➤[Secrétariat juridique externalisé] 3 conseils clés à appliquer ✅
Avez-vous déjà entendu parler du secrétariat juridique externalisé ? Il s’agit d’une solution de plus en plus sollicitée par les organisations cherchant à optimiser leur gestion administrative et juridique, en déléguant des tâches chronophages à des experts externes. Cette approche flexible permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d’accroître l’efficacité et la conformité aux réglementations en vigueur.
Sommaire
- Qu'est-ce que le secrétariat juridique ?
- Quelles sont les missions d’un assistant juridique indépendant ?
- Quelles sont les avantages de l'externalisation du secrétariat juridique ?
- Comment bien externaliser son secrétariat ?
- Déléguez votre secrétariat juridique à un assistant juridique expert
- Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris
- Questions fréquentes
[VIDEO] Qu’est-ce que le secrétariat juridique ?
Le secrétariat juridique externalisé consiste à confier une partie ou la totalité de son secrétariat juridique à un prestataire de services externe et spécialisé.
Vous êtes avocat et votre emploi du temps est très chargé, vous avez besoin d’une secrétaire juridique compétente pour vous épauler dans la gestion de votre administratif mais votre activité n’est pas suffisante pour embaucher du personnel ?
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Qu’est-ce que le secrétariat juridique ?
Le secrétariat juridique est un service administratif spécialisé dans la gestion des tâches de secrétariat liées au secteur juridique. Il assure également la conformité de l’entreprise aux réglementations en vigueur et facilite les relations avec les autorités légales. Le secrétaire juridique indépendant peut travailler dans des cabinets d’avocat ou de notaire, dans des entreprises de divers secteurs ayant un département juridique.
Il a donc pour mission d’assister l’avocat, l’huissier, le notaire ou une direction juridique dans la réalisation de ses tâches administratives quotidiennes afin de lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier. En entreprise, l’assistant juridique indépendant est rattaché à un service juridique particulier : droit social par exemple. Par ailleurs, il très rare de pouvoir être télésecrétaire juridique ou travailler à distance.
Quelles sont les missions d’un secrétaire juridique ?
Les tâches premières d’un assistant juridique relèvent du secrétariat. Il est néanmoins amené à réaliser des tâches juridiques plus spécialisées, ce qui le distingue d’un secrétaire classique :
- Prise de rendez-vous et gestion des appels du standard téléphonique de votre cabinet d’avocats ;
- Gestion du courrier et des échanges avec les clients et les confrères (clerc, tribunal, greffe …) ;
- Rédaction et gestion des courriers et travaux de secrétariat liés à votre service juridique dans le respect du secret professionnel et de la discrétion souhaités;
- Classement et archivage des dossiers juridiques, procès-verbaux ;
- Retranscription de dossiers audios d’entretiens et de réunions ;
- Relecture et correction de vos documents juridiques.
Quelles sont les avantages de l’externalisation du secrétariat juridique ?
L’externalisation du secrétariat peut être une solution très efficace pour les entreprises. En voici les avantages :
- Un gain de temps : vous vous concentrez sur votre cœur de métier.
- Une réduction des coûts : vous évitez les charges liées à un employé en interne (salaires, charges sociales, équipements).
- Une flexibilité : vous adaptez facilement vos ressources en fonction de votre activité.
- Un accès à une expertise : vous bénéficiez des compétences d’un professionnel spécialisé.
Les points à surveiller
- Communication : une communication fluide est essentielle pour éviter les malentendus.
- Confidentialité : assurez-vous que vos données soient traitées de manière confidentielle.
- Qualité : vérifiez régulièrement la qualité des prestations fournies.
Comment bien externaliser son secrétariat ?
