[Externaliser une activité] 6 étapes clés pour réussir 👌
Externaliser une activité est devenue une pratique courante dans le monde des affaires, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences principales, d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de rester compétitives sur le marché mondial. Cette stratégie consiste à confier des fonctions ou des processus internes à des prestataires de services externes spécialisés, offrant ainsi de nombreux avantages.
Vous souhaitez externaliser une activité ? Pour une entreprise qui se veut compétitive dans un environnement en constante évolution, il est primordial d’externaliser certaines activités. L’outsourcing devient alors une méthode de compétitivité dans la mesure où il permet à l’entreprise donneuse d’ordre d’être plus rapide tout en se focalisant sur son cœur de métier. Mais procéder à une opération d’externalisation, même des activités sans grande valeur ajoutée, n’est pas à prendre à la légère. Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser certains paramètres principaux.
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Qu’est ce que l’externalisation (outsourcing) ?
L’externalisation, ou outsourcing , est consiste à confier certaines tâches, fonctions ou services d’une entreprise à une entreprises tierces ou des assistants externes, plutôt que de les exécuter en interne. Cette option est souvent adoptée pour réduire les coûts, accéder à des compétences spécialisées, améliorer la flexibilité et l’efficacité, ou se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. L’externalisation peut avoir un impact stratégique fort.
Pourquoi externaliser son activité ? Les avantages de l’externalisation
L’outsourcing représente un réel intérêt pour l’entreprise qui désire se recentrer sur son cœur de métier afin d’assurer l’atteinte de ses objectifs. Pendant qu’elle confie à un prestataire extérieur les activités secondaires, elle axe ses ressources humaines et matérielles sur les activités à grande valeur ajoutée. Entre autre, l’externalisation permet de :
- Se concentrer sur le business développement ;
- Jouir d’une vision dynamique et évolutive ;
- Réduire les dépenses et mieux maitriser le budget ;
- Profiter d’une expertise sur des sujets sensibles ;
- Garantir la flexibilité et la continuité des activités.
Quelles activités peuvent être externalisées ?
Une entreprise peut décider d’externaliser l’activité de son choix, on parle donc ici de plusieurs secteurs d’activité. Nous vous proposons une liste non exhaustive.
- Les ressources humaines ;
- Le secrétariat ;
- La comptabilité et gestion de la paie ;
- Les services marketing, informatique, communication et commercial ;
- Le service juridique ;
- Le centre d’appel ;
- La logistique ;
- La rédaction ou la saisie des données.
Comment externaliser une activité ? Les étapes d’une bonne stratégie
Externaliser les salariés d’une entreprise ou autre activité, quelle que soit sa valeur ajoutée, demande la mise en pratique de certains éléments. C’est tout un processus qui mérite une bonne organisation.
1- Définir les besoins de l’entreprise
La première des choses à faire est de définir les réels besoins en tant qu’entreprise donneuse d’ordre. Pour cela, celle-ci doit se poser certaines questions principales :
- Quelles sont les raisons pour lesquelles opter pour une externalisation du comité d’entreprise pour PME ? (expertise, coût, qualité de service, etc.) ;
- Le service sera-t-il maintenu au sein de la société ? Sera-t-il délocalisé ? ;
- Quelle est la durée de l’externalisation ? (temporaire ou court terme, moyen terme, long terme, etc.) ;
- Quels personnels en interne seront affectés par l’opération d’externalisation ?
- Quelles sont les performances attendues ?
Ce sont là quelques questions primordiales parmi tant d’autres auxquelles il est indispensable de trouver des éléments de réponse avant toute action. C’est ensuite que l’entreprise pense à l’établissement du Business Process Outsourcing.
2- Rédiger un cahier des charges clair et précis
Lorsque les besoins sont définis, la rédaction d’un cahier des charges est l’étape suivante sur laquelle l’entreprise doit s’atteler. Ce document est d’autant plus important qu’il permet de renseigner clairement les missions confiées ainsi que leur ordre de priorité. Il contiendra un descriptif complet de chaque fonction externalisée. Il sera alors beaucoup plus serein de s’assurer d’être sur la même longueur d’onde que le prestataire extérieur.
