Pourquoi externaliser ? ▷ 2 principales raisons pour les entreprises
-comment se préparer pour une telle organisation ?-
Pourquoi externaliser ? Telle est la question que se posent les entreprises. Économies d’échelle, réduction des coûts, gains de performances, recentrage sur le cœur de métier : les grandes entreprises et les PMI peuvent considérer la stratégie d’externalisation à un moment clé de la croissance d’entreprise.
Quelles sont les raisons de l’externalisation ?
Les raisons d’économies d’échelle et de réduction des coûts sont fortement ancrées dans les motivations des décideurs en entreprise. Toutefois, elles ne sont pas les seules à expliquer ce choix pour cette forme d’organisation.
- Le cabinet Ernst & Young démontre dans ses études que l’optimisation des performances globales de l’entreprise et l’accès à des compétences spécifiques constituent des leviers tout aussi importants ;
- Dans les faits, force est de constater qu’au delà des économies supposées ou réalisées, l’entreprise donneuse d’ordre souhaite avant tout atteindre un niveau d’excellence qu’il aurait été impossible à atteindre en se reposant sur les métiers en interne seuls ;
- L’accès à une expertise spécialisée externe qui sert à améliorer la qualité des services ;
- Le gain de flexibilité et de productivité grâce à une exécution plus rapide ainsi que la concentration de l’entreprise sur son cœur de métier ;
- La réduction des investissement en capital ;
- La réduction des risques liés à la gestion de certaines fonctions et certaines tâches ;
- L’optimisation des processus grâce à l’adoption de meilleures pratiques.
Il est important de noter que les raisons de l’externalisation peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
Pourquoi externaliser ? L’exemple de Puma
Le fabricant d’articles de sport Puma a externalisé le transport, la production et la distribution de ses produits auprès de 80 prestataires différents. Communiquant avec le système informatique du siège, ils sont arrivés à une division par trois des coûts. Les retards de livraison ont été réduits, les ventes ont progressé.
Par ailleurs, les coûts environnementaux s’en sont trouvé amoindris. En effet « si Puma avait dû supporté les coûts environnementaux de ses propres activités ainsi que ceux de ses fournisseurs, ses revenus auraient chuté de plus de deux tiers » (Source : Financial Times, 2013).
Certains secteurs industriels sont plus ou moins concernés que d’autres par l’externalisation, notamment lorsque des compétences très spécifiques sont impliquées, comme les technologies de l’information ou dans des secteurs concurrentiels. C’est le cas par exemple de l’industrie pharmaceutique, où l’externalisation est un vrai levier pour conquérir des parts de marché.
Les fonctions dites « périphériques » d’une entreprise sont plus généralement considérées. Citons par exemple les services de gardiennage, de nettoyage ou de restauration, qui peuvent faire l’objet d’une sous-traitance. Les fonctions spécifiques comme la logistique ou l’informatique sont elles aussi largement externalisées.
Est-ce que tous les secteurs sont compatibles avec l’organisation ?
Théoriquement, oui. Des tâches administratives à la fonction d’expert-comptable, en passant par la relation client, la supply chain, la gestion des ressources humaines et bien d’autres encore. Cependant, des précautions sont à prendre dans le cadre d’une opération d’externalisation. Les fonctions faisant parti de l’activité principale de l’entreprise donneuse d’ordres sont à distinguer des fonctions secondaires. La première n’est pas externalisable. Une sélection se fait encore selon le marché, la concurrence, les risques, et les objectifs de l’entreprise.
Quand externaliser ?
Dans certaines situations, l’infogérance se fait sous forme de « mouroir » : l’entreprise choisi de confier à l’extérieur des systèmes en fin de carrière pour se concentrer sur la mise en place de nouveaux systèmes. Ces nouveaux systèmes destinés à les remplacer, le type de contrat d’externalisation est donc temporaire.
Est-ce là pourtant le seul bon moment pour considérer l’externalisation en entreprise ? Loin de là, car il s’agit d’une stratégie que chaque entreprise peut s’approprier pour répondre à des impératifs et des objectifs marqués dans le temps.
