[VIDEO]Le secrétariat en agence d’intérim : est-ce la bonne solution ?

Vous recherchez une secrétaire administrative pour votre secrétariat mais vous n’avez pas le temps, ni les moyens financiers de vous lancer dans une campagne de recrutement ? Vous avez pensé à faire appel à une agence d’intérim mais cette solution ne vous convient pas pleinement ? Vous avez peur que l’intérim vous coûte ? Que l’intérimaire ne s’intègre pas dans vos équipes ou pire, qu’il soit inscrit aux abonnées absents ?

Faites plutôt appel à notre service d‘externalisation, basé sur un modèle expert, agile et fiable, sans embauche, ni frais cachés. En cas d’absence, nous remplaçons immédiatement votre assistant administratif sans surcoût pour vous et en assurant la continuité de service.

Qu’est-ce que le secrétariat en intérim ?

Le secrétariat en intérim est une solution qui permet à une entreprise de combler un besoin ponctuel en secrétariat, tout en ayant recours à un salarié qui ne lui est pas interne. Ce salarié est appelé « intérimaire » (ou intérim) et travaille pour une agence d’intérim (aussi appelée entreprise de travail temporaire). Ce sont ces structures qui emploient l’intérimaire, le mettent à disposition de clients et sont chargés de sa rémunération.

Vous pouvez faire appel à une agence d’intérim pour supporter des tâches de secrétariat spécifiques comme une permanence téléphonique ou bien pour remplacer un poste dans sa totalité comme une secrétaire administrative, comptable, médicale…

A l’inverse du prestataire de service qui rédige un contrat de prestation, l’agence d’intérim doit établir un contrat de travail temporaire qui se divise en deux parties :

• le contrat de mise à disposition passé entre l’agence d’intérim et l’entreprise utilisatrice ;
• le contrat de mission passé entre l’intérimaire et l’entreprise de travail temporaire.

Le contrat de travail temporaire ne peut pas être renouvelé plus de deux fois et est soumis à une durée maximale, par exemple pour le remplacement d’un salarié absent, l’embauche d’un intérimaire dans votre entreprise ne peut pas dépasser 18 mois. Enfin, ce contrat de travail n’est pas flexible : les horaires de l’intérimaire peuvent être modifiés par l’employeur mais le volume horaire de travail doit rester le même, du début à la fin de la mission.

Quels sont les avantages du secrétariat en intérim ?

Le secrétariat en intérim offre une certaine flexibilité, tant pour les employeurs que pour les travailleurs. En effet, les entreprises peuvent rapidement combler des besoins en personnel administratif, tandis que les secrétaires intérimaires bénéficient d’une variété d’expériences professionnelles, ce qui leur permet de renforcer leurs compétences et élargir leur réseau professionnel.

Quels sont les inconvénients de l’intérim ?

L’intérim est un moyen pour les entreprises dans le besoin de trouver une solution à la mise en place rapide et, dans une certaine limite, assez flexible. Mais cette solution possède des inconvénients qui ne sont pas à négliger :

• Le coût de main d’œuvre : l’entreprise de travail temporaire applique un coefficient de facturation pour la mise à disposition d’un intérimaire. De plus, le contrat de l’intérimaire fonctionne comme un travail de travail, ainsi, les entreprises ont des charges patronales à débourser en plus du coefficient de facturation et du salaire ;
• L’engagement des salariés : l’intérimaire n’a pas d’affinités avec l’entreprise utilisatrice et son engagement peut ne pas être suffisant, de nombreuses entreprises ont été confrontées au no-show. De plus, l’intégration de l’intérimaire à l’entreprise est un exercice difficile ;
• La rigidité du contrat : le contrat d’intérim, à l’inverse d’un contrat de prestation, ne bénéficie pas d’un volume horaire modulable. A l’inverse d’un contrat de prestation, il est difficile de rompre un contrat de travail avant la date de fin prévu, que ce soit du côté du secrétaire ou de l’employeur ;
• La continuité de service : dans le cas d’une absence ou d’un remplacement, la continuité de service est difficilement assurée. Il faut à chaque nouveau secrétaire, relancer un processus de recrutement d’intégration ;

Quel est le salaire d’une secrétaire en intérim ?

Le salaire d’un assistant en intérim est d’environ 1950 euros bruts par mois, soit 23 500 euros bruts par an.  

