Comment piloter l’externalisation de la production ?

La production occupe une place importante dans la croissance des chiffres d’affaires d’une entreprise. Elle est la base même de la mise en place des valeurs de la société. Mais la production est chronophage et très budgétivore, même si elle est indispensable au développement des avantages compétitifs de l’entreprise. Ce sont de nombreuses raisons pour lesquelles plusieurs entreprises décident d’externaliser la production. Mais la tâche n’est pas sans difficulté. Sa réussite dépend généralement du pilotage qui en est fait.

Externalisation de la production : qu’est-ce que c’est ?

L’externalisation de la production désigne la possibilité pour une société de confier le processus de production à un prestataire extérieur. Elle peut en réalité décider de décomposer le processus de production en plusieurs étapes. Celles-ci peuvent entièrement être distribuées entre différents prestataires extérieurs. La société peut aussi décider de prendre en charge en interne une partie de la production pendant que l’autre est gérée par son ou ses prestataires extérieurs. 

L’externalisation de la production peut s’appliquer à divers domaines dont :

• La fonderie ;
• Le décolletage ;
• L’électronique ;
• Le textile ;
• La chaudronnerie ;
• La plasturgie, etc.

Pourquoi externaliser la production ?

Les entreprises évoluent dans un environnement particulièrement concurrentiel au quotidien. Pour demeurer compétitives, elles doivent adopter de nouvelles stratégies et politiques de production. C’est dans ce sens que l’externalisation du processus de production trouve toute sa place. 

Externaliser la production pour réduire le budget de celle-ci

Si de nombreuses entreprises ont recours à l’externalisation en matière de production, c’est bien parce que celle-ci permet de contrôler le budget alloué à cette opération. L’aspect financier qui s’en dégage n’est pas des moindres. Lorsque la société confie une partie de sa chaine de production à un ou plusieurs prestataires extérieurs, elle réalise d’énormes économies. Les prestataires sont en effet tenus de respecter un budget préalablement défini sur une période déterminée. La société donneuse d’ordre ne gère plus un quelconque personnel sur le long terme. De plus, l’entreprise n’est plus contrainte d’investir dans l’acquisition de nouveaux matériels. Elle réduit alors ses coûts globaux grâce au Business Process Outsourcing. Les flux de sa trésorerie sont aussi stabilisés, ce qui la rend plus rentable.

Externaliser la production pour augmenter sa productivité

Une entreprise peut avoir besoin d’une productivité plus accrue à un certain moment, pendant une période de pic d’activité par exemple. Lorsque la communication est bien réalisée, la demande peut également s’accroitre sur le long terme. Ce sont des situations dans lesquelles il faut impérativement produire davantage sans trop dépenser. 

Externaliser les ressources humaines ou la production devient ainsi l’une des meilleures options. Cette solution est efficace et rentable si elle est bien appliquée. L’externalisation de la production est aussi rapide et facile à mettre en place. De plus, elle est très flexible. L’entreprise qui l’adopte est en mesure de répondre rapidement aux exigences actuelles du marché ou de son domaine d’activité.

Externaliser la production pour optimiser de manière stratégique les ressources

Externaliser la logistique et le processus de production est l’occasion pour la société donneuse d’ordre lorsque l’analyse de sa mission fondamentale prouve que certaines tâches peuvent être confiées. Elle est alors en mesure de gérer et diriger plus efficacement ses ressources humaines et matérielles libérées vers des fonctions plus urgentes. Elle accroit par conséquent son avantage compétitif.

Externaliser pour jouir d’une meilleure expertise

La production de certains articles ou équipements demande des matériels précis et des connaissances avancées. L’erreur n’est pas admise dans de tels cas de production. Si l’entreprise doit s’en occuper, elle sera contrainte à l’acquisition des matériels adaptés et au recrutement du personnel adéquat. Ce sont des postes de dépenses non négligeables. 

De plus, la mise en place de ce processus à l’interne peut prendre du temps, une ressource précieuse. Externaliser les tâches administratives et la production est alors l’option qui permettra à la société qui l’adopte de répondre plus efficacement aux exigences de qualité du marché. Elle jouit d’une expertise sur mesure sans effectuer des dépenses trop importantes. 

Externaliser la production pour rester innovante

Suivre les pas de l’innovation est trop chère pour la plupart des entreprises, mais c’est indispensable. En réalité, pour demeurer compétitives, elles doivent maitriser et adapter à leurs besoins les nouvelles technologies de conception et de fabrication. Les coûts de cette opération sont généralement trop importants. Pour demeurer innovantes tout en veillant à allier rentabilité et efficacité, elles font recours à l’externalisation. Avec cette solution, les entreprises répondent alors à leurs divers besoins de créativité et de compétitivité constants dans un environnement en perpétuelle évolution.

