Vous êtes dirigeant d’une grande entreprise et vous voyez votre directeur juridique crouler sous des tâches administratives chronophages, ce qui l’empêche d’exercer pleinement son métier et de vous conseiller ? Ou bien vous êtes vous-même un professionnel du Droit ou un acteur du paralégal (notaire, juriste, avocat…) en libéral chargé d’une structure et submergé par votre secrétariat ? Déléguer vous fait peur et pourtant, en laissant de la gestion administrative être opérée par des emplois très qualifiés, vous perdez du temps, de l’argent mais aussi en efficacité.

Dans cet article, découvrez ce qu’est l’externalisation, les avantages qu’elle vous apporte mais aussi notre solution d’assistance administrative.

Externaliser sa direction juridique, ça veut dire quoi ?

Externaliser peut de prime abord être effrayant, surtout lorsque l’on parle du domaine paralégal qui nécessite encore plus qu’ailleurs de rigueur, de fiabilité et de discrétion sans faille.

Mais, externaliser ne veut pas forcément dire faire sous-traiter par une entreprise lointaine et peu scrupuleuse, en qui vous n’aurez évidemment pas confiance… 

Externaliser, c’est simplement confier une de ses fonctions, le plus souvent partiellement, à un tiers (une entreprise ou un indépendant). Contrairement aux idées reçues, celui-ci travaille très souvent dans les locaux de l’entreprise.

C’est tout simplement un moyen d’opérer certaines missions de façon plus agile qu’en embauchant.

Pourquoi vous avez peur d’externaliser votre direction juridique :

Certaines raisons peuvent faire que vous êtes réticents à l’externalisation :

• Vous ne définissez pas correctement votre besoin en assistance et avez l’impression que ce sera très coûteux.

Le plus souvent, on a tendance à vouloir engager des profils très polyvalents et hautement qualifiés pour des missions qui peuvent facilement être externalisées à des assistants administratifs formés au domaine du juridique. C’est alors que se lance une course au candidat parfait très difficile… et dont le salaire vous semblera mirobolant.

• Appréhension du recrutement 

Recruter est très prenant en temps, surtout si vous le faites en parallèle de votre travail ; c’est alors un facteur qui dissuade les entreprises de chercher un prestataire.

• Peur du no-show

Les mauvaises expériences professionnelles sont monnaie courante mais dans le domaine juridique, vous ne pouvez pas vous les permettre. A l’inverse d’une boîte d’intérim, l’entreprise d’externalisation, en tous cas pour les meilleures, vous accompagne lors des missions et assure un suivi avec l’assistant.

• Surfacturation et transparence des coûts : 

Il arrive souvent lorsqu’on fait appel à de l’intérim ou bien à un prestataire de services que les coefficients de facturation et majorations s’accumulent et de ne pas voir la fin de la facture… L’entreprise prestataire de services comme Officéo vous permet de signer un devis dont le montant final ne changera pas.

Une fois ces réticences passées, l’externalisation des fonctions supports de votre direction juridique peut être un atout et vous permettre d’exercer au mieux votre métier. Encore faut-il bien réfléchir aux avantages qu’elle nous apporte !

Quels sont les avantages de l’externalisation juridique ?

• Flexibilité : nous externalisons sur la base d’un contrat de prestation, ce qui offre une flexibilité accrue et sans embauche, permettant aux entreprises d’ajuster le volume horaire selon leurs besoins, tout en évitant les charges fixes d’une direction juridique interne. Les prestataires externes peuvent travailler en horaires décalés, assurant une couverture continue et en adéquation avec l’activité de l’entreprise. Cette approche permet d’optimiser les coûts et les ressources, en s’adaptant aux périodes de haute ou basse activité.
• Fiabilité : notre solution d’externalisation vous propose un accompagnement personnalisé et un suivi qui assure la continuité de service et le remplacement immédiat en cas d’absence de l’assistant. De plus, la confidentialité de votre métier est respectée.
• Expertise :  les assistants avec qui vous travaillez sont formés au domaine juridique et sont opérationnels immédiatement. Ainsi, votre secrétariat est exercé par un profil qui y est dédié et non par un professionnel du droit.

Officéo, le meilleur compromis pour votre externalisation juridique :

 Nous vous proposons un service d’assistance administrative et juridique clé en main, agile, fiable et experte pour votre secrétariat.

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance (télésecrétariat), en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers du juridique. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle au cabinet ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une autre partie de votre secrétariat (appels, transcriptions, gestion de plannings) pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service et passation de vos dossiers. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaires décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Officéo, le meilleur compromis ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant aux alternatives du marché.
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Ils nous font confiance

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Quelles sont les missions juridiques prises en charge par nos assistants ?

Nos assistants peuvent couvrir toutes les tâches de gestion administrative d’une direction juridique. En voici quelques exemples : 

• Mise en forme de documents juridiques ;
• Utilisation d’outils bureautiques, notamment Excel et Google Sheets pour la gestion de bases de données ;
• Classement et archivage des documents juridiques ;
• Retranscription et audio-transcription, incluant la prise de notes et la rédaction de synthèses et comptes-rendus ;
• Préparation de comptabilité ;
• Réception des appels téléphoniques ;
• Gestion des plannings des avocats ;
• Gestion du courrier, incluant le traitement du courrier entrant et sortant ;
• Gestion du réseau RPVA.

A noter que nos assistants s’adaptent à votre besoin administratif et sont capables d’intervenir sur des missions administratives de secrétariat, comptabilité, rh ou encore adv…

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Questions fréquentes

🕵️Qu’est-ce que le principe d’externalisation ?