Qu’est-ce que le suivi de facturation?

Le suivi de la facturation consiste à gérer tout le processus des factures émises par une entreprise, de leur création à leur règlement. Cela inclut l’émission des factures, le suivi des paiements, l’envoi de relances en cas de retard, ainsi que la gestion des litiges et des erreurs de facturation. Le suivi permet aussi de conserver les factures pour des raisons légales et fiscales. En résumé, il assure une bonne gestion des créances, évite les impayés et garantit la conformité avec les obligations comptables et fiscales de l’entreprise.

       Pourquoi le suivi de facturation ?

Le suivi de la facturation est un élément clé pour assurer une gestion fluide et efficace des finances de l’entreprise. Il permet de garantir que toutes les ventes et prestations de services sont correctement facturées, en conformité avec les obligations fiscales, notamment la TVA. Cela inclut la vérification de la bonne application des montants, des remises éventuelles, ainsi que des conditions de paiement définies avec les clients. Ce suivi est aussi essentiel pour s’assurer que les factures soient réglées dans les délais convenus et de planifier des relances clients dans le cas contraire. Il permet ainsi d’identifier rapidement les factures impayées ou les erreurs, et de pouvoir alors prendre les mesures nécessaires pour éviter les retards ou conflits. En résumé, un bon suivi de la facturation aide à maintenir une gestion financière rigoureuse et à prévenir les problèmes de trésorerie.

 

Avantages du suivi de facturation

• Maintien d’une trésorerie saine : En assurant que les paiements des clients soient effectués dans les délais, le suivi de la facturation aide à éviter les impayés et à garantir des flux de trésorerie réguliers.
• Renforcement de la relation client : Une gestion efficace des factures et des relances montre un professionnalisme qui renforce la confiance des clients et assure une communication fluide.
• Réduction des risques d’erreurs fiscales et comptables : Le suivi des factures permet d’éviter les erreurs dans les montants ou les informations, ce qui protège l’entreprise en cas de contrôle fiscal ou comptable.
• Facilitation de la planification financière : Le suivi des paiements permet d’avoir une visibilité sur les revenus de l’entreprise et facilite la gestion des liquidités et la prise de décisions financières éclairées.
• Amélioration de la gestion des priorités : Le suivi aide à organiser les actions à prendre, comme les relances de paiement ou la gestion des créances, selon leur urgence.

ASTUCES POUR ÉVITER LES ERREURS DE FACTURATION

Pour éviter les erreurs de facturation, il est essentiel d’adopter une approche méthodique et de mettre en place des pratiques rigoureuses. Avoir une gestion soignée des informations et des outils adaptés permet de garantir des factures précises et conformes. Voici quelques astuces à suivre pour simplifier le processus et minimiser les risques d’erreurs : 

• Optez pour des modèles de factures : utilisez des modèles pré-remplis avec les infos habituelles de votre entreprise pour éviter les oublis et les erreurs répétitives.
• Vérifiez avant d’envoyer : Avant de cliquer sur « envoyer », jetez un dernier œil pour vous assurer que tout est correct – client, montants, TVA… mieux vaut prévenir que guérir.
• Soyez clair sur les conditions de paiement : Indiquez clairement les modalités de paiement, les délais et les remises pour éviter toute confusion ou malentendu avec le client.
• Relisez avant de valider : Prenez quelques minutes pour une relecture rapide. Une deuxième paire d’yeux, même les vôtres, peut repérer des erreurs que vous n’aviez pas vues.
• Organisez l’archivage : Rangez bien toutes vos factures, cela vous fera gagner un temps fou quand vous devrez les retrouver.
• Formez votre équipe : Si d’autres personnes gèrent la facturation, assurez-vous qu’elles connaissent bien les règles et les outils pour éviter les mauvaises surprises.
• Adoptez un logiciel de facturation : Laissez la technologie faire le travail ! Un bon outil de facturation automatique vous évite les erreurs de saisie et vous fait gagner un temps précieux. On vous en présente d’ailleurs trois qui sont très intéressants dans la partie suivante !

Logiciels de facturation utiles

De nombreux logiciels peuvent vous aider à mettre en place et optimiser votre suivi de facturation de façon efficace et sans erreurs. Voici l’exemple de quelques uns des logiciels les plus connus : 

Sage : Un logiciel complet de comptabilité et de facturation adapté aux entreprises avec des besoins complexes. Il gère la TVA, les rapports financiers et l’intégration avec d’autres outils comptables.

Qonto : Une solution bancaire en ligne pour les petites entreprises et freelances, qui permet de créer et suivre les factures, avec une gestion bancaire intégrée et un suivi des paiements en temps réel.

Pennylane : Un outil combinant comptabilité et suivi de facturation, idéal pour les entreprises cherchant une gestion simplifiée avec des automatisations avancées et des rapports financiers détaillés.

ASSURER LE SUIVI DE FACTURATION AVEC UN TABLEUR

Pour assurer le bon suivi de la facturation, il faut faire appel à des éléments clés qui doivent impérativement figurer sur cette facture, qu’elle soit électronique (comme dans le tableau ci-après) ou non. Ces éléments peuvent être, à titre indicatif, comme suit : 

• Le numéro du document : en général une lettre, l’année en cours puis le numéro chronologique de la pièce. Exemple : FA-240001 pour la première facture de 2024 ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le nom du client ;
• Le type de prestation ;
• L’état de la facture (en attente, réglée ou en retard) ;
• Le montant ;
• La date de règlement ;
• Le type de règlement.

L’enregistrement de la facture sur un tableur aurait donc la forme suivante : 

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QUI PEUT SE CHARGER DU SUIVI DE MES FACTURES?

Le suivi de facturation et les tâches qui l’entourent (collecte des factures, nomenclatures et classement des documents, édition des factures…) restent des process entièrement administratifs et chronophages pour votre entreprise. Ces tâches, étant ponctuelles, peuvent être externalisées facilement grâce à un assistant administratif adv, quelques heures par mois, de façon récurrente. Par conséquent, vous pouvez faire appel à un gestionnaire de facturation freelance pour s’occuper de votre suivi de facturation, si vous estimez ne pas avoir besoin d’embaucher à plein temps pour des tâches ponctuelles.

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