En comparaison avec d’autres solutions d’assistance administrative, l’intérim est souvent plus onéreuse. 

Par exemple, les tarifs d’un prestataire de service sont compris entre 30 et 50 euros de l’heure. Si ce montant peut paraître élevé, il n’en est rien lorsqu’on fait les calculs réintégrant les coûts de sourcing et recrutement, d’intégration et de turn over.
En choisissant un prestataire de service, il n’y a pas de contrat de travail, ce qui veut dire aucune charge à vos frais pour les avantages salariaux, ni cotisations patronales.

Pourquoi troquer l’intérim contre la prestation de service ?

La prestation de service fonctionne sur le même principe que l’intérim, cependant, elle va plus loin en travaillant avec des secrétaires indépendants. Opter pour un prestataire de service plutôt qu’une agence d’intérim permet de profiter de plusieurs avantages :

• La qualité du service : faire appel à un prestataire permet de travailler avec un expert dont les compétences ont déjà été vérifiées, et roué à son métier et à votre secteur d’activité. De plus, la continuité de service est, pour les meilleurs, assurée par le prestataire. Celui-ci organise aussi des retours réguliers, pendant la mission.
• La flexibilité de l’offre : un prestataire de services offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. Vous pouvez augmenter ou diminuer le volume de travail de votre secrétaire, en fonction de votre besoin, ce qui engagerait une rupture de contrat en intérim.
• Le prix : vous ne payez uniquement que pour le travail effectif du secrétaire indépendant. Il n’y a pas de coefficient de facturation en plus du tarif que vous payez au prestataire ni de cotisation patronale à débourser. 

Quels sont les différents métiers du secrétariat, externalisables avec Officéo ?

Le secrétariat est un domaine qui regroupe plusieurs activités de la gestion administrative qui sont toutes externalisables par un prestataire de services. En voici quelques exemples :

• Le secrétariat administratif : les secrétaires administratifs assurent des tâches de secrétariat courant comme la gestion d’agenda, la prise de rendez-vous, la permanence téléphonique, la gestion de formallités administratives… ;
• La comptabilité :  les secrétaires comptables s’occupent de la gestion des comptes de l’entreprise, elles assurent des tâches comme la saisie comptable, la collecte d’information comptable, le classement de documents… Attention, les secrétaires indépendantes, c’est à dire qui ne sont pas salariée, ne peuvent pas faire d’imputation comptable et seulement effectuer de la préparation de comptabilité ;
• La gestion des ressources humaines : les secrétaires rh peuvent intervenir lors d’une campagne de recrutement, elles sont aussi en charge de la gestion des dossiers du personnels, de l’édition des fiches de paie, du suivi des dossiers de maladies et prévoyance santé des employés… ;
• L’administration des ventes : les administrateurs des ventes sont des soutiens commerciales et logistique de l’entreprise. Ils s’occupent de la facturation client, contrôlent et enregistrent les contrats de vente, assurent le bon suivi administratif des ventes… ;
• La gestion des achats : les gestionnaires des achats assurent le bon déroulé du processus achat de l’entreprise. Ils analysent le besoin de l’entreprise, prospectent puis négocient avec les fournisseurs et établissent des contrats.

Le secrétariat avec Officéo

Officéo est un service d’externalisation en assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers du secrétariat et de la comptabilité. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle ? Un besoin sur le long terme ? Ou un souhait stratégique d’externaliser votre fonction de secrétariat ? Il n’y a pas de limites avec Officéo.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant une continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre besoin : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coût rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales, ni de surtaxe… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

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Témoignage de Laëtitia Maupassant, responsable comptabilité générale et cliente Officeo 

O. : Pourquoi avez-vous choisi Officéo et pas une agence d’intérim ?

L. M. : Ma crainte était que l’on change 14 fois d’assistant en faisant appel à une agence d’intérim, avec Officéo, ça n’a pas du tout été le cas.

O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?

L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.

O. : Pendant le confinement, vous avez pu adapter le volume des missions Officéo à votre activité. Est-ce pour vous un indice de confiance ?

L.M. : Oui. Pouvoir réadapter le contrat « à la dernière minute » en fonction du contexte est un gros plus.

–> Témoignage complet <–

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Questions fréquentes