[Gestion des notes de frais] Comment s’y prendre ?

Les dépenses professionnelles sont inévitables dans l’entreprise afin que les collaborateurs puissent contribuer au développement de l’activité.  Ces dépenses peuvent apparaître dans plusieurs formats, elles sont relatives à l’hébergement, aux déplacements professionnels, à la restauration ou aux voyages d’affaires.

Ces frais doivent être remboursés s’ils respectent bien certains critères et s’ils sont effectués dans le cadre de l’activité professionnelle de l’entreprise.

Mais comment rembourser ces dépenses professionnelles et faciliter la gestion globale ? Ainsi, comment faire pour optimiser la gestion des notes de frais afin de faciliter le remboursement de ces dépenses professionnelles.

Retrouvez toutes les informations nécessaires pour la maîtrise des notes de frais et leur optimisation.

Définition d’une note de frais

Une note de frais peut être soit un document papier, soit un fichier numérique qui regroupe toutes ls lignes de dépenses que l’employeur devra rembourser. La note de frais ne comporte pas un modèle type, elle peut changer d’une entreprise à une autre selon les besoins et les règles internes de cette dernière. Il s’agit, par ailleurs, d’un document officiel qui permet de rembourser les dépenses professionnelles réalisées par un collaborateur. Les notes de frais quand elles sont bien gérées peuvent assurer la bonne gestion de la comptabilité dans l’entreprise d’où toute son importance.

Comment établir une note de frais ?

L’établissement des notes de frais dépend de chaque entreprise, il n’y a donc pas de modèle officiel à suivre ou à copier. Toutefois, pour une gestion plus efficace, il est recommandé pour les entreprises d’établir un seul modèle à partager avec tous les collaborateurs. Bien qu’il n’y ait pas de modèle officiel de notes de frais, certains éléments restent indispensables pour l’établissement d’une note de frais. Ces éléments sont nécessaires en cas de contrôle du fisc ainsi que pour pouvoir justifier les dépenses des collaborateurs et les remboursements effectués par l’entreprise. En plus d’être datée et nominative, une note de frais doit comporter différents champs à remplir par le collaborateur qui aura effectué l’avance des frais. On doit y retrouver : la date et le lieu, le montant, le motif et le montant de la TVA. L’entreprise peut refuser une note de frais lorsqu’elle n’est pas accompagnée d’un justificatif de frais. Une note de frais est valable uniquement quand celle-ci est justifiée par une facture, un ticket de caisse ou un reçu.

Les types de remboursements

Les frais professionnels peuvent se faire de deux manières différentes selon le type choisi, à savoir le remboursement réel ou la déduction forfaitaire. Il revient à l’employeur de choisir quelle méthode utiliser pour rembourser son salarié.

1- La méthode des frais réels

La méthode des frais réels consiste en un remboursement réel à faire aux collaborateurs à hauteur des frais engagés. Les dépenses engagées sont justifiées grâce à des notes de frais qui regroupent toutes les dépenses réalisées par le salarié ou l’employeur. Ces dépenses sont diverses et variées et elles concernent principalement :

• Le logement ;
• Les déplacements et tout ce qu’ils impliquent ;
• Les repas d’affaires ou pris dans le cadre de la mission ;
• Les fournitures de bureau et les consommables.

Il existe d’autres typologies de frais remboursables par l’employeur mais ceux-ci doivent être justifiés par des factures.

2- La méthode du forfait

La méthode du forfait est un type de remboursement par forfait ou ce que l’on appelle « déduction forfaitaire ». Pour ce type de remboursement, l’employeur rembourse la même somme sans tenir compte du montant total des frais engagés. Dans ce genre de cas, le salarié n’est pas dans l’obligation de justifier les frais engagés, mais il est tenu d’expliquer les raisons pour lesquelles les frais ont été dépensés. Les remboursements par forfait concernent :

• Un salarié obligé de se restaurer sur son lieu de travail ;
• Les frais de repas d’un salarié en déplacement qui ne peut pas rejoindre son domicile ou son lieu de travail ;
• Le logement pour une durée de maximum 3 mois ;
• Les frais de déplacement en prenant en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue.

Quels frais peuvent être remboursés par l’entreprise ?

Il n’existe pas une liste qui récapitule les dépenses remboursables par l’entreprise. Le collaborateur doit toutefois respecter les règles fixées par l’employeur car chaque entreprise possède une politique de dépenses. 

Il est important de bien l’avoir en tête avant d’engager vos frais. 

Parmi les principaux frais qui peuvent être engagés par les salariés dans le cadre de leur travail et dans l’intérêt de l’entreprise, on retrouve : 

• Les frais de repas ;
• Les frais d’hébergement ;
• Les frais kilométriques ;
• Les frais de transport.

Le délai de remboursement d’une note de frais

Le traitement de la demande de remboursement prend un mois si les conditions relatives au remboursement sont respectées, à savoir une note de frais accompagnée d’un justificatif pour une dépense professionnelle, Toutefois, différentes étapes peuvent rendre le délai de remboursement un peu long à compter de la date de complétion de la note de frais jusqu’au remboursement. Car il ne faut pas oublier que les dépenses doivent être approuvées par le manager, ensuite contrôlées par la comptabilité pour enfin voir le remboursement effectué. Légalement, les salariés sont remboursés dans un délai qui ne va pas au-delà de 5 ans.

Les notes de frais : quels sont les risques ?

La fraude des notes de frais

En effet, des méthodes pour tricher sur les notes de frais sont utilisées, selon une étude réalisée par la société KDS, par 60% des collaborateurs. La fraude aux notes de frais sont est très répandue, certains employés font passer une dépense personnelle pour une dépense professionnelle afin de bénéficier d’un remboursement plus intéressant.

Limiter la fraude des notes de frais

Afin de limiter la fraude liée aux notes de frais, il est primordial de cadrer les dépenses professionnelles en fixant des règles fixes à respecter :

• Consacrer le budget nécessaire pour les dépenses à effectuer et fournir un justificatif pour chacun des frais ;
• Organiser au préalable les déplacements professionnels : dates, nombre de personnes…etc. ;
• Fixer des limites pour les délais et les remboursements ;
• Mettre en place une solution de gestion des notes de frais qui permettra de réunir toutes les dépenses professionnelles et de d’automatiser le reporting et le suivi des notes de frais.

Comptabilisation des notes de frais

La comptabilisation des notes de frais est primordiale afin de garantir une bonne gestion des notes de frais et d’éviter les redressements avec l’URSSAF. L’enregistrement des notes de frais signifie l’écriture comptable au débit dans un compte de classe 6 et cela s’applique que ce soit pour le remboursement des frais réels ou par déduction forfaitaire. Les remboursements à effectuer pour les employés de l’entreprise doivent figurer dans le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » afin que le bilan soit équilibré.

Gagner en productivité par une meilleure gestion des notes de frais

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Pour aller plus loin

• Les 10 règles pour un suivi de budget en or
• Comment dématérialiser mes notes de frais ?
• Les règles à suivre pour bien gérer ses notes de frais
• Quels sont les meilleures applications de gestion de notes de frais ?

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Questions fréquentes