Comptabilisation notes de frais ➤ Mode d’emploi + modèle gratuit

La comptabilisation des notes de frais peut généralement sembler une tâche chronophage et compliquée. Néanmoins, la gestion des notes de frais est importante et essentielle dans l’entreprise. Dans cet article, retrouvez les principes de base de la comptabilisation des notes de frais, les différentes méthodes et étapes concrètes.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les notes de frais sont des dépenses professionnelles qui sont payées par les employés ou les cadres de l’entreprise et ensuite remboursées par celle-ci. Elles ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales. 

Les principes de base de la comptabilisation des notes de frais

Quelles sont les dépenses concernées par les notes de frais ?

Les notes de frais concernent les dépenses professionnelles que les employés ou les cadres de l’entreprise peuvent engager dans le cadre de leur travail. Ces frais peuvent comprendre les coûts de déplacement, les frais d’hébergement (hôtel, location de logement, etc.), les dépenses de restauration, les coûts de communication (téléphone, Internet, etc.), les frais de formation ou de séminaire, les dépenses de représentation, les frais de matériel ou de fournitures de bureau, et bien d’autres encore, en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.

Les règles à respecter pour la comptabilisation des notes de frais

• Les notes de frais doivent être justifiées par une pièce justificative originale (facture, ticket de caisse, note d’hôtel, etc.), qui mentionne clairement la nature et le montant de la dépense.
• Les notes de frais doivent être enregistrées dans un compte spécifique de la comptabilité, qui permet de distinguer ces dépenses des autres charges de l’entreprise.
• Les notes de frais doivent être imputées sur le bon compte comptable, en fonction de leur nature (déplacement, restauration, hébergement, etc.) et de leur TVA.
• Les notes de frais doivent respecter les limites et les plafonds prévus par la législation en vigueur et les règles internes de l’entreprise (par exemple, les politiques de remboursement des frais de déplacement).
• Les notes de frais doivent être remboursées dans un délai raisonnable, conformément aux accords conclus avec les salariés ou les cadres de l’entreprise.

Les comptes à utiliser pour la comptabilisation des notes de frais

La comptabilisation des notes de frais est une tâche importante dans la gestion comptable d’une entreprise. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des comptes spécifiques afin de suivre de manière efficace les dépenses engagées par les salariés.

Les comptes de charges

• Compte 6255 : Frais de déplacement
  Ce compte est utilisé pour enregistrer les dépenses liées aux déplacements professionnels effectués par les salariés de l’entreprise. Il peut s’agir de frais de transport (billets de train, d’avion, etc.), de repas ou encore d’hébergement.
• Compte 6256 : Frais de représentation
  Ce compte est utilisé pour enregistrer les frais engagés lors de déjeuners, dîners ou autres événements professionnels organisés par l’entreprise.
• Compte 6257: Frais de mission
  Ce compte est utilisé pour enregistrer les dépenses liées aux missions professionnelles effectuées par les salariés de l’entreprise. Il peut s’agir de frais de transport, d’hébergement, de repas ou encore de frais divers (photocopies, téléphone, etc.).
• Compte 6258: Frais divers
  Ce compte est utilisé pour enregistrer toutes les autres dépenses qui ne peuvent pas être classées dans les autres comptes spécifiques. Il peut s’agir, par exemple, de frais d’abonnement à des magazines professionnels, de frais de formation ou encore de frais de santé.

Les différentes méthodes pour comptabiliser les notes de frais

La méthode de la comptabilisation individuelle

La méthode de comptabilisation individuelle est une technique de comptabilisation des notes de frais qui consiste à enregistrer chaque dépense de manière individuelle, en créant une écriture comptable distincte pour chaque note de frais. Cette approche permet de suivre précisément les dépenses engagées par chaque employé ou cadre de l’entreprise, et de mieux contrôler le respect des limites et des plafonds de remboursement fixés par les règles fiscales et internes de l’entreprise.

Néanmoins, cette méthode peut être assez longue et compliquée à mettre en place, surtout si le nombre de notes de frais est important. Elle peut générer un grand nombre d’écritures comptables, ce qui peut rendre la comptabilité plus difficile à lire et à analyser. C’est pourquoi certaines entreprises prennent d’autres approches pour comptabiliser les notes de frais, comme la méthode de comptabilisation globale.

La méthode de la comptabilisation globale

La méthode de la comptabilisation globale est une approche de comptabilisation des notes de frais qui permet de simplifier la gestion comptable des dépenses professionnelles. Cette méthode consiste à enregistrer l’ensemble des dépenses de frais professionnels engagées par les employés ou les cadres de l’entreprise dans une seule écriture comptable, ce qui réduit le nombre d’écritures à réaliser.

