[VIDÉO] Fiche Métier : Qu’est-ce qu’un secrétaire de direction ?

Le secrétaire de direction travaille en étroite collaboration avec la direction d’une entreprise. Selon sa spécialisation, il peut soutenir une direction générale, une direction financière, ou encore une direction RH. Ce poste stratégique est un véritable pilier de la gestion d’une entreprise, apportant un soutien administratif essentiel.

Un poste déterminant dans la gestion administrative : en tant que véritable assistant, il assure la gestion des missions et prend en charge les tâches de secrétariat qui peuvent être chronophages pour le dirigeant. Sa fonction ne se limite pas à l’exécution, mais inclut également une contribution active à l’efficacité opérationnelle de la structure.

Dans cet article, explorez en détail son rôle concret au sein de la structure où il intervient, ses missions clés, son salaire, ainsi que les diplômes et formations requis pour accéder à ce métier.

Quel est le rôle du secrétaire de direction ?

Le métier de secrétaire de direction consiste à épauler administrativement le dirigeant d’une entreprise ou de toute autre structure. Souvent considéré comme le bras droit de la direction, il prend en charge de nombreuses missions administratives, qui couvrent des domaines tels que : le secrétariat, l’assistance administrative comptable, l’assistance administrative RH, l’organisation quotidienne de la direction d’entreprise. 

Parmi ses responsabilités, on trouve  :

• La gestion des rendez-vous de la direction ;
• La planification des déplacements ;
• La préparation des réunions ;
• Et bien d’autres tâches essentielles.  

Cependant, la fonction du secrétaire de direction ne se limite pas à la réalisation de tâches de secrétariat. En réalité, son impact sur l’entreprise est bien plus significatif. En prenant en main les aspects administratifs des directions, il optimise les processus administratifs tout en libérant du temps aux dirigeants. 

Le métier de secrétaire de direction est un poste essentiel, conjuguant efficacité et polyvalence, ce qui fait de ce métier un levier indispensable dans la performance d’une structure.

Quels sont les diplômes et formations pour devenir
Secrétaire de direction ?

Pour devenir secrétaire de direction, plusieurs diplômes et formations de niveau Bac+2 à Bac+3 sont recommandés. Ces cursus permettent d’acquérir les compétences en gestion administrative, en organisation, et en secrétariat indispensables à ce métier.

Diplômes courants :

• BTS Gestion de la PME (anciennement Assistant de Gestion PME-PMI) ;
• BTS Assistant de Manager ;
• BUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA) ;
• BUT Carrières Juridiques ;
• BUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO) ;
• Licence professionnelle en Gestion, Droit ou Économie.  

En complément des diplômes académiques, des formations professionnelles permettent de se spécialiser ou de se reconvertir :

• Titre professionnel de Secrétaire Assistant ;
• Formations en secrétariat, proposées par des organismes spécialisés, avec des durées variables (6 mois, 8 mois, 1 an).  

Plusieurs voies permettent d’accéder à ce poste stratégique :

• Formation initiale ;
• Formation continue pour les professionnels souhaitant se spécialiser ;
• Alternance (fortement recommandée pour développer une expérience concrète en gestion administrative).  

Quels outils et logiciels utilise un secrétaire de direction ?

Un secrétaire de direction utilise une variété d’outils et de logiciels pour gérer efficacement ses tâches quotidiennes. Voici les principaux outils essentiels en 2024-2025 :

Microsoft 365 (anciennement Office) reste la suite bureautique incontournable, comprenant :

• Word pour le traitement de texte ;
• Excel pour les tableurs et la gestion de données ;
• PowerPoint pour les présentations ;
• Outlook pour la gestion des e-mails et du calendrier.

Outils de communication et collaboration : 

• Microsoft Teams ou Slack pour la messagerie instantanée et la collaboration d’équipe ; 
• Zoom ou Google Meet pour les visioconférences.

Gestion de projet :

• Trello pour la gestion de projets et de tâches ;
• Asana pour la planification et le suivi des projets ;
• Evernote pour la prise de notes et l’organisation d’informations.

Autres outils spécialisés :

• Grammarly pour la vérification orthographique et grammaticale ;
• Dashlane pour la gestion sécurisée des mots de passe ;
• Eventbrite pour la gestion d’événements. 

Ces outils permettent aux secrétaires de direction d’améliorer leur productivité, de faciliter la collaboration et de gérer efficacement les multiples aspects de leur travail.

Quelles sont les missions du Secrétaire de direction ?

Les missions d’un secrétaire de direction varient selon la structure dans laquelle il exerce. Dans une petite structure, ses actions auront un impact direct et tangible, tandis que dans une grande entreprise, elles s’inscrivent dans des processus plus complexes. Voici une liste non exhaustive des missions qu’il peut assumer, classées par domaine de compétences :

Accueil et communication

• Accueil des clients et partenaires, une tâche essentielle pour représenter l’entreprise.
• Gestion du standard téléphonique, un rôle clé dans la communication interne et externe de la direction.
• Tri et traitement des emails entrants, une activité demandant rigueur et organisation.
• Rédaction de courriers, emails, comptes rendus et autres documents administratifs, des tâches indispensables au bon fonctionnement du secrétariat.  

