[Comment faire une facture ?] 3 étapes & 3 méthodes

Pourquoi est-il nécessaire de faire une facture ?

La facture est un document qui permet d’indiquer au client le prix d’une vente ou d’une prestation. Elle est donc le reflet des relations économiques entre un fournisseur et son client et permet l’enregistrement comptable de la vente. En outre, la facture est un instrument fiscal qui sert de preuve à la déduction et à la collecte de TVA.

Ainsi, pour faire une facture, il faut suivre une réglementation stricte dont les sources viennent du Code de Commerce et du Code général des Impôts. 

Dans le fond, les règles de bases de la facture sont :

• La facture est obligatoire dès lors que se conclut un échange économique entre le fournisseur et le client. Cette règle s’applique principalement entre les professionnels. Pour les clients particuliers, il n’y a pas d’obligation sauf exception ;
• La facture est obligatoire pour les opérations commerciales supérieures ou égales à 25 € TTC. Le non-respect de cette règle expose à une amende de 75 000 € ;
• La facture est toujours conçue en deux exemplaires. Et il convient au client de réclamer sa copie ;
• Depuis le 1er janvier 2018, l’établissement de la facture doit se faire par un logiciel certifié et sécurisé. 

Les étapes pour faire une facture

La conception d’une facture ne suit pas de modèle prédéfini. Le plus important est la présence des mentions obligatoires.

La préparation de la facturation peut se résumer en 3 étapes :

La validation de la commande

Avant de faire une facture, il faut recevoir une commande. Au cours des discussions avec le client, la commande peut subir plusieurs modifications. Une fois toutes les demandes du client prises en compte, vous pouvez générer une facture.

La rédaction de la facture

Pour faire une facture irréprochable du point de vue fiscal et commercial, il faut y faire figurer les mentions obligatoires.

En tant que professionnel, il est recommandé d’utiliser un modèle de facture. Il peut s’agir d’un modèle composé par vos soins ou généré par un logiciel de facturation. En outre, un logiciel de facturation vous permet d’inclure le paiement en ligne dans vos modalités de paiement. C’est une bonne manière d’accélérer le règlement des factures.

La vérification de la facture et son envoi

Une fois la facture éditée, il faut prendre le temps de la relire. En effet, on n’est jamais à l’abri d’une erreur : mauvaise date, montant erroné, adresse e-mail mal saisie, etc.

La facture n’est pas qu’un document administratif et commercial. C’est également l’ambassadeur de votre société. Ainsi, vous devez veiller à ce qu’elle soit correcte et propre.  

Les différents modes de facturation

Faire une facture, c’est plus qu’inscrire des montants sur un papier. En effet, le mode de facturation d’une société peut rapidement devenir son meilleur argument de vente. Vous devrez alors prendre le temps d’étudier les différentes possibilités pour choisir comment faire la facture qui correspond à votre activité.

Pour une étude ou un audit, la facturation au forfait est le mode couramment appliqué. En effet, les efforts sont tournés vers des objectifs quantifiables. Cela rassure le client qui sait déjà à quoi s’attendre. 

Par extension, il y a la facturation par abonnement qui s’applique pour les petits travaux, répétitifs sur une année.

Dans le domaine de la communication et du marketing, c’est la facturation au résultat qui est le mode le plus populaire. Ici, des indicateurs sont définis dès la signature du contrat pour procéder à une évaluation fluide à la fin de la mission.

Les méthodes à utiliser pour établir une facture

L’édition d’une facture peut se faire de différentes manières dans une entreprise :

Le facturier papier

Chaque entreprise est libre de pré-imprimer des factures comportant les mentions légales. Les renseignements correspondant au client et sa commande sont alors complétés manuellement. C’est une méthode peu coûteuse, mais très fastidieuse et qui expose à de gros risques d’erreur. Pour les entreprises qui gèrent une grosse facturation, cette méthode n’est pas viable ni recommandée.

Le tableur Excel

À l’instar de la méthode précédente, le tableur n’est viable que pour la gestion d’une faible quantité de factures. Toutefois, il s’agit d’un début d’automatisation qui permet un stockage plus aisé des factures.

De plus, cette méthode facilite la création de doublons et ne garantit pas nécessairement l’intégrité du document. La modification d’une facture après qu’elle soit envoyée expose l’entreprise aux sanctions du fisc.

Le logiciel de facturation

Cette méthode est la plus adaptée pour la gestion d’un grand volume de factures par l’entreprise. Intuitifs et sécurisés, les logiciels de facturation aident l’entreprise dans l’automatisation des tâches de gestion et facilitent l’intégration des données à un système comptable.

Quelle est la durée légale d’une facture ?

D’après le Code du Commerce (article L123-22), les factures doivent être conservées pendant 10 ans au minimum par chacune des deux parties. Cette obligation vaut autant pour les factures en version papier que pour les versions électroniques ou numériques.