Quelles sont les différentes définitions du secrétariat ?

Le secrétariat désigne généralement le service d’une entreprise ou la branche d’une organisation qui regroupe les activités administratives opérées par des secrétaires. Il peut aussi désigner la fonction de secrétaire au sein d’une institution.

Ainsi, on parle :

• Du secrétariat comme l’organe administratif d’une entreprise, d’un cabinet (médical ou étude juridique) ou d’une organisation. Des secrétaires y travaillent et sont chargés de l’accueil, de la gestion du standard téléphonique, de la prise de rendez-vous, de la rédaction et du classement de documents… Aucune prise de décision n’en ressort, toutes les activités sont uniquement administratives.
• Du secrétariat général pour une présidence ou un gouvernement. Cette désignation fait référence à une fonction et n’a donc rien d’administratif (pas une fonction support). Par exemple, le secrétaire d’Etat en France est un membre du gouvernement qui exerce sous la tutelle d’un ministre.
• De tâches de secrétariat : utilisé comme une métonymie, le tout pour la partie, entendu je fais des tâches de secrétariat, je fais du secrétariat.

Le secrétariat qui nous intéresse ici est celui qui fait référence à la gestion administrative en entreprise. Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses missions ? Comment peut-il être opéré ?

Qu’est-ce que le secrétariat en entreprise ?

Le secrétariat dans une entreprise est composé d’un ou plusieurs secrétaires. Il regroupe l’ensemble des missions administratives et organisationnelles courantes nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise comme la gestion du standard téléphonique, la prise de rendez-vous, le traitement et archivage de documents… 

Dans les très petites entreprises, voire les micro entreprises, ce sont les dirigeants et salariés qui s’occupent de traiter leurs tâches administratives de secrétariat par manque de moyens. A l’inverse, dans les PME et grands groupes, la direction est épaulée par des secrétaires de direction dédiées.

C’est un service qui est constamment en échange avec tous les autres services de l’entreprise. Il doit communiquer rapidement et de manière fluide.

Quels sont les différents types de secrétariat ?

Le secrétariat se décline en plusieurs spécialités en fonction des besoins spécifiques de chaque secteur d’activité.

• Secrétariat administratif : Gère les tâches courantes de gestion, de correspondance et d’organisation interne d’une entreprise.
• Secrétariat médical : Assure l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous et le suivi administratif des dossiers médicaux.
• Secrétariat juridique : S’occupe de la rédaction et du suivi des documents légaux tout en veillant au respect des procédures juridiques.
• Secrétariat commercial : Appuie les équipes de vente en traitant les commandes, les devis et la relation client.
• Secrétariat comptable : Prend en charge la gestion des factures, des paiements et des déclarations fiscales.
• Secrétariat technique : Assiste les équipes dans la gestion des documents spécifiques liés aux domaines techniques (bâtiment, industrie, etc.).
• Secrétariat à distance : Fournit des services administratifs à distance grâce aux outils numériques, apportant flexibilité et réactivité aux entreprises.

Importance du secrétariat en entreprise

Le secrétariat joue un rôle central dans le bon fonctionnement d’une entreprise en assurant la gestion administrative, l’organisation et la communication interne et externe. Il garantit le suivi efficace des dossiers, la planification des activités et le respect des procédures, permettant ainsi aux autres services de se concentrer sur leur cœur de métier. Un secrétariat efficace contribue à améliorer la productivité, l’image professionnelle de l’entreprise et facilite la prise de décision en mettant à disposition des informations structurées et accessibles.

Quelles sont les missions opérées par le secrétariat ?

La mission principale d’un secrétariat est de faire en sorte que tous les process administratifs d’une entreprise se déroulent sans accroc, faisant ainsi gagner du temps de travail aux salariés et membres de la direction.

Cet objectif est rendu possible par les secrétaires qui réalisent plusieurs missions de gestion administrative :

• Accueil client ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Réception du courrier et tri des e-mails ;
• Rédaction et mise en forme de documents ;
• Archivage de documents ;
• Traitement des démarches administratives réglementaires ;
• Prise de notes et rédaction de compte-rendu de réunion ;
• …

Dans certaines entreprises les secrétaires ne se limitent pas uniquement à des tâches de secrétariat courant, elles peuvent aussi prendre en charge ponctuellement des missions de pré-comptabilité comme la collecte d’éléments comptables, la saisie de données dans des logiciels comptables ou encore faire les déclarations annuelles.

Outils et logiciels de secrétariat

Le secrétariat repose sur divers outils et logiciels permettant d’optimiser la gestion administrative, la communication et l’organisation des tâches quotidiennes. Voici les principaux :

• Traitement de texte : Microsoft Word, Google Docs
• Tableurs : Microsoft Excel, Google Sheets
• Messagerie électronique : Outlook, Gmail
• Outils de gestion de projet : Trello, Asana
• Gestion documentaire : Google Drive, Dropbox
• CRM (Customer Relationship Management) : Salesforce, HubSpot
• Outils de visioconférence : Zoom, Microsoft Teams
• Logiciels de facturation : Sage, QuickBooks
• Agenda et planification : Google Calendar, Microsoft Outlook
• Logiciels de dictée et transcription : Dragon NaturallySpeaking

Ces outils permettent d’améliorer la productivité, d’assurer une meilleure organisation et de faciliter le travail collaboratif au sein des entreprises.

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