pour rĂ©aliser un prĂ©visionnel et un plan de trĂ©sorerie rĂ©aliste.

    Pour les randes structures, la facturation est confiée au service de comptabilité.

    Dans les petites entreprises, start-up, associations à but lucratif, le gérant et/ou la secrétaire se chargent de traiter cette tùche.

    Certaines entreprises font le choix de l’externalisation pour la saisie, l’Ă©dition et l’expĂ©dition des factures clients.

    L’externalisation de la facturation Ă©tait auparavant un choix rĂ©servĂ© plus naturellement aux grandes entreprises. Avec le dĂ©veloppement des outils et du nombre de travailleurs indĂ©pendants, PME et PMI externalisent Ă©galement de plus en plus volontiers.

    Faites ce choix vous aussi : optimisez votre temps, vos coûts, votre image.


    Les avantages de la solution Officéo

    Flexibilité totale

    flexibilité

    • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
    • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
    • Pas d’engagement de volume horaire ou de durĂ©e ;
    • Une totale efficacitĂ© Ă©conomique ;
    • Sans embauche.

    Sourcing premium

    Expertise

    • Profils experts sĂ©lectionnĂ©s pour votre projet ;
    • ImmĂ©diatement opĂ©rationnels sur site ou Ă  distance ;
    • Intervenants qualifiĂ©s aux rĂ©fĂ©rences Ă©tablies.

    Fiabilité

    Fiabilité

    • Remplacement immĂ©diat en cas d’absence ou d’imprĂ©vu ;
    • Prestation pilotĂ©e par OfficĂ©o via un Account Manager dĂ©diĂ© ;
    • ContinuitĂ© de service garantie.

    Rapidité et ubiquité

    Rapidité

    • Service opĂ©rable sous 48H si besoin ;
    • Une solution disponible partout en France.

    Comment ça marche ?

    Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

    Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille Ă  distance pour vous.

    Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

    Pas d’engagement de volume horaire ou de durĂ©e : c’est vous qui dĂ©cidez !

    Ca m’intĂ©resse !


    Une solution de recouvrement adaptée aux TPE/PME

    Les retards de paiement peuvent reprĂ©senter un risque important pour votre structure, c’est pourquoi il est important d’effectuer un suivi des factures rĂ©gulier afin d’éviter au maximum les retards de paiement ou pire une cessation d’activitĂ© liĂ©e Ă  l’accumulation de dettes. Votre assistant(e) OfficĂ©o relance vos clients en cas d’impayĂ©s et crĂ©e pour vous un tableau de vos crĂ©ances permettant un suivi efficace et des relances idoines. Le suivi des factures peut se rĂ©vĂ©ler ĂȘtre une activitĂ© chronophage. Gagnez en temps et en efficacitĂ© en externalisant le suivi et l’envoi des factures.


    Témoignage de Luc Lacroute, directeur relations clients et partenaires chez 3V Finance et client Officéo

    Luc Lacroute_3V Finance

    O. : Selon vous, quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ?

    L. L. : On recherchait un profil qui rĂ©pond Ă  plusieurs critĂšres : bilingue, littĂ©raire maĂźtrisant les rĂšgles orthographiques pour la rĂ©daction des contrats, juridique, comptable pour gĂ©rer la facturation


    OfficĂ©o nous a proposĂ© un service sur-mesure grĂące Ă  ses compĂ©tences et son expertise. Aujourd’hui, grĂące Ă  vous, on a dĂ©fini et créé exactement le poste qu’on voulait et auquel vous avez rĂ©pondu avec un profil expert adĂ©quat.

    –> TĂ©moignage complet <–


    Nos heureux clients

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    Pourquoi choisir la solution Officéo ?

    Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous optez pour celle-ci ?
    DĂ©couvrez le comparatif exhaustif des diffĂ©rentes solutions d’assistance administrative en appuyant sur le bouton ci-dessous !

    Pour un suivi de facturation fort, votre futur(e) assistant(e) ADV peut relire vos Conditions GĂ©nĂ©rales de Ventes et prĂ©venir les clients des conditions pratiquĂ©es par l’entreprise, pour vous permette au passage d’obtenir des Ă©lĂ©ments opposables en cas de litige. À cela, peuvent ĂȘtre renvoyĂ©s aux clients les informations concernant :

    • Le montant et la nature des acomptes versĂ©s lors de la signature du devis ;
    • Les dĂ©lais de paiement consentis ;
    • La date limite de paiement ;
    • Les conditions pour un rĂšglement en plusieurs fois ;
    • Les indemnitĂ©s de retard.

    En interne, si vous avez recours Ă  un outil de suivi de facturation utilisĂ© par les services concernĂ©s (direction, commercial, administratif, relance, …), votre assistant(e) ADV externalisĂ©(e) s’insĂšre dans votre dynamique d’entreprise rapidement pour suivre :

    • La qualitĂ©, l’exhaustivitĂ© et la prĂ©cision des informations ;
    • La frĂ©quence de mise Ă  jour du document ;
    • La facilitĂ© de lecture et d’utilisation du document ;
    • L’archivage et la numĂ©risation des documents et donnĂ©es pour mettre Ă  jour un historique fiable.

    En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tùches ADV suivantes :

    Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable et nous Ă©valuerons ensemble le pĂ©rimĂštre de votre besoin en y apportant une solution sans embauche, rapide et adaptĂ©e Ă  vos besoins.


    Questions fréquentes

    • ❓ Pourquoi externaliser son suivi de factures ?

      Le suivi de la facturation est l’une des tĂąches les plus chronophages et les plus agaçantes. L’externalisation peut s’avĂ©rer ĂȘtre une solution simple et efficace qui peut vous offrir une multitude d’avantages. Externaliser votre suivi de factures vous permettra de bĂ©nĂ©ficier d’une prestation de qualitĂ© rendue par un expert. En dĂ©lĂ©guant le suivi de vos factures Ă  un prestataire externe vous allez dĂ©gager du temps qualifiĂ© pour vous recentrer sur votre cƓur de mĂ©tier.

    • ✅ Quel est l’intĂ©rĂȘt d’un bon suivi de facturation ?

      La mie en place d’un bon suivi de facturation vous offre plusieurs avantages. D’abord, il vous permet de gĂ©rer de maniĂšre efficace votre activitĂ©, d’avoir une idĂ©e sur les encours client et d’organiser le paiement. Ensuite, cela vous permet d’optimiser le Besoin en Fond de Roulement en limitant les dettes. Enfin, un bon suivi de facturation vous permettra d’éviter les retards de paiement et les impayĂ©s.

    • 💡 Comment choisir le bon prestataire pour externaliser sa facturation ?

      Le suivi de la facturation est trĂšs important et aussi le choix du prestataire qui s’en chargera. Pour garantir la rĂ©ussite de cette opĂ©ration, il est important de faire appel Ă  un collaborateur extĂ©rieur qui soit expert et qualifiĂ©. Tenez compte des annĂ©es d’expĂ©rience de celui-ci, de ses compĂ©tences et de ses rĂ©fĂ©rences. Choisir un prestataire comme OfficĂ©o par exemple, c’est garantir une flexibilitĂ©, une expertise et une excellente sĂ©curitĂ©.

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