Externaliser une activité ▷ 6 étapes clés pour réussir

Externaliser une activité est devenue une pratique courante dans le monde des affaires, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences principales, d’améliorer leur efficacité opérationnelle et de rester compétitives sur le marché mondial. Cette stratégie consiste à confier des fonctions ou des processus internes à des prestataires de services externes spécialisés, offrant ainsi de nombreux avantages.

 

Vous souhaitez externaliser une activité ? Pour une entreprise qui se veut compétitive dans un environnement en constante évolution, il est primordial d’externaliser certaines activités. L’outsourcing devient alors une méthode de compétitivité dans la mesure où il permet à l’entreprise donneuse d’ordre d’être plus rapide tout en se focalisant sur son cœur de métier. Mais procéder à une opération d’externalisation, même des activités sans grande valeur ajoutée, n’est pas à prendre à la légère. Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser certains paramètres principaux.

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Qu’est ce que l’externalisation (outsourcing) ? définition :

L’externalisation, ou outsourcing , est consiste à confier certaines tâches, fonctions ou services d’une entreprise à une entreprises tierces ou des assistants externes, plutôt que de les exécuter en interne. Cette option est souvent adoptée pour réduire les coûts, accéder à des compétences spécialisées, améliorer la flexibilité et l’efficacité, ou se concentrer sur les activités principales de l’entreprise. L’externalisation peut avoir un impact stratégique fort.

Avoir une stratégie d’externalisation : pour quelles raisons ?

L’outsourcing représente un réel intérêt pour l’entreprise qui désire se recentrer sur son cœur de métier afin d’assurer l’atteinte de ses objectifs. Pendant qu’elle confie à un prestataire extérieur les activités secondaires, elle axe ses ressources humaines et matérielles sur les activités à grande valeur ajoutée. 

Externaliser pour se concentrer sur le business développement.

Gérer une entreprise est une activité à temps plein. Pour maintenir sa courbe de croissance à la hausse, le chef d’entreprise est amené constamment à chercher de nouveaux clients, développer sa liste de partenaires et de fournisseurs sans oublier de développer l’offre. Il doit également communiquer, recruter et former. 

À toutes ces activités, il faut ajouter la lourdeur des contraintes financières et administratives françaises. Ces dernières génèrent de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée qui prennent énormément de temps. L’entreprise qui veut gérer à elle seule toutes ces activités se retrouve très vite prise au piège. Pour se concentrer sur les activités principales, il faudra se libérer de toutes les tâches chronophages. C’est à ce niveau que l’utilité d’une opération d’externalisation des tâches administratives se dévoile.

Externaliser pour jouir d’une vision dynamique et évolutive

Lorsqu’un chef d’entreprise lance un projet, il a généralement besoin de l’accompagnement d’un professionnel. Dans la plupart des cas, les entreprises se tournent vers l’expert-comptable. Ce dernier n’est malheureusement pas toujours en mesure de proposer des options efficaces ; il se concentre davantage sur la comptabilité de l’entreprise que les réels besoins de dynamisme et d’évolution de celle-ci. Recourir aux compétences d’un professionnel spécialisé dans un domaine donné est sans aucun doute l’un des meilleurs moyens de s’offrir des services intégrés et adaptés à ses besoins réels. 

Externaliser pour réduire les dépenses et mieux maitriser le budget

L’outsourcing des ressources humaines par exemple est l’une des techniques idéales permettant de contrôler un budget réduit. En réalité, l’entreprise n’a pas à effectuer de nouveaux recrutements, à assurer la formation des recrus et à gérer une nouvelle charge salariale. Sur le marché, plusieurs prestataires extérieurs offrent des services à la carte. Autrement dit, ces services sont facturés avec un réel engagement de résultat. L’entreprise connait à l’avance le temps qu’il faudra au prestataire pour réaliser les missions externalisées ainsi que le coût fixe de celles-ci. Le budget est maitrisé et la société a la garantie de la bonne réalisation des services confiés.

Externaliser pour profiter d’une expertise sur des sujets sensibles

Lorsque les fonctions Back-Office sont prises en charge en interne, l’entreprise se retrouve très vite face à un problème majeur : le manque d’expertise. En effet, la gestion des ressources humaines, de la comptabilité et des fonctions juridiques et administratives demande de réelles compétences. La moindre erreur pourrait entrainer de lourdes sanctions (redressement fiscal ou social, pénalités, amendes, etc.). 

En optant pour l’externalisation de la production et des autres activités sensibles par exemple, le chef d’entreprise a la certitude de jouir d’une expertise digne du nom. Il s’assure de respecter le cadre législatif et fiscal ainsi que les autres normes qui régissent ces domaines. Il protège directement l’entreprise en matière de responsabilité.