3- Choisir son prestataire externe
C’est l’une des étapes décisives du succès de l’opération d’externalisation. Le choix du prestataire doit se faire de manière minutieuse. Pour cela, le chef d’entreprise doit prendre le temps de comparer les prestataires répondant à son offre sans trop se focaliser sur le tarif. Même s’il est important, il n’est pas très déterminant. Il doit se fonder davantage sur l’expérience et les compétences du prestataire, considérer les missions qu’il a déjà effectuées. Il peut même demander l’avis des clients avec qui le prestataire a déjà travaillé.
Considérer la qualité de la relation qui s’établit contribue aussi à un bon choix. Le chef d’entreprise doit pouvoir se sentir en confiance avec le professionnel avec qui il discute de son projet. Il doit prendre en compte la vision que le prestataire a du projet. Cela sera plus simple avec des communications au téléphone, par Skype ou en face à face.
Pour trouver un prestataire extérieur, il peut être intéressant de faire le tour des plateformes d’experts. Plusieurs sites mettent en relation avec des professionnels de tous les horizons. L’analyse des profils peut aider à faire un choix judicieux. Le chef d’entreprise doit, avant tout choix final, prendre le temps de tester les compétences du professionnel.
4- Établir le contrat d’externalisation
Le prestataire extérieur a-t-il été choisi ? Il convient maintenant de passer à la rédaction du contrat d’externalisation. Ce document, obligatoire, permet de définir les bases de la collaboration.
5- Définir un système de suivi des missions externalisées
Pour profiter de l’externalisation, la maitrise des outils collaboratifs devient indispensable pour l’entreprise donneuse d’ordre. Elle se permet d’être en contact permanent avec le prestataire. Elle pourra partager des documents essentiels à la réussite des missions et échanger avec le professionnel avec plus d’aisance. Le système de suivi ou l’outil collaboratif permet également à la société de connaitre précisément le statut d’exécution de chaque tâche.
6- Préparer le backsourcing
Une opération d’externalisation de services savamment préparée est celle qui prévoit le backsourcing de ceux-ci. L’entreprise prévoit en réalité le retour à la phase de traitement en interne des missions externalisées à la fin du contrat. Il lui est alors plus simple de faire face aux différentes imprévues en cas de non satisfaction.
La réussite d’une opération d’externalisation d’une activité dépend aussi de la qualité des échanges entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. Un contrat en bonne et due forme doit être établi, il marque la différence entre externalisation et sous-traitance. Le chef d’entreprise doit communiquer régulièrement avec son professionnel sur l’évolution des projets. Il évite alors les situations d’incompréhension dans le traitement des missions.
Le contrat d’externalisation
Un contrat d’externalisation est un accord juridique essentiel qui encadre la relation entre une entreprise (le client) et un prestataire externe (le fournisseur) à qui elle confie une ou plusieurs de ses activités. Ce contrat détaille les obligations de chaque partie, les niveaux de service attendus, les modalités de paiement, la durée de l’accord ainsi que les clauses de résolution des litiges.
Contenu du contrat d’externalisation : les éléments clés du contrat
- Identification des parties : nom et coordonnées de l’entreprise cliente et du prestataire ainsi que la description de leurs activités respectives ;
- Objet du contrat : définition précise des activités externalisées (nature des tâches, étendue des responsabilités, objectifs à atteindre) et description des livrables attendus et des résultats mesurables ;
- Niveaux de service (SLA) : définition des indicateurs de performance (KPI) pour mesurer la qualité des services, fixation des objectifs de performance et des seuils de tolérance, description des pénalités en cas de non-respect des niveaux de service ;
- Modalités de paiement : structure des prix (coûts fixes, coûts variables, prix unitaires, etc.), échéancier des paiements et modalités de facturation et conditions de révision des prix en fonction de l’évolution du marché ou des coûts ;
- Durée du contrat : durée initiale de l’accord et modalités de renouvellement et clauses de résiliation anticipée et conditions de sortie ;
- Propriété intellectuelle : attribution des droits de propriété intellectuelle sur les créations ou inventions réalisées dans le cadre du contrat et protection des informations confidentielles ;
- Responsabilité : répartition des responsabilités en cas de dommages ou de préjudices causés par l’une des parties, assurance responsabilité civile professionnelle du prestataire ;
- Litiges : mise en place des mécanismes de résolution des litiges (médiation, arbitrage, ou recours aux tribunaux).
⚠️ Importance du contrat d’externalisation
- Sécurité juridique : le contrat protège les intérêts des deux parties en définissant clairement leurs droits et obligations.
