Externalisation des achats : avantages et inconvénients

L‘externalisation des achats est le processus par lequel une entreprise délègue la gestion de certaines ou de toutes ses activités d’achat à un prestataire de services externe. Cette pratique permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier en confiant la gestion des achats, souvent considérée comme une fonction de support, à des spécialistes.

L’externalisation de la fonction des achats figure parmi les moyens les plus efficaces pour augmenter les marges d’une entreprise. Aujourd’hui, plusieurs sociétés utilisent l’externalisation pour une meilleure gestion des achats. Avant d’opter pour cette solution, il est nécessaire de comprendre en quoi consiste l’externalisation des achats. Et surtout de connaître les avantages et les inconvénients majeurs de cette solution.

Je suis intéressé.e par l’externalisation

assistant administratif, pourquoi nous rejoindre ?

Définition de l’externalisation

L’externalisation d’un point de vue générale désigne un processus dans lequel, une entreprise confie certaines de ses activités ou fonctions à des professionnels spécialisés dans le domaine de prédilection. Cela inclut donc des services ciblés, tels que la gestion des ressources humaines, la comptabilité, l’administration ou encore les achats. On parle donc ici de stratégie d’externalisation. 

Qu’est-ce que l’externalisation des achats ?

L’externalisation des achats ou encore outsourcing est une démarche qui consiste à externaliser la gestion des achats de votre entreprise auprès d’un prestataire d’externalisation des achats externe. Ce dernier se voit alors confier la totalité ou une partie du processus d’achat de la société. On parle donc ici de prestation de service d’externalisation des achats.

Externaliser les achats, c’est faire appel à une main-d’œuvre extérieure à l’entreprise. L’externalisation des achats est un moyen pour l’entreprise pour gagner en compétitivité, quel que soit son domaine d’activité, car elle va pouvoir se concentrer sur son cœur d’activité.

Que désigne l’externalisation partielle des achats ?

En fonction de vos besoins, vous pouvez décider de confier une partie de la gestion des achats de votre entreprise aux prestataires. Généralement, les entreprises externalisent les achats de classe C, ce sont des achats non récurrents et non stratégiques. 

Pour pouvoir se consacrer uniquement à leur métier, certaines entreprises incluent dans la mission des prestataires la gestion des achats stratégiques de production (classe A) et/ou les achats récurrents et stratégiques hors production (classe B).

À qui confier l’externalisation des achats de son entreprise ?

L’externalisation des achats est une stratégie permettant d’améliorer les performances de l’entreprise. Ainsi, l’exécution de cette mission doit être confiée à un expert en la matière. Un prestataire compétent, digne de confiance et apte à comprendre les défis de votre entreprise.

Tous les prestataires proposant l’outsourcing ne se valent pas. Pour la plupart, les services proposés sont la prise en charge des passations des commandes auprès de fournisseurs et l’exécution des opérations d’approvisionnement et de logistique. Pourtant, pour mener à bien la gestion des achats, le prestataire doit être en mesure de suivre l’ensemble du processus d’achat.

L’externalisation des achats doit être confiée à un prestataire disposant à la fois des compétences propres à l’acheteur professionnel et d’une bonne connaissance de votre secteur d’activité et de ses spécificités.

Un professionnel est en mesure de vous conseiller sur les meilleures pratiques d’achat. Son analyse de votre processus d’achat lui permet par ailleurs d’identifier les points d’amélioration et d’apporter des approches de solution réalistes et innovantes.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’externalisation des achats ?

Une stratégie d’externalisation comporte des avantages, mais aussi quelques inconvénients, dont les suivants :

Avantages : 

C’est à travers ses nombreux avantages que l’outsourcing est devenu une des meilleures solutions permettant d’améliorer la performance des entreprises.

Optimiser votre processus d’achat

Le service d’achat de l’entreprise est le département qui se charge de se procurer les différents matériaux nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et de les mettre à disposition des départements de production respectifs. Pour chaque matériel, il existe une large variété de fournisseurs, chacun proposant des prix plus ou moins différents. Le processus d’achats des différents matériaux est alors complexe et exige un énorme investissement du temps.

Avec l’externalisation des achats, l’équipe interne peut se concentrer sur l’activité principale. Une fois que le besoin de matériaux est exprimé, le prestataire prend en charge les opérations tout en respectant le cahier de charge qui lui est confié.

Le processus d’achat démarre par la recherche des fournisseurs les plus compétitifs pour mener une négociation. À la fin des négociations, une facture unique est émise pour l’ensemble des fournisseurs impliqués. 

Refocusser les équipes internes et les décharger des tâches administratives

L’utilisation des ressources externes à l’entreprise est un atout compétitif pour les entreprises. Externaliser la gestion des achats permet à l’entreprise de concentrer ses ressources sur son cœur de métier. En effet, l’outsourcing décharge vos équipes de la charge administrative que représente la gestion des achats. Vous n’aurez plus à vous occuper de la gestion de milliers de factures.

Réduire les risques et réaliser des économies

L’outsourcing permet aux entreprises de réduire les risques liés aux charges fixes et le risque d’approvisionnement. En outre, les prestataires disposent d’un degré de spécialisation plus élevé et sont en mesure de réaliser des économies d’échelle. Cela permet d’obtenir des coûts d’approvisionnement plus bas et une efficacité plus élevée.

Grâce à l’externalisation, l’entreprise est capable de partager ses risques avec les prestataires d’externalisation des achats. L’entreprise obtient donc plus de flexibilité et devient capable de s’adapter aux changements externes non prévus.

Inconvénients :

L’externalisation n’est pas sans risque. Certains éléments doivent être pris en compte avant la mise en place de cette solution.

La perte d’autonomie

Lorsque vous confiez la gestion des achats à un prestataire, vous pouvez perdre le contrôle des détails qui entourent ce département. Avec l’externalisation, et si aucun suivi interne n’a été mis en place, le prestataire pourra prendre des décisions stratégiques. Cela mène à l’éventualité que l’entreprise puisse perdre le contrôle de son processus de production. 

Les coûts invisibles

L’externalisation des achats est un processus dont la gestion doit être surveillée de près. L’entreprise doit avant tout évaluer les risques et les bénéfices avant de prendre une décision. Vous devrez prendre en compte tous les aspects du service des achats pour réaliser une évaluation efficace.

Avoir recours à un prestataire externe pour les achats représente une charge rentable sur la durée. La multiplication de frais non compris dans les calculs peut avoir des conséquences pour votre production.

Et avec Officéo, comment ça marche concrètement ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

Je souhaite externaliser des fonctions support

Questions fréquentes