Externaliser pour garantir la flexibilité et la continuité des activités

La gestion de toutes les activités en interne expose le chef d’entreprise à deux choix. Dans un premier temps, il peut décider de gérer toutes les fonctions. Mais cette option impactera considérablement son agenda vis-à-vis des obligations fiscales, sociales et administratives qui sont strictes. 

La deuxième option consiste à recruter un employé capable de gérer ces fonctions. Mais dans ce cas, le chef d’entreprise s’expose aux situations de formation, de remplacement et d’absentéisme par exemple.

Pour éviter tous ces ennuis, l’externalisation de la logistique visant à mieux restructurer la société semble être l’une des meilleures options. Face aux aléas de la vie d’une entreprise, elle assure la continuité des activités.

Quelles activités peuvent être externalisées ?

Une entreprise peut décider d’externaliser l’activité de son choix, on parle donc ici de plusieurs secteurs d’activité.  Nous vous proposons une liste non exhaustive.

Les ressources humaines

Recruter de nouveaux salariés demande du temps. Cette activité est très chronophage. Dans la plupart des cas, elle détourne des activités à grande valeur ajoutée. Mais lorsque l’entreprise décide de confier cette tâche à un prestataire extérieur comme un cabinet de recrutement, elle réalise un gain de temps. Il revient au cabinet, suivant les besoins du donneur d’ordre, de passer les annonces, de recevoir et d’analyser les CV et d’organiser les entretiens. Le chef d’entreprise n’aura qu’à rencontrer le ou les candidats sélectionnés pour le poste vacant au moment de la signature du contrat.

La comptabilité

Gérer la comptabilité d’une entreprise ne s’apprend pas en un claquement de doigts. Il faut une formation comptable de plusieurs années. De plus, les règles dans le domaine sont très strictes ; les erreurs ne sont pas admises. Pour annuler la crainte d’un mauvais calcul de la TVA par exemple, demander l’intervention d’un professionnel en la matière est la bonne option. L’externalisation de la comptabilité permet aussi de faire preuve de transparence dans sa comptabilité.

Le juridique

Des lois sont votées régulièrement. Certaines viennent remplacer les anciennes pendant que d’autres sont destinées à les compléter. Il peut être très facile de se perdre dans cette jungle juridique. Faire recours aux compétences d’un juriste qualifié permet d’être à jour tout en évitant les erreurs, car nul ne doit ignorer la loi.

La paie

La gestion de la paie est chronophage. De plus, elle obéit à des lois en constante évolution. Par exemple, le calcul des cotisations n’est pas souvent le même par année. Externaliser cette tâche permet de respecter les dispositions en vigueur.

La livraison

L’outsourcing de la livraison fait gagner du temps. L’entreprise, à travers les acteurs spécialisés, répond rapidement aux demandes de livraison de ses clients. Son niveau de compétitivité peut connaitre une réelle croissance avec la satisfaction des clients sur ce point.

Le centre d’appel

Les professionnels de ce domaine mettent à disposition des équipes dynamiques pour la prise en charge des campagnes de téléprospection. Le service peut être assuré à temps plein. Ces experts peuvent également répondre rapidement et efficacement aux appels téléphoniques des clients. L’entreprise améliore son image et sa présence constante auprès de sa clientèle.

La communication

Elle est capitale pour une entreprise qui souhaite accroitre sa notoriété. Il faut bien communiquer. Cela passe par la maitrise et l’application des bonnes méthodes. L’entreprise se doit de comprendre les avantages et inconvénients des solutions qu’elle veut employer afin d’impacter à travers ses campagnes. Ces dernières sont plus pertinentes et rentables lorsqu’elles sont assurées par un professionnel dynamique.

La rédaction

Rédiger vite et bien demande la mise en pratique de certaines méthodes. C’est un métier à part entière. Cette activité est chronophage et sa rentabilité varie ; mais elle demeure indispensable. Ce sont des raisons pour lesquelles il est impératif de confier cette tâche à un expert.

Plusieurs autres activités peuvent être confiées à un prestataire extérieur. Il s’agit notamment :

• Du community management ;
• Des relations presse ;
• De l’accueil et des prises de rendez-vous téléphoniques ;
• De l’entretien ;
• Du ménage ;
• De la gestion informatique ;
• De la fabrication ;
• De la production ;
• De la logistique.

Comment externaliser une activité : les étapes d’une bonne stratégie

Externaliser les salariés d’une entreprise ou autre activité, quelle que soit sa valeur ajoutée, demande la mise en pratique de certains éléments. C’est tout un processus qui mérite une bonne organisation.