- Clarté et transparence : il permet d’éviter les malentendus et les conflits en précisant les attentes de chaque partie.
- Maîtrise des risques : il anticipe les problèmes potentiels et prévoit des solutions en cas de difficultés.
- Relation durable : un contrat bien rédigé favorise une relation de confiance et de partenariat entre l’entreprise cliente et le prestataire.
Quelles sont les obligations des deux parties ?
Le contrat d’externalisation est un outil essentiel pour encadrer une relation d’outsourcing. Il doit être rédigé avec soin et précision, en tenant compte des spécificités de chaque situation. Dans un contrat d’externalisation, les obligations des parties, c’est-à-dire du client et du prestataire, sont définies de manière précise pour garantir une collaboration claire et efficace. Voici un aperçu des obligations principales de chaque partie :
Obligations du client
- Fournir les informations nécessaires : le client doit fournir au prestataire toutes les informations et les ressources nécessaires à la réalisation des prestations, notamment les données, les documents, les accès aux systèmes, etc. ;
- Collaborer avec le prestataire : le client doit coopérer activement avec le prestataire, en lui fournissant un support adéquat et en participant aux réunions de suivi ;
- Respecter les délais de paiement : le client doit s’engager à payer le prestataire conformément aux modalités définies dans le contrat ;
- Garantir la confidentialité : le client doit respecter la confidentialité des informations et des documents fournis par le prestataire ;
- Notifier les changements : le client doit informer le prestataire de tout changement susceptible d’affecter les prestations, comme une modification des besoins ou des objectifs.
Obligations du prestataire
- Réaliser les prestations : le prestataire doit exécuter les prestations conformément aux termes du contrat, en respectant les niveaux de service définis.
- Fournir un personnel qualifié : le prestataire doit mettre à disposition du client un personnel compétent et expérimenté pour la réalisation des prestations.
- Respecter les délais : le prestataire doit respecter les délais convenus pour la réalisation des prestations.
- Garantir la qualité : le prestataire doit s’assurer de la qualité des prestations fournies, en mettant en place des mesures de contrôle et d’amélioration continue.
- Assurer la confidentialité : le prestataire doit garantir la confidentialité des informations et des documents du client.
- Respecter la législation : le prestataire doit respecter toutes les lois et réglementations applicables à son activité.
Exemples concrets d’obligations
- Pour un service de support informatique externalisé :
- Le client doit fournir au prestataire un accès à ses systèmes informatiques.
- Le prestataire doit assurer un support technique 24h/24 et 7j/7.
- Pour un service de gestion de la paie externalisé :
- Le client doit fournir au prestataire les informations relatives aux salariés (contrats de travail, absences, etc.).
- Le prestataire doit établir les bulletins de paie et les déclarations sociales dans les délais légaux.
Les obligations des parties dans un contrat d’externalisation sont essentielles pour garantir le bon déroulement de la collaboration et la satisfaction des deux parties. Un contrat clair et précis, définissant les responsabilités de chacun, est indispensable pour éviter les conflits et assurer le succès de l’externalisation.
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
–>Témoignage complet <–
Les avantages Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
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Questions fréquentes
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🔎 Quels services l’entreprise peut-elle externaliser ?
Une entreprise peut externaliser diverses fonctions et activités, notamment la gestion de la paie, la pré-comptabilité, des missions RH, les achats, le service client, la production, la logistique, l’ADV, etc. En général, toutes les fonctions support qui ne font pas partie du cœur de métier de l’entreprise ou qui nécessitent une expertise spécifique peuvent être externalisées à des prestataires externes spécialisés.
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💡Pourquoi externaliser une activité ?
L’externalisation d’une activité présente plusieurs avantages, tels que la réduction des coûts, l’accès à une expertise spécialisée, le gain de temps et de flexibilité, la concentration sur le cœur de métier, la réduction des risques, et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Toutes ces raisons constituent aujourd’hui les facteurs clés qui poussent les entreprises à faire appel à une société l’externalisation.
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🧐 Quelle différence entre l’externalisation et la sous-traitance ?
L’externalisation d’un service intervient de façon ponctuelle et est plus flexible que la sous-traitance.
Pour en savoir plus
Sur les stratégies en entreprises Sur l’externalisation des services en entreprise Sur la mise en place d’une stratégie d’externalisation
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