Gestion administrative

• Classement et archivage des dossiers sous sa responsabilité.
• Organisation des réunions, rédaction de l’ordre du jour et prise de notes pour le compte rendu, des tâches essentielles pour soutenir la direction.
• Gestion de l’agenda du dirigeant ou de la hiérarchie, un rôle crucial pour optimiser son emploi du temps.
• Préparation des déplacements professionnels, une mission clé pour garantir la fluidité des activités de l’entreprise.  

Support opérationnel

• Gestion de l’information : filtrage et transmission des informations importantes à la direction, une compétence stratégique pour ce métier.
• Coordination entre les différents départements (liaison interservices), une tâche qui facilite les processus internes.
• Participation à la gestion de projets spécifiques, une opportunité pour le secrétaire de diversifier ses compétences.

Gestion budgétaire et veille

• Suivi des dépenses liées au fonctionnement du bureau, une mission souvent confiée aux assistantes ayant des compétences en gestion administrative.
• Veille professionnelle pour suivre les actualités pertinentes pour l’entreprise, un rôle qui valorise l’expertise et la polyvalence du poste.

Les différences entre “secrétaire de direction” et “assistant de direction”

Dans les faits, il n’y a pas de différences entre les dénominations « secrétaire de direction » et « assistant de direction ». Ils occupent tous les deux le même poste, réalisent les mêmes missions et sont passés par le même parcours de formations. Les entreprises utilisent les deux termes, ce qui peut prêter à confusion dans l’organisation des rôles. Il reste encore aujourd’hui une connotation genrée : une femme est plus fréquemment appelée secrétaire, tandis qu’un homme est souvent désigné comme assistant. Ce phénomène, bien que culturel, influe parfois sur la perception de ce métier et sur la valorisation des compétences, y compris en termes de salaire et d’emploi.

Le travail d’un secrétaire de direction : les avantages et les inconvénients

Le métier de secrétaire de direction présente plusieurs avantages et inconvénients :

Avantages

• Diversité des domaines d’activité : possibilité de travailler dans presque tous les secteurs d’entreprise.
• Variété des tâches : les missions sont diverses, allant de l’accueil à la gestion de projets.
• Autonomie : liberté d’organiser son travail, avec une évaluation basée sur les résultats, une qualité essentielle dans ce poste.
• Position stratégique : travail étroit avec la direction, au cœur des décisions importantes.
• Opportunités d’évolution : possibilité d’accéder à des postes plus élevés avec l’expérience et des formations complémentaires.
• Flexibilité des horaires : selon l’entreprise, les horaires peuvent être adaptables, un atout pour la gestion de l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

Inconvénients

• Charge de travail importante : gestion simultanée de nombreuses tâches et responsabilités administratives. 
• Pression et stress : niveau élevé de responsabilités, surtout dans les grandes structures d’organisation.
• Horaires extensibles : possibilité d’heures supplémentaires, notamment en période de rush, une contrainte souvent liée au rôle de secrétaire.
• Répétitivité : certaines tâches administratives peuvent devenir monotones.
• Évolution technologique : nécessité de s’adapter constamment aux nouvelles technologies, un défi pour les compétences numériques dans ce métier.
• Rythme de travail soutenu : gestion de multiples tâches simultanément, exigeant une excellente organisation et des compétences en priorisation.

Secrétaire de direction est donc un métier qui demande de maîtriser un large éventail de compétences en gestion administrative, incluant les bases de la comptabilité, la gestion des ressources humaines, et des connaissances juridiques solides en Droit des entreprises. À cela s’ajoutent des compétences techniques et personnelles spécifiques à ce poste, qui en font un rôle clé au sein d’une organisation.

Quelles sont les qualités et les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire de direction ?

En combinant ces savoir-faire et savoir-être, une secrétaire de direction peut non seulement assurer le bon fonctionnement des activités administratives, mais aussi contribuer activement au succès de l’entreprise. Ces compétences, renforcées par une formation continue et une expérience diversifiée, font de ce métier un pilier stratégique de l’entreprise.

Savoir-Faire

• Être polyvalent, capable de jongler entre plusieurs tâches. 
• Être organisé, avec une excellente gestion des priorités.
• Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères est un atout majeur dans un environnement international.
• Maîtriser les outils informatiques et logiciels de gestion administrative (ex. : ERP, CRM, outils de bureautique avancés).
• Être capable de gérer des projets et de coordonner plusieurs intervenants.
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et aux besoins de l’entreprise.