1- Définir les besoins de l’entreprise

La première des choses à faire est de définir les réels besoins en tant qu’entreprise donneuse d’ordre. Pour cela, celle-ci doit se poser certaines questions principales :

• Quelles sont les raisons pour lesquelles opter pour une externalisation du comité d’entreprise pour PME ? (expertise, coût, qualité de service, etc.) ;
• Le service sera-t-il maintenu au sein de la société ? Sera-t-il délocalisé ? ;
• Quelle est la durée de l’externalisation ? (temporaire ou court terme, moyen terme, long terme, etc.) ;
• Quels personnels en interne seront affectés par l’opération d’externalisation ?
• Quelles sont les performances attendues ?

Ce sont là quelques questions primordiales parmi tant d’autres auxquelles il est indispensable de trouver des éléments de réponse avant toute action. C’est ensuite que l’entreprise pense à l’établissement du Business Process Outsourcing.

2- Rédiger un cahier des charges clair et précis

Lorsque les besoins sont définis, la rédaction d’un cahier des charges est l’étape suivante sur laquelle l’entreprise doit s’atteler. Ce document est d’autant plus important qu’il permet de renseigner clairement les missions confiées ainsi que leur ordre de priorité. Il contiendra un descriptif complet de chaque fonction externalisée. Il sera alors beaucoup plus serein de s’assurer d’être sur la même longueur d’onde que le prestataire extérieur. 

3- Choisir son prestataire externe

C’est l’une des étapes décisives du succès de l’opération d’externalisation. Le choix du prestataire doit se faire de manière minutieuse. Pour cela, le chef d’entreprise doit prendre le temps de comparer les prestataires répondant à son offre sans trop se focaliser sur le tarif. Même s’il est important, il n’est pas très déterminant. Il doit se fonder davantage sur l’expérience et les compétences du prestataire, considérer les missions qu’il a déjà effectuées. Il peut même demander l’avis des clients avec qui le prestataire a déjà travaillé. 

Considérer la qualité de la relation qui s’établit contribue aussi à un bon choix. Le chef d’entreprise doit pouvoir se sentir en confiance avec le professionnel avec qui il discute de son projet. Il doit prendre en compte la vision que le prestataire a du projet. Cela sera plus simple avec des communications au téléphone, par Skype ou en face à face.

Pour trouver un prestataire extérieur, il peut être intéressant de faire le tour des plateformes d’experts. Plusieurs sites mettent en relation avec des professionnels de tous les horizons. L’analyse des profils peut aider à faire un choix judicieux. Le chef d’entreprise doit, avant tout choix final, prendre le temps de tester les compétences du professionnel.  

4- Établir le contrat d’externalisation

Le prestataire extérieur a-t-il été choisi ? Il convient maintenant de passer à la rédaction du contrat d’externalisation. Ce document, obligatoire, permet de définir les bases de la collaboration. Les éléments les plus importants que ce contrat doit mentionner sont :

• Les détails sur les missions externalisées ;
• Le sort des logiciels et équipements qui doivent être utilisés ;
• Les détails sur les procédures internes de l’entreprise ;
• Le calendrier exact d’établissement de l’opération d’externalisation ;
• Le montant de la prestation.

5- Définir un système de suivi des missions externalisées 

Pour profiter de l’externalisation, la maitrise des outils collaboratifs devient indispensable pour l’entreprise donneuse d’ordre. Elle se permet d’être en contact permanent avec le prestataire. Elle pourra partager des documents essentiels à la réussite des missions et échanger avec le professionnel avec plus d’aisance. Le système de suivi ou l’outil collaboratif permet également à la société de connaitre précisément le statut d’exécution de chaque tâche. Entre autres dispositifs ou logiciels pouvant servir à cette fin, il y a : 

• Slack ;
• Asana ;
• Trello ;
• Dropbox ;
• Skype ;
• Google Drive.

6- Préparer le backsourcing

Une opération d’externalisation de services savamment préparée est celle qui prévoit le backsourcing de ceux-ci. L’entreprise prévoit en réalité le retour à la phase de traitement en interne des missions externalisées à la fin du contrat. Il lui est alors plus simple de faire face aux différentes imprévues en cas de non satisfaction.

La réussite d’une opération d’externalisation d’une activité dépend aussi de la qualité des échanges entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. Un contrat en bonne et due forme doit être établi, il marque la différence entre externalisation et sous-traitance. Le chef d’entreprise doit communiquer régulièrement avec son professionnel sur l’évolution des projets. Il évite alors les situations d’incompréhension dans le traitement des missions. 

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Questions fréquentes sur l’externalisation d’une activité