Qu’est-ce que le secrétariat ?

Le secrétariat désigne généralement le service d’une entreprise ou la branche d’une organisation qui regroupe les activités administratives opérées par des secrétaires. Il peut aussi désigner la fonction de secrétaire au sein d’une institution.

Ainsi, on parle :

• Du secrétariat comme l’organe administratif d’une entreprise, d’un cabinet (médical ou étude juridique) ou d’une organisation. Des secrétaires y travaillent et sont chargés de l’accueil, de la gestion du standard téléphonique, de la prise de rendez-vous, de la rédaction et du classement de documents… Aucune prise de décision n’en ressort, toutes les activités sont uniquement administratives.
• Du secrétariat général pour une présidence ou un gouvernement. Cette désignation fait référence à une fonction et n’a donc rien d’administratif (pas une fonction support). Par exemple, le secrétaire d’Etat en France est un membre du gouvernement qui exerce sous la tutelle d’un ministre.
• De tâches de secrétariat : utilisé comme une métonymie, le tout pour la partie, entendu je fais des tâches de secrétariat, je fais du secrétariat.

Le secrétariat qui nous intéresse ici est celui qui fait référence à la gestion administrative en entreprise. Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses missions ? Comment peut-il être opéré ?

Quels sont les différents types de secrétariat ?

Le secrétariat regroupe plusieurs spécialités et métiers, adaptés aux besoins de chaque secteur d’activité :

• Secrétariat administratif / Assistant administratif : gère les tâches de gestion, de correspondance et d’organisation interne d’une entreprise ou d’un service.
• Secrétariat de direction / Secrétaire de direction : assiste un ou plusieurs dirigeants dans leurs missions quotidiennes.
• Secrétariat médical / Secrétaire médicale : assure l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous et le suivi des dossiers médicaux, en cabinet ou en hôpital.
• Secrétariat juridique / Secrétaire juridique : prend en charge la rédaction et le suivi des documents légaux, en appui aux avocats ou aux services juridiques.
• Secrétariat commercial / Secrétaire commercial(e) : soutient les équipes de vente en traitant commandes, devis et relation client.
• Secrétariat comptable / Secrétaire comptable : s’occupe de la saisie des données, des factures, paiements et déclarations fiscales.
• Secrétariat technique / Secrétaire technique : accompagne les équipes dans la gestion de documents liés aux secteurs techniques (bâtiment, industrie, etc.).
• Secrétariat à distance / Secrétaire indépendant(e) : propose des services administratifs numériques, offrant flexibilité et réactivité aux entreprises.

Quelles sont les missions d’un secrétaire ?

Le secrétariat englobe l’ensemble des tâches administratives qui soutiennent les activités d’une entreprise, d’une organisation ou d’un individu. Les secrétaires sont les piliers de l’organisation, gérant efficacement l’information, le temps et les ressources.

Les missions principales d’un secrétaire incluent :

• Gestion de l’agenda et des rendez-vous : organisation des réunions, planification des déplacements, gestion des appels téléphoniques.
• Traitement du courrier et des emails : réception, tri, classement et distribution du courrier, gestion des boîtes de réception électroniques.
• Rédaction et mise en forme de documents : création de lettres, rapports, présentations et autres documents professionnels.
• Accueil et communication : accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques, communication avec les clients et les partenaires.
• Gestion administrative : classement, archivage, gestion des fournitures, suivi des budgets.

Quel salaire pour un secrétaire administratif ?

La rémunération dans les métiers du secrétariat dépend fortement de l’expérience, du niveau de responsabilité, de la localisation géographique (Paris/IDF vs province), de la taille de l’entreprise et d’une éventuelle spécialisation.

• Débutant : Un secrétaire ou assistant administratif en début de carrière peut généralement s’attendre à un salaire brut mensuel compris entre 1 800 € et 2 200 €.
• Avec de l’expérience : Après quelques années d’expérience, le salaire peut évoluer pour se situer entre 2 200 € et 2 800 € brut mensuel.
• Confirmé / spécialisé / assistant de direction : Pour des postes plus expérimentés, spécialisés (médical, juridique) ou d’assistant de direction, la rémunération peut dépasser les 2 800 € – 3 500 € brut mensuel, voire plus selon les responsabilités confiées.

Comment devenir secrétaire ? Formations et compétences requises

Accéder aux métiers du secrétariat passe souvent par une formation spécifique. Les parcours les plus courants en France incluent :

• Bac Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (anciennement Bac Pro Gestion Administration) ;
• BTS Gestion de la PME ;
• BTS Support à l’Action Managériale ;
• Des titres professionnels comme « Secrétaire Assistant » ou « Secrétaire Assistant Médico-Social ».

Compétences indispensables :

Les employeurs recherchent des secrétaires polyvalents, organisés et fiables, capables de s’adapter à un environnement de travail en constante évolution. Le métier de secrétaire, bien qu’ayant évolué avec les technologies, requiert toujours un ensemble de compétences clés :

• Savoir-faire (hard skills) : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), excellente orthographe et grammaire, techniques de classement, connaissance des bases de la gestion administrative.
• Savoir-être (soft skills) : Organisation, rigueur, polyvalence, discrétion, bon relationnel, sens du service, autonomie, gestion des priorités et résistance au stress.

Les perspectives d’emploi et évolutions de carrière

Le secteur du secrétariat offre de nombreuses opportunités d’emploi dans tous secteurs d’activité. Avec de l’expérience et la formation continue, les secrétaires peuvent évoluer vers des postes à responsabilités, tels que :

• Chef de secrétariat ;
• Assistant de direction ;
• Office manager ;
• Responsable administratif.

---

Vous souhaitez recourir à des services de secrétariat ?

Vous recherchez des secrétaires pour votre entreprise ? Officéo, spécialiste de l’externalisation administrative, vous apporte un soutien pour faire face à une charge de travail ponctuelle ou récurrente selon vos besoins. Notre solution ultra-rapide met à votre disposition sous 48h, un assistant administratif pour vous faire gagner en temps et en productivité.

Pour en savoir plus ou pour faire appel à tout moment à une secrétaire polyvalente Officéo cliquez en bas 👇

Ils nous ont fait confiance

---

Secrétaire à la recherche de missions ?

Déjà en activité ? Focalisez-vous sur votre expertise pendant que nous nous chargeons de vous mettre en relation avec les clients, au moment où vous en avez besoin, sans avoir à prospecter au préalable. Avec notre appui, élargissez votre réseau et boostez vos revenus sans efforts supplémentaires. Travailler avec Officéo permet de faire évoluer votre carrière d’indépendant : chaque semaine nous vous envoyons des offres de missions adaptées à votre profil. Nous vous apportons plusieurs avantages concrets :

• Travailler sans avoir à prospecter ;
• Sécuriser vos revenus ;
• Partager et échangez parmi une communauté de 6000 assistants sur notre plateforme ;
• Gagner en efficacité ;
• Bénéficier d’avantages négociés (assurances, masterclasses…).

Et ce, tout en restant indépendant. En outre, avec Officéo, dites adieu à la prospection, la précarité et la solitude !

Envie d’augmenter vos revenus en tant qu’assistant indépendant ? Pourquoi ne pas commencer l’aventure ensemble !

---

Questions fréquentes