[VIDEO] La gestion comptable en entreprise simplement !

 

La gestion comptable et financière en entreprise intègre des activités, processus et outils conçus pour maintenir la comptabilité d’une entreprise à jour, surveiller et améliorer sa situation financière et engager des prises de décisions comptables stratégiques (plans budgétaires, politiques d’amortissement…) basées sur des informations financières solides et fiables.

La comptabilité de votre entreprise est en retard ? Vous ne savez pas si faire appel à un expert comptable est la solution ? Ou tout simplement, vous souhaitez délivrer vos opérationnels qualifiés de tâches administratives comptables pour qu’il se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ?

Dans cet article, nous vous présentons plusieurs solutions et explicitons les facteurs à prendre en compte pour choisir la solution qui vous correspond.

 

Qu’est-ce que la gestion comptable en entreprise ?

La gestion comptable et financière d’une entreprise est essentielle pour toute organisation qui voudrait optimiser ses activités et sa croissance sans perdre un seul centime ! Elle concerne toutes les activités en lien avec la comptabilité de l’entreprise et qui témoignent de sa santé financière : collecte et saisie de données comptables, rapprochement bancaire, suivi de trésorerie, mise en place de stratégies budgétaires.

Quel est le rôle de la comptabilité dans la gestion d’entreprise ?

Loin d’être une simple contrainte administrative, la comptabilité est un outil de gestion essentiel qui joue plusieurs rôles cruciaux :

• Fluidifier les processus administratifs comptables de l’entreprise : effectuer correctement et même anticiper votre gestion comptable permet d’éviter les erreurs dans vos déclarations comptables mais aussi d’éviter les pertes de temps et dépenses inutiles qui vont souvent de pair avec la précipitation. De plus, en ayant une gestion comptable organisée, cela vous permet de simplifier vos déclarations et d’avoir accès à des aides financières plus facilement, mais aussi d’avoir une meilleure visibilité sur les processus à mettre en place ;
• Mettre en place d’une stratégie comptable : le but de la gestion comptable et financière d’une entreprise est à terme de mettre en place des plans budgétaires et financiers efficaces pour optimiser les dépenses et investissements de l’entreprise.
• Tenir à jour de l’entreprise aux yeux de la loi : enfin, réaliser la gestion comptable de son entreprise permet de respecter les obligations comptables et de se conformer à loi.

Quelle est l’importance d’une bonne gestion comptable d’entreprise ?

La gestion comptable est un pilier essentiel de la gestion d’entreprise, fournissant des informations fiables et permettant une prise de décision éclairée. Elle contribue à la transparence, à la conformité et à la performance globale de l’entreprise.

• Mesure de la performance : la comptabilité permet d’évaluer la rentabilité, l’efficacité et la performance globale de l’entreprise.
• Gestion des risques : elle aide à identifier et à anticiper les risques financiers, permettant ainsi de prendre des mesures préventives.
• Accès au financement : des états financiers fiables sont indispensables pour obtenir des prêts bancaires ou attirer des investisseurs.
• Pérennité de l’entreprise : une gestion comptable rigoureuse contribue à la stabilité financière et à la pérennité de l’entreprise.

Quels sont les risques d’une mauvaise gestion comptable ?

En cas de retard dans vos déclarations ou de non-respect des obligations comptables, votre entreprise risque, en fonction de sa taille et de son chiffre d’affaires, des sanctions administratives. Dans une moindre mesure, en commettant des erreurs de saisies, vous risquez de vous retrouver avec des statistiques erronées et donc de prendre de mauvaises décisions pour vos plans financiers.

Comment assurer une bonne gestion comptable ?

Une gestion comptable rigoureuse est à la portée de toutes les entreprises, à condition de suivre quelques bonnes pratiques :

• Soyez organisé et méthodique : Classez vos documents (factures, relevés bancaires) de manière chronologique et rigoureuse. Mettez en place des processus clairs pour la saisie et le suivi.
• Tenez votre comptabilité à jour : N’attendez pas la fin de l’année pour tout traiter. Une saisie régulière (hebdomadaire ou mensuelle) évite les erreurs, les oublis et permet d’avoir une vision en temps réel de votre situation.
• Séparez les finances personnelles et professionnelles : Ouvrez un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle pour faciliter le suivi des flux financiers.
• Suivez votre trésorerie de près : Anticipez les entrées et sorties d’argent pour éviter les découverts et optimiser la gestion de vos liquidités.
• Respectez les échéances : Soyez vigilant quant aux dates limites pour vos déclarations fiscales et sociales et le paiement de vos impôts et cotisations.
• Formez-vous ou faites-vous accompagner : Si vous gérez votre comptabilité en interne, assurez-vous de maîtriser les bases. Sinon, n’hésitez pas à déléguer.

