Quel est le meilleur moment pour externaliser sa logistique ?
En entreprise, il faut concentrer les ressources humaines et matérielles sur les activités à grande valeur ajoutée pouvant aider à la croissance de celle-ci. Les tâches qui mobilisent d’importantes ressources et qui nécessitent beaucoup de temps peuvent être externalisées.
Parmi celles-ci, il y a la logistique. L’externalisation de la logistique est une stratégie d’optimisation des performances que de nombreuses sociétés utilisent depuis plusieurs années. Même si elle suscite certaines questions et craintes, elle permet, lorsqu’elle est bien faite, de réaliser des économies et de gagner du temps.
Je souhaite externaliser une fonction support
Quand externaliser sa logistique ?
Externaliser sa chaîne logistique, c’est confier tout ou partie des tâches relatives à cette branche dans l’entreprise. Le donneur d’ordre peut ainsi confier au prestataire externe des missions comme :
- La gestion des stocks ;
- L’entreposage in-situ ;
- L’entreposage dédié chez le prestataire ;
- L’entreposage mutualisé chez le prestataire ;
- Le stockage ;
- La réception ;
- La préparation des colis ou commandes ;
- L’expédition.
Le donneur d’ordre choisit un prestataire de confiance et lui délègue une partie de ses compétences et services logistiques. Le professionnel en externe devient par conséquent un véritable partenaire contribuant à la bonne évolution de la société à travers la gestion des flux logistiques. Une société peut alors ressentir le besoin de recourir à la solution d’externalisation lorsqu’elle fait face à certaines situations.
Externaliser pour combler un manque d’expertise en interne
La gestion des activités logistiques n’est pas seulement chronophage, elle demande des compétences selon le type d’objets à traiter. Les prestataires externes sont des spécialistes, ils proposent des services généralement sur mesure faisant preuve d’une bonne expertise. Ils sont constamment en veille sur leurs activités, ce qui leur permet d’être à l’affut des nouvelles technologies et méthodes logistiques.
Externaliser pour améliorer la fiabilité de son entreprise
Pour éviter les erreurs liées à la gestion de la logistique, il peut être important d’adopter des méthodes logistiques efficaces. Le prestataire externe est en mesure de proposer des prestations de qualité respectant le processus idéal d’adaptation des emballages et de conditionnement. Il mesure les anomalies et la qualité des échanges informatiques.
Externaliser pour être plus flexible
Certaines périodes de l’année entrainent d’importants pics d’activités. L’entreprise peut très vite se retrouver dans l’incapacité de gérer toutes les commandes qu’elle reçoit. S’appuyer sur un prestataire compétent lui permet alors de gérer convenablement les changements de volumes. Le professionnel en externe peut mettre à disposition ses équipements de dernière génération et son personnel formé aux nouvelles méthodes de supply chain.
Externaliser pour réduire les coûts
Pour les entreprises, petites, moyennes ou grandes, l’aspect financier est déterminant pour leur croissance. Elles doivent alors trouver le moyen le plus fiable pour préserver leur notoriété, proposer des services de qualité tout en limitant les dépenses. Avec l’externalisation de la logistique, elles y arrivent. Le prestataire extérieur est en mesure de proposer des coûts très peu élevés pour la préparation de commandes par exemple. Les sous-traitants mutualisent en effet leurs ressources matérielles, leur main d’œuvre ainsi que leurs moyens de transport.
Les avantages de l’externalisation de la logistique
Externaliser sa logistique a de nombreux avantages dans la mesure où la société donneuse d’ordre réalise un important gain de temps. Elle arrive aussi à réduire ses dépenses.
D’abord, le donneur d’ordre réduit les risques pour son entreprise et pour ses employés. Il s’éloigne de certaines contraintes. Par exemple, il n’a plus à s’occuper de tous les processus de recrutement, formations et remplacement du personnel. Il réduit par conséquent ses charges sociales et sa charge salariale en remplaçant les dépenses fixes par des dépenses variables. Ses employés sont à l’abri des matières dangereuses relatives la gestion logistique et transport.
Ensuite, l’entreprise donneuse d’ordre se donne les moyens de se focaliser sur son cœur de métier. Elle se concentre sur sa pleine croissance et sur sa stratégie marketing. La logistique est confiée à un expert du secteur qui est en mesure d’utiliser les meilleures méthodes logistiques pour remplir les missions qui lui sont déléguées.
Le donneur d’ordre réalise d’importantes économies et accroit sa compétitivité. Il réduit les coûts de transport dans la mesure où il n’investit plus dans l’achat d’engins adaptés et le recrutement et la formation des transporteurs. Certaines prestataires peuvent offrir des services de stockage et de livraisons des produits. Il n’y a pas à investir dans l’acquisition de nouveaux équipements, le prestataire les fournit déjà.
Enfin, l’externalisation de la logistique e-commerce permet à l’entreprise qui l’adopte d’accéder à des marchés difficilement accessibles. Ce sont par exemple les marchés de la Chine ou de la Russie.