Une entreprise peut faire le choix d’une externalisation d’exploitation. Elle demande à un prestataire de service de gérer par exemple un parc d’ordinateurs et d’en assurer la maintenance. Cette forme d’externalisation est choisie par les PME n’ayant pas encore les ressources pour avoir une gestion aussi cruciale en interne.
Avec une externalisation applicative, l’entreprise confie à un prestataire l’ensemble d’un service et ses applications pour se concentrer son activité principale. Ceci survient quand l’entreprise donneuse d’ordre souhaite entièrement se décharger de cette gérance. Les structures procèdent souvent par étapes. Une fonction est d’abord déléguée, et en cas de succès une autre, et ainsi de suite.
Comment externaliser ?
Il arrive que des entreprises ayant fortement externalisé fassent après marche arrière. La principale cause est le manque de préparation. Dans beaucoup de situations, soit l’entreprise a mal identifié les objectifs, ou n’a pas su trouver le bon fournisseur et les bénéfices attendus n’ont pas été atteints. Il peut arriver que la baisse des coûts ait été considérée avec trop d’importance.
La rigueur dans le choix d’un prestataire externe et le suivi régulier des contrats sont la clé d’une infogérance réussie. En effet, après la signature des contrats, des problèmes peuvent guetter les TPE et PME. Il est impératif de suivre au quotidien le travail des prestataires. Cette vigilance doit être redoublée quand l’entreprise est de petite taille, car le rapport de force n’est pas toujours de son côté. Les sociétés de services ont tendance à réserver les compétences les plus pointues aux plus grosses structures.
Afin de garder la maîtrise d’ouvrage, l’entreprise peut organiser une réunion hebdomadaire pour faire le point. De nombreuses entreprises n’ont pas toujours le temps, ou les compétences suffisantes en interne pour suivre les contrats. Elles ne doivent alors externaliser à un ou des sous-traitants que les fonctions qu’elles sont capables de maîtriser.
Quelles activités externaliser en entreprise ?
Quasi toutes les activités et les fonctions support peuvent faire l’objet d’une externalisation en entreprise, on cite :
- La gestion des ressources humaines : recrutement, administration de la paie, formation, etc.
- La comptabilité et la finance : tenue des comptes, préparation des déclarations fiscales, gestion des factures, etc.
- Le service client : assistance téléphonique, support en ligne, gestion de la relation client, etc.
- La gestion de la chaîne d’approvisionnement : logistique, entreposage, transport, etc.
- Le marketing et la communication : gestion des médias sociaux, création de contenu, relations publiques, etc.
- La gestion de projet : coordination, planification, suivi, etc.
- Les processus administratifs : classement et archivage des documents, gestion du courrier, secrétariat, etc.
Cependant, il convient de noter que chaque entreprise a des besoins et des priorités spécifiques, et les activités à externaliser peuvent varier en conséquence. Il est essentiel d’évaluer attentivement les avantages et les inconvénients de l’externalisation pour chaque fonction avant d’envisager à externaliser.
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Comment ça marche ?
Élaboration d’un plan stratégique.
Sélection du prestataire.
Rédaction du contrat.
À vos marques, prêts, externalisez !
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
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Le recouvrement amiable en 3 points
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❓ Est-ce que tout secteur peut être externalisé ?
Théoriquement, oui. Des tâches administratives à la fonction d’expert-comptable, en passant par la l’ADV, la gestion des achats, la gestion RH etc. Cependant, il est nécessaire de prendre ses précautions lors d’une opération d’externalisation et de prendre en considération la situation de son entreprise et son activité.
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💡 Pourquoi les entreprises externalisent-elles leur production ?
Les entreprises externalisent leur production pour plusieurs raisons, notamment : la réduction des coûts, l’accès à l’expertise, le gain de flexibilité et de productivité, la concentration sur le cœur de métier, la réduction des risques.
Il est important de noter que l’externalisation de la production présente également des défis potentiels. Les entreprises doivent donc peser le pour et le contre avant de prendre une décision d’externalisation. -
💪 Pourquoi avoir recours à l’externalisation ?
Les entreprises ont recours à l’externalisation afin de bénéficier d’une expertise spécialisée, réduire leurs coûts et se concentrer sur leur cœur de métier. Aussi, les entreprises sont convaincues par l’externalisation pour le gain de flexibilité et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle que celle-ci leur permet.
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