Quelles sont les missions de la gestion comptable ?

Les missions comptables peuvent être classées en trois catégories qui ne nécessitent pas les mêmes qualifications :

• Des missions de soutien administratif ou de pré-comptabilité (sans imputation comptable) : ces missions peuvent être réalisées par un salarié de l’entreprise mais aussi par un assistant externe. Ces missions comportent des tâches comme le classement de documents, la saisie de données comptables, la gestion de notes de frais, la préparation des déclarations annuelles, le suivi de trésorerie, le pointage comptable ou encore les rapprochements bancaires… Ce sont des tâches qui facilement optimisables et externalisables ;
• Des missions qui servent la conformité légale de l’entreprise : elles permettent de justifier les opérations comptables de l’entreprises aux yeux de l’était et sont obligatoires. Elles peuvent être réalisées par un salarié interne à l’entreprise ou bien un expert comptable (et si besoin un expert aux comptes) : déclarations annuelles, déclaration TVA, expertise et dépôt des comptes, tenue des journaux et livres comptables…
• Des missions de conseil et planification : ces missions permettent d’interpréter les données comptables obtenues et de mettre en place
• des plans budgétaires qui tendent à optimiser les dépenses et investissements de l’entreprise. Elle sont réalisées par des postes très qualifiés tels que l’expert comptable ou encore le commissaire aux comptes. On parle alors de missions comme l’audit comptable, la rédaction de rapports financiers, le calcul de rentabilité, l’élaboration des budgets, la mise en place de politiques budgétaires…

Quelle est la meilleure solution pour ma gestion comptable ?

Vous avez besoin d‘aide pour opérer votre comptabilité et votre gestion financière ? En fonction de votre besoin (volume horaire, complexité des tâches…) il existe plusieurs solutions qui comportent avantages et inconvénients. Ci-dessous, nous vous les détaillons :

Le salariat

Vous pouvez tout à fait embaucher un comptable ou un assistant comptable pour réaliser votre comptabilité en interne. C’est une solution qui vous sera bénéfique si la comptabilité occupe un grand volume horaire de votre activité (idéalement un temps plein) et que vous avez les moyens de rajouter un salarié sur votre masse salariale. Notez qu’un CDI à l’année coûte à l’entreprise 40% de plus que le salaire brut qui est versé (sans compter le coût du recrutement, ni de l’intégration/formation).

L’intérim

L’intérim est plutôt une solution temporaire pour votre comptabilité. En effet, les salariés en intérim, bien qu’ils fassent partie de votre masse salariale, ne peuvent effectuer que des tâches de pré-comptabilité. De plus, les profils ne sont que souvent très peu qualifié et pas forcément adapté à votre besoin. Aussi, il existe encore dans l’intérim un risque de no-show assez important.

Le prestataire de services

Par prestataire de services, on entend travailleur indépendant (freelance). Il en existe plusieurs types :

• l’assistant comptable indépendant : puisqu’il est externe à votre entreprise, il ne pourra vous apporter qu’un soutien administratif et comptable. Y faire appel est un très bon choix stratégique si vous n’avez pas les ressources nécessaires en interne, et que vous souhaitez une alternative flexible qui s’ajuste à votre volume de besoin. De plus, étant donner qu’il travaille sur un contrat de prestation, vous n’aurez pas de charges patronales à payer. Cependant, faire appel à un freelance indépendant peut poser quelques problèmes : vous n’avez aucun moyen de prouver son expertise, à moins de le tester par vous-même, ni d’évaluer son travail et sa fiabilité.
• L’expert comptable et le commissaire aux comptes : vous serez obligés, si votre entreprise continue à grandir, de faire appel un jour à un expert-comptable (qui peut avoir le titre de commissaire aux comptes). Ce sont deux professions qui travaillent à leur compte et dont les honoraires sont très élevés car ils opèrent des missions hautement qualifiées et à valeur juridique. C’est pourquoi, lorsque vous faites appels à eux, définissez bien votre besoin pour ne pas qu’ils aient à réaliser des missions de comptabilité courante, au détriment de celles à forte valeur ajoutée.