Externaliser sa logistique : les inconvénients
L’outsourcing de la logistique n’est pas sans inconvénients. L’une des premières limites de cette solution est la perte de contrôle. Le donneur d’ordre peut se retrouver dans une relation où il ne contrôle plus réellement les missions de sa logistique de distribution qu’il a déléguées par exemple. La perte d’informations professionnelles ou de confidentialité n’est pas à négliger. Il peut alors être serein d’introduire des clauses de protection de données dans le contrat d’outsourcing.
L’entreprise peut sous-estimer les coûts nécessaires au contrôle de qualité des services fournis par le prestataire. La mise en place d’un système de surveillance peut entrainer des coûts supplémentaires. Le donneur d’ordre peut aussi se retrouver dans une situation de dépendance vis-à-vis du logisticien externe.
Lorsque l’opération d’outsourcing logistique de retail ne se déroule pas convenablement, l’entreprise donneuse d’ordre peut voir son image ou sa réputation remise en cause. De plus, certains clients pourraient se méfier en apprenant que des missions sont externalisées. Il importe alors de tenir compte de tous ces paramètres négatifs avant de se lancer dans un processus d’outsourcing des chaînes logistiques.
Comment bien effectuer l’externalisation de sa logistique ?
Externaliser la logistique d’une entreprise se fait en différentes phases dont les plus importantes sont :
- La réflexion ;
- La sélection du prestataire ;
- La mise en œuvre ;
- Le suivi et le pilotage.
La phase de réflexion
C’est à cette étape précise que l’entreprise qui désire externaliser sa logistique définit son point de départ, fait le tour de l’organisation et du fonctionnement de sa logistique, détermine la faisabilité du projet sur les plans technique et financier et définit ses objectifs.
La phase de sélection du prestataire extérieur
Ici, le donneur d’ordre prend le temps d’élaborer le cahier de charges. Il y fait mention du périmètre des prestations, des objectifs de performances attendus, des volumes de services délégués et des modalités de transfert. Lorsque le cahier de charge est prêt, il faut penser au choix du prestataire. Celui-ci se fait suivant certains critères précis que sont :
- La rapidité ;
- Les coûts des prestations ;
- Les plages d’intervention ;
- La portée géographique ;
- La capacité d’accompagnement dans le développement ;
- La transparence des aspects contractuels ;
- La flexibilité ;
- L’efficacité ;
- La gamme de services proposés ;
- Le statut financier ;
- L’expérience dans le domaine ;
- La culture.
Outre ces éléments, il faudra visiter les locaux du prestataire ciblé afin d’analyser le matériel utilisé, les conditions de travail des équipes. Pour s’assurer des compétences et de l’expérience du prestataire, il peut être nécessaire d’entrer en contact avec ses clients afin d’avoir leur retour d’expériences objectif.
Une fois que le prestataire est choisi, il faut désormais rédiger le contrat d’outsourcing. Celui-ci a pour but de préciser les responsabilités et rôles de chaque partie. Il servira aussi de base d’arbitrage si un litige apparait. Ce document doit contenir des informations sur les missions (emballage, étiquetage, etc.), les délais de livraison, les coûts, les mesures de performances tout en précisant les missions déléguées.
La phase de mise en œuvre
La mise en œuvre du projet d’externalisation de la logistique commence par la mise en place des installations et équipements. Le donneur d’ordre collabore étroitement avec le prestataire dans l’atteinte de cet objectif. Les deux parties peuvent conclure de réaliser les prestations dans les locaux de l’entreprise donneuse d’ordre ou dans les locaux ou entrepôts mutualisés du prestataire.
Les deux parties déterminent un système de communication pratique pouvant les aider à se partager les informations liées à la réalisation des missions. Il faut un système informatisé et simple à prendre en main. Le personnel du prestataire doit ensuite se familiariser aux processus logistiques, aux articles et à la culture du donneur d’ordre. Le personnel doit être formé aux méthodes à utiliser.
La phase de suivi et de pilotage
Les parties doivent coordonner leur relation. Pour y arriver, elles ont besoin de contrôler la performance des prestations et vérifier l’évolution des activités. Des indicateurs pertinents permettant de suivre le cours des missions peuvent être mis au point dans un tableau de bord. La mise en place d’un comité de pilotage est souvent indispensable. Il réunit des représentants des deux parties.
Avec l’outsourcing de la logistique nait souvent d’un besoin de combler un manque d’expertise en interne, de réduction des coûts et de gain de temps. Réussir cette opération exige une certaine préparation. Le donneur d’ordre doit aussi veiller au bon choix du prestataire et à la rédaction du contrat.
Besoin d’une solution premium, souple et experte pour externaliser vos fonctions supports ? Vous êtes à la recherche d’un soutien administratif ou d’une externalisation en entreprise ponctuelle ? Officéo vous accompagne et vous apporte la bonne solution.
Pour en savoir plus
On se charge de votre administratif.
