Qu’est-ce que le secrétariat ?

Le secrétariat désigne généralement le service d’une entreprise ou la branche d’une organisation qui regroupe les activités administratives opérées par des secrétaires. Il peut aussi désigner la fonction de secrétaire au sein d’une institution.

Ainsi, on parle :

• Du secrétariat comme l’organe administratif d’une entreprise, d’un cabinet (médical ou étude juridique) ou d’une organisation. Des secrétaires y travaillent et sont chargés de l’accueil, de la gestion du standard téléphonique, de la prise de rendez-vous, de la rédaction et du classement de documents… Aucune prise de décision n’en ressort, toutes les activités sont uniquement administratives.
• Du secrétariat général pour une présidence ou un gouvernement. Cette désignation fait référence à une fonction et n’a donc rien d’administratif (pas une fonction support). Par exemple, le secrétaire d’Etat en France est un membre du gouvernement qui exerce sous la tutelle d’un ministre.
• De tâches de secrétariat : utilisé comme une métonymie, le tout pour la partie, entendu je fais des tâches de secrétariat, je fais du secrétariat.

Le secrétariat qui nous intéresse ici est celui qui fait référence à la gestion administrative en entreprise. Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses missions ? Comment peut-il être opéré ?

Quels sont les différents types de secrétariat ?

Le secrétariat se décline en plusieurs spécialités en fonction des besoins spécifiques de chaque secteur d’activité.

• Secrétariat administratif : Gère les tâches courantes de gestion, de correspondance et d’organisation interne d’une entreprise.
• Secrétariat médical : Assure l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous et le suivi administratif des dossiers médicaux.
• Secrétariat juridique : S’occupe de la rédaction et du suivi des documents légaux tout en veillant au respect des procédures juridiques.
• Secrétariat commercial : Appuie les équipes de vente en traitant les commandes, les devis et la relation client.
• Secrétariat comptable : Prend en charge la gestion des factures, des paiements et des déclarations fiscales.
• Secrétariat technique : Assiste les équipes dans la gestion des documents spécifiques liés aux domaines techniques (bâtiment, industrie, etc.).
• Secrétariat à distance : Fournit des services administratifs à distance grâce aux outils numériques, apportant flexibilité et réactivité aux entreprises.

Quelles sont les missions d’un secrétaire ?

Le secrétariat englobe l’ensemble des tâches administratives qui soutiennent les activités d’une entreprise, d’une organisation ou d’un individu. Les secrétaires sont les piliers de l’organisation, gérant efficacement l’information, le temps et les ressources.

Les missions principales d’un secrétaire incluent :

• Gestion de l’agenda et des rendez-vous : organisation des réunions, planification des déplacements, gestion des appels téléphoniques.
• Traitement du courrier et des emails : réception, tri, classement et distribution du courrier, gestion des boîtes de réception électroniques.
• Rédaction et mise en forme de documents : création de lettres, rapports, présentations et autres documents professionnels.
• Accueil et communication : accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, communication avec les clients et les partenaires.
• Gestion administrative : classement, archivage, gestion des fournitures, suivi des budgets.

Quels sont les types de postes dans le domaine du secrétariat ?

Le domaine du secrétariat offre une variété de postes et de spécialisations :

• Secrétaire de direction : assiste un ou plusieurs dirigeants dans leurs tâches quotidiennes ;
• Secrétaire médicale : travaille dans un cabinet médical ou un hôpital, gérant les dossiers des patients et les rendez-vous ;
• Secrétaire juridique : assiste les avocats dans la préparation des dossiers et la gestion des documents juridiques ;
• Assistant(e) administratif(ve) : fournit un soutien administratif général à une équipe ou un service ;
• Secrétaire comptable : Assiste le service comptabilité dans la saisie des données et la gestion des factures.

Compétences nécessaires dans le secrétariat

Les employeurs recherchent des secrétaires polyvalents, organisés et fiables, capables de s’adapter à un environnement de travail en constante évolution. Le métier de secrétaire, bien qu’ayant évolué avec les technologies, requiert toujours un ensemble de compétences clés. Voici les compétences les plus recherchées :

Organisation et gestion du temps :

• Un secrétaire doit être capable de gérer plusieurs tâches simultanément, de prioriser les demandes et de respecter les délais.
• La capacité à organiser efficacement les agendas, les rendez-vous et les documents est essentielle.

Communication écrite et orale :

• Une excellente maîtrise de la communication est indispensable, tant à l’écrit qu’à l’oral.
• Cela inclut la capacité à rédiger des courriers clairs et concis, à prendre des notes précises et à communiquer efficacement avec les interlocuteurs.

Maîtrise des outils bureautiques :

• La maîtrise des logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation et de messagerie est fondamentale.
• La connaissance des outils de gestion de base de données et des logiciels de gestion de projets est un plus.

Sens du détail et rigueur :

• Le secrétaire doit être précis et méticuleux dans son travail, en veillant à l’exactitude des informations et à la qualité des documents.
• La rigueur est essentielle pour le classement et l’archivage des documents.

Discrétion et confidentialité :

• Le secrétaire a souvent accès à des informations sensibles et confidentielles, il doit donc faire preuve de discrétion et de professionnalisme.
• Le respect du secret professionnel est primordial.

Esprit d’initiative et autonomie :

• Un bon secrétaire doit être capable de prendre des initiatives, d’anticiper les besoins et de travailler de manière autonome.
• La capacité à résoudre les problèmes et à s’adapter aux situations nouvelles est un atout.

Sens du relationnel :

• Le secrétaire est souvent le premier point de contact avec les visiteurs et les clients.
• Un bon relationnel, une attitude courtoise et un sens du service sont essentiels.

Les perspectives d’emploi et évolution de carrière

Le secteur du secrétariat offre de nombreuses opportunités d’emploi dans divers secteurs d’activité. Avec l’expérience et la formation continue, les secrétaires peuvent évoluer vers des postes à responsabilités, tels que :

• Chef de secrétariat ;
• Assistant de direction ;
• Office manager ;
• Responsable administratif.

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