L’externalisation du secrétariat est devenue une pratique courante pour de nombreuses entreprises, souhaitant gagner en efficacité et en flexibilité. Mais comment s’y prendre pour que cette démarche soit un succès ? Voici quelques conseils clés :
1. Définissez clairement vos besoins
- Tâches à externaliser : faites une liste exhaustive des tâches que vous souhaitez déléguer (gestion de l’agenda, réponse aux appels, rédaction de courriers, etc.).
- Volume de travail : estimez le volume horaire nécessaire pour accomplir ces tâches.
- Compétences requises : déterminez les compétences et les logiciels maîtrisés que vous attendez du prestataire (ex : maîtrise de logiciels de bureautique, langues étrangères).
2. Choisissez le bon prestataire
- Références : demandez des références et étudiez les avis clients.
- Expérience : optez pour un prestataire ayant une expérience significative dans votre secteur d’activité.
- Flexibilité : assurez-vous que le prestataire puisse s’adapter à vos besoins évolutifs.
3. Établissez un contrat clair et mettez en place un suivi régulier
- Prestations : détaillez précisément les services qui seront fournis.
- Disponibilité : fixez les horaires d’intervention du prestataire.
- Confidentialité : incluez une clause de confidentialité pour protéger vos informations sensibles.
- Modalités de facturation : définissez clairement les tarifs et les modalités de paiement.
- Points réguliers : organisez des réunions de suivi pour évaluer la qualité des prestations.
- Feedback : n’hésitez pas à faire part de vos remarques et suggestions.
- Adaptation : soyez prêt à ajuster le contrat si nécessaire.
Déléguez votre secrétariat juridique à un assistant juridique expert
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En optant pour notre solution de secrétariat juridique externalisé, vous choisissez une solution sans formalité administrative (processus d’embauche, formations…) et sans engagement dans la durée afin de vous consacrer pleinement aux dossiers de vos clients. Pour couronner le tout, chez Officéo, c’est 0 coûts masqués et une satisfaction assurée.
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- Simplicité : vous réduisez vos contraintes administratives liées à la gestion de votre secrétariat et de vos ressources humaines, grâce à un interlocuteur unique qui centralise vos demandes.
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Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris
O. : Finalement, en repensant à votre première prise de contact avec Officéo jusqu’à cette intervention, qu’est-ce qui vous a paru vraiment bien dans ce service ?
L.F. : Pouvoir se décharger de tâches administratives en payant une simple facture d’honoraires. Le résultat : le travail est fait en 3 heures et sans avoir besoin de formation ; ce qui n’est souvent pas le cas pour une jeune recrue. Elle s’est vite adaptée. […] J’ai décrit la mission au téléphone et on m’a envoyé l’assistante qui collait par rapport à mon activité, c’est-à-dire une assistante juridique.
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Les avantages Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
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Questions fréquentes
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💡Quel est le rôle d’une secrétaire juridique ?
La secrétaire juridique réalise des tâches classiques de secrétariat : accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, gestion de l’agenda de son responsable, rédaction de comptes-rendus… Elle est également amenée à réaliser des tâches qui relèvent du domaine juridique : classement et constitution de dossiers, rédaction de plaidoiries et actes juridiques, etc.
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💰Quel est le tarif pour une secrétaire indépendante ?
Les tarifs d’une secrétaire indépendante coûte entre 30 et 50 euros de l’heure. Pour une secrétaire juridique qui est spécialisée, les tarifs sont plus élevés. Ils varient selon les prestataires mais pour une prestation de secrétariat juridique externalisé, comptez entre 40€ et 50€ HT de l’heure.
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🫡Comment se lancer en tant que secrétaire indépendante ?
Il faut disposer d’une formation adéquate et avoir de l’expérience. Réalisez ensuite une étude de marché afin d’identifier vos clients potentiels et rédigez un plan d’affaires détaillé. S’en suit le choix du statut juridique et l’enregistrement de votre entreprise auprès de l’INPEE. Enfin, vous devrez prospecter afin de trouver des clients ou vous adosser à partenaire tel qu’Officéo.
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