Savoir-Être

• Être à l’écoute, essentiel pour bien comprendre les attentes de la direction et des autres parties prenantes. 
• Être proactif, en anticipant les besoins et en proposant des solutions.
• Maîtriser la gestion du stress, indispensable pour rester performant dans des situations exigeantes.
• Faire preuve de discrétion, une qualité cruciale pour garantir la confidentialité des informations sensibles.
• Garder une éthique professionnelle irréprochable, dans toutes les interactions.
• Être ouvert d’esprit, pour travailler efficacement avec des interlocuteurs variés.

Salaire : quelle est la rémunération d’un secrétaire de direction ?

En France, le salaire d’une secrétaire de direction varie significativement selon plusieurs critères :

• Début de carrière : 35 000 € bruts annuels
• Fin de carrière : Jusqu’à 50 000 € bruts annuels

Voici une liste de facteurs qui influencent la rémunération : 

1. Secteurs d’activité (variations salariales)

• Secteur bancaire : +10 à 15% par rapport à la moyenne
• Industrie technologique : Salaires pouvant atteindre 55 000 €
• Secteur public : Rémunération plus stable mais moins élevée

2. Localisation géographique 

• Paris : +20% par rapport à la province
• Grandes métropoles : Salaires supérieurs de 10-15%
• Régions rurales : Rémunérations plus modestes

3. Taille de l’entreprise  

• Startups/PME : 32 000 – 40 000 €
• Grands groupes : 40 000 – 55 000 €
• Multinationales : Jusqu’à 60 000 € possible

4. Statut indépendant – Tarification horaire 

• Moyenne : 30-50 € de l’heure
• Missions complexes : Jusqu’à 70 €
• Facteurs de majoration : expertise spécifique, complexité de la mission et urgence de la prestation.

Pour obtenir plus de détails sur les facteurs de fluctuation de la rémunération d’un secrétaire de direction, consultez cette page : le salaire de l’assistant administratif.

Comment exercer le métier de secrétaire de direction ?

Le métier de secrétaire de direction peut s’opérer de plusieurs manières. La plus courante est le salariat : ainsi un secrétaire de direction est employé, sous l’égide d’un contrat de travail par une direction générale, comptable, RH, juridique… Dans ce cas, ses horaires de travail et son salaire sont fixes. Les missions ne varient pas beaucoup et les interlocuteurs restent les mêmes jusqu’à la fin du contrat. C’est une routine qui plaît à certains, animés par les responsabilités qui leurs sont confiées et rassurés par l’environnement qui ne fluctue pas.

Certains secrétaires de direction ne se plaisent plus dans cette routine. Ils se confrontent à un mur qui les empêche de prendre de nouvelles responsabilités ou pire, de s’épanouir dans leur travail. Dans ce cas-là, ils peuvent envisager de prendre la voie de l’indépendance. 

C’est un chemin qui apporte pas mal d’avantages comme la flexibilité des horaires, le choix et la diversification des clients, la maîtrise de sa rémunération et de sa charge de travail. Il faut tout de même prendre en compte que ce n’est pas un parcours qui correspond à tout le monde et, qu’à l’inverse de ce que l’on pourrait penser, la charge de travail est souvent bien plus conséquente que dans le salariat.

Quel est l’environnement de travail d’un secrétaire de direction ?
Et quelles sont ces évolutions de carrière possibles ?

Le secrétaire de direction travaille généralement dans un bureau, souvent en lien direct avec les cadres qu’il assiste. Son espace de travail varie selon la structure : bureau individuel ou open space. Ce métier s’exerce dans des secteurs très diversifiés, que ce soit dans le privé, le public ou le milieu associatif.

Les opportunités d’évolution pour un secrétaire de direction :

• Spécialisation : ce poste permet de se spécialiser dans des domaines spécifiques tels que le juridique, le médical, les ressources humaines, la comptabilité ou encore la gestion des PME/PMI. Ces spécialisations renforcent les compétences et offrent une plus grande polyvalence.
• Postes à responsabilités accrues : avec de l’expérience, le secrétaire de direction peut évoluer vers des fonctions comme Assistant de Direction, Manager Administratif ou encore être le leader dans la gestion d’un projet.
• Changement de domaine : ce métier peut également servir de tremplin vers des postes tels que chargé de communication, chargé de production ou responsable de service commercial. Ces transitions élargissent les perspectives d’emploi.
• Formation et transmission des savoirs : après avoir acquis une solide expérience et suivi des formations complémentaires, un secrétaire de direction peut devenir formateur en secrétariat et assistanat. Ce rôle permet de transmettre son expertise et d’accompagner de futurs professionnels.
• Progression hiérarchique : l’expérience ouvre également la voie à des opportunités dans des entreprises plus importantes, accompagnées d’une rémunération plus compétitive. L’emploi dans des structures de grande envergure peut être un véritable accélérateur de carrière.

Ces perspectives d’évolution mettent en lumière la richesse des missions et des tâches liées au métier de secrétaire de direction. En développant ses compétences, ce poste offre des opportunités variées et valorisantes, tant sur le plan professionnel que salarial.

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