Les avantages de l’externalisation de la production ?

L’externalisation de la production présente d’intéressants avantages, c’est pour cela qu’elle attire de nombreuses sociétés.

Contrôler son budget

Cet avantage financier est l’un des plus importants. Lorsque la société fait face à une demande de plus en plus importante, elle n’est plus obligée de recruter de nouveaux employés et d’acheter de nouveaux équipements. Tout ce qu’elle a à faire c’est de trouver un prestataire extérieur sérieux et professionnel capable de gérer la production du surplus nécessaire pour répondre aux attentes de la clientèle. Le donneur d’ordre contrôle ainsi ses dépenses tout en restant compétitif. Il a en réalité la possibilité de négocier les coûts de l’opération d’outsourcing de la production. De plus, la diversité des professionnels sur le marché lui permet de comparer les prix afin de choisir le plus adapté à ses besoins.

Bénéficier d’un gain de réactivité

Une entreprise compétitive est celle qui offre une meilleure réactivité par rapport à ses concurrents. Pour cela, elle doit pouvoir concevoir des articles plus rapidement et plus efficacement. Grâce à l’externalisation, elle peut y arriver. Elle doit cependant s’assurer de piloter cette phase avec rigueur et savoir-faire pour garantir sa réussite. 

Transformer les coûts fixes en coûts variables

Une entreprise est généralement amenée à gérer plusieurs coûts fixes, quelle que soit sa rentabilité. Il peut s’agir des coûts relatifs à l’entretien des machines de production et des dépenses en rapport avec le personnel chargé de cette tâche. Ces postes de dépenses sont souvent fixes. Mais l’externalisation vient changer les choses. En recourant à cette option, l’entretien ne gère plus du personnel. Elle n’est plus alors tenue de recruter, de former et de payer sur le long terme des salariés. Elle effectue uniquement une dépense unique sur une période donnée.

Profiter d’une bonne expertise

La gestion d’un nouveau projet de production peut exiger des compétences précises indisponibles dans la société. Grâce à l’externalisation de la production, l’entreprise arrive à gérer avec promptitude son nouveau projet en faisant appel à des professionnels qualifiés. Les prestataires extérieurs se spécialisent en effet dans divers domaines. Ils sont alors en mesure de répondre avec dynamisme aux besoins les plus spécifiques des entreprises. 

 Par ailleurs, l’externalisation de la production est flexible. Le donneur d’ordre peut mettre fin au contrat quand il le voudra, veillant bien sûr au respect des clauses de rupture prévues dans le contrat. Il peut aussi décider d’allonger ou de raccourcir la durée de la prestation.

Externalisation de la production : quelques limites

L’outsourcing de la production n’est pas sans risques. L’entreprise donneuse d’ordre peut s’exposer à un risque de perte de contrôle de son processus de production lorsqu’elle fait recours à un prestataire extérieur peu compétent. La qualité de production ainsi que le respect des délais de livraison peuvent subir un impact non négligeable dans ce cas.

Si le donneur d’ordre externalise sa production dans un pays sous-développé, il peut rencontrer un véritable problème de manque de moyens technologiques. Cela désavantage la société quant à ses objectifs de développement. Il sera également important de considérer le niveau de qualification des professionnels qui vont s’occuper des tâches de production externalisées.

L’entreprise qui adopte l’outsourcing peut faire face à un problème de perte de confidentialité de données professionnelles. Des risques de mésentente peuvent se présenter entre donneur d’ordre et sous-traitant. Dans certains cas, le backsourcing est impossible, car l’entreprise devient totalement dépendante du prestataire.

Quelques conseils pratiques pour éviter les risques de l’externalisation de la production

Les risques liés à l’outsourcing de la production peuvent être limités si quelques précautions sont prises dès le départ. Généralement, les risques de l’externalisation se remarquent sur la qualité de la production. Il peut alors être important de monter un poste de contrôle de qualité. Celui-ci, composé du personnel propre de l’entreprise donneuse d’ordre, veillera à la qualité des articles produits par le prestataire à travers différents éléments prédéfinis.

Il pourra également être important de mettre en place un dispositif de communication efficace afin d’éviter tout malentendu. La collaboration sera plus optimale. De plus, l’outsourcing de production doit être fait avec un prestataire qualifié. Le donneur d’ordre doit ainsi veiller au bon choix de celui-ci sans trop se baser sur le prix faible. Ce dernier élément ne définit pas vraiment la qualité de la prestation dans le cadre d’