Pour mettre en place cette méthode, l’entreprise doit définir des règles précises pour la gestion des notes de frais, comme le plafond de remboursement pour chaque type de frais professionnel. Elle doit également garantir la conformité des remboursements avec les règles fiscales.

Cette méthode permet une gestion plus efficace des notes de frais, mais nécessite une organisation rigoureuse pour éviter les erreurs ou les fraudes.

Modèle d’une note de frais PDF à télécharger gratuitement 

Date de la dépense	Description	Motif	Mode de règlement	Justificatifs	Montant HT	MontantTVA	Commentaires
JJ/MM/AA	Repas (déjeuner)	Repas professionnel	Carte bancaire	Ticket de caisse	XX €	XX €	Liste des personnes restaurées
JJ/MM/AA	Ex. Déplacement	Conférence des PME	Espèces	Reçu	XX €	XX €	Distance parcourue (km)
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X
JJ/MM/AA	X	X	X	XX €	XX €	XX €	X

 

La note de frais doit être sous forme de tableau et contenir impérativement plusieurs informations :

• Le logo de l’entreprise
• La dénomination sociale de l’entreprise
• L’adresse de l’entreprise (numéro et rue, code postal, ville)

• L’identité et les coordonnées du salarié
• La date
• La nature de la dépense
• L’identité et les coordonnées du marchand
• Le montant HT et TTC
• La description des frais engagés

Généralement, les notes de frais sont réalisées sur Excel. Avec l’option de calculs programmés, vous passerez moins de temps à faire une note de frais. 

Les étapes de la comptabilisation des notes de frais

Collecte de justificatifs

Cette étape consiste à relever les justificatifs de dépenses. Ces justificatifs peuvent prendre la forme de factures, de tickets de caisse ou de notes d’hôtel, selon le type de frais engagé. Il est crucial que ces justificatifs soient conservés et archivés de manière systématique, afin de garantir une traçabilité optimale des dépenses.

Enregistrement des notes de frais dans la comptabilité

Cette étape consiste à enregistrer les notes de frais dans la comptabilité de l’entreprise. Selon la méthode de comptabilisation choisie (individuelle ou globale), les notes de frais peuvent être enregistrées sous forme d’une écriture comptable unique ou d’un ensemble d’écritures comptables individuelles. Il est important que ces écritures soient réalisées avec rigueur et précision, afin de garantir l’exactitude des données comptables de l’entreprise.

Remboursement des notes de frais

Cette étape consiste à rembourser les frais engagés par les employés ou les cadres de l’entreprise. Selon les règles de l’entreprise, ce remboursement peut prendre la forme d’un remboursement direct ou d’un remboursement sur note de frais. Dans tous les cas, il est crucial que le remboursement soit effectué dans les délais impartis et en respectant les règles fiscales.

La comptabilisation des notes de frais est un processus complexe et crucial dans la gestion financière d’une entreprise. Pour garantir son efficacité et sa conformité, il est important de suivre un processus organisé, en respectant les règles fiscales en vigueur et en réalisant les écritures comptables avec rigueur et précision.

En conclusion, la comptabilisation des notes de frais est une tâche essentielle pour les entreprises, qui permet de mieux contrôler les dépenses professionnelles et d’en assurer la conformité avec les règles fiscales en vigueur. Pour cela, il est important de respecter les principes de base de la comptabilisation des notes de frais, tels que la justification des dépenses, l’enregistrement dans un compte spécifique de la comptabilité, l’imputation sur le bon compte comptable, le respect des limites et des plafonds de remboursement et le remboursement dans un délai raisonnable.

Peut-on déduire la TVA sur les notes de frais ?

En règle générale, la déduction de la TVA sur les notes de frais n’est pas possible, car la elle a déjà été payée lors de l’achat initial des biens ou services. Les notes de frais sont généralement remboursées sur la base du montant toutes taxes comprises (TTC), qui inclut déjà la TVA. Certaines exceptions peuvent exister, notamment pour les frais de restauration lors des déplacements professionnels. Il est recommandé de consulter un expert-comptable ou de se référer aux réglementations fiscales en vigueur pour obtenir des informations précises sur la déductibilité de la TVA sur les notes de frais.

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Pour aller plus loin

• Les 10 règles pour un suivi de budget en or
• Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de notes de frais ?

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Questions fréquentes