L’entreprise prestataire de services

Faire appel à une entreprise prestataire de services est très utile si vous souhaitez allier la flexibilité du freelance avec l’expertise et la fiabilité d’un salarié, tout en complétant le travail de votre expert-comptable. En effet, ces entreprises se basent sur le travail d’assistants indépendants tout en vous assurant un profil expert, mais surtout un suivi des interventions qui ont lieu dans votre entreprise.

Solution	Flexibilité	Expertise	Fiabilité	Rentabilité et coûts
Salariat	Présence continue, adaptation fine aux process internes. Rigidité contractuelle (horaires fixes, type de contrat), difficulté à ajuster le temps de travail selon les fluctuations de charge.	Montée en connaissance interne, connaissance approfondie de l’entreprise. Nécessite parfois une formation continue et dépend d’un seul profil. Si profil junior, expérience limitée.	Contrôle direct et supervision interne, processus maitrisés. Risque d’erreur ou d’absence (plus ou moins prolongée), dépendance à une seule personne.	Rentable si le volume justifie un temps plein, stable sur le long terme. Faible rentabilité si le travail est intermittent, coût élevé pour une petite ou moyenne structure selon la charge. Salaire brut + 40% de charges patronales. Coût de recrutement + coûts de formation.
Intérim	Très flexible pour une courte période, mise à disposition rapide. Pas optimal pour une charge régulière. Missions limitées.	Très dépendante du profil, parfois intéressants pour du tri et de l’administratif basique. Les profils restent souvent peu qualifiés et pas adaptés à la gestion comptable complète.	Durée de contrat définie. Risque de no-show élevé. Engagement et implications variables et aléatoires selon profil.	Rentable pour absorber un pic d’activité ponctuelle. Coût réel plus élevé qu’un salarié pour des taches limitées. Aucune valeur ajoutée stratégique. Tarif horaire : 20 à 35 €/h pour la pré-comptabilité.
Prestataire de service (freelance)	Très flexible, adaptable au volume d’activité. Pas d’engagement trop long. Disponibilité variable selon planning.	Selon le profil, possibilité d’avoir de bonnes compétences. Niveau hétérogène, peu de capacité à vérifier l’expertise avant le début de la mission.	Engagement contractuel simple. Dépend d’une seule personne, pas de remplaçant. Risque de délais non tenus.	Rentable pour des petites charges récurrentes ou ponctuelles, payé à la prestation. Cher pour des gros volumes. Les risques d’incohérence ou de mauvaise qualité rajoute des coûts indirects. Taux horaires : 35 à 60€/h
Prestataire de service (expert comptable)	Intervention à la demande, missions cadrées, pas d’engagement à plein temps. Pas flexible pour les taches quotidiennes ou administratives, calendrier légal ou fiscal strict.	Très haut niveau d’expertise, compétence et valeur juridique. Intervient peu sur l’opérationnel, coûteux pour des taches simples.	Profession réglementée, responsabilité engagée. Réponses moins rapides, pas de comptabilité courante.	Indispensable pour certaines obligations légales. Peu rentable sur les taches de base. Taux horaire : 80 à 150€/h Missions annuelles : 1 500 à 5 000€ selon la taille de l’entreprise. Pour un commissaire aux comptes : 5 000 à 15 000€ par an.
Entreprise prestataire (Officéo)	Très flexible pour les interventions ponctuelles et récurrentes. Ajustable au volume. Pas d’engagement long terme, pas de charges.	Profils qualifiés, expertise vérifiée. Possibilité de faire intervenir plusieurs profils si besoin.	Suivi et contrôle qualité par l’entreprise prestataire. Remplacement possible en cas d’absence et continuité du service.	Facturation uniquement sur les heures consommées. Très rentable pour les missions fractionnées et/ou avec des besoins variables. Tarifs Officéo : Récurrent (à partir de 12h/mois) : 38€/H Ponctuel (stop&go) : 42€/H Premium (Bilingue, juridique, RH…)  : 50€/H

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Officéo, le meilleur compromis

Officéo est un service d’externalisation en assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers de secrétariat et de la comptabilité. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser cette fonction ? Pas de soucis, votre contrat de prestation est modulable à tout moment. En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant une continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre besoin : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coût rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Vous êtes intéressé par notre service :

 

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : Sur le plan qualitatif, la solution Officéo est un véritable gain de temps et un gage de qualité. La comptabilité et les RH traitent des sujets très sensibles et pointus, surtout dans le contexte actuel. Ainsi, avoir une assistante experte et adaptée à notre degré d’exigence est très appréciable.

[…] Sur le plan quantitatif, du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité, de libérer plus de60% du temps qualifié.

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Officéo, comment ça marche ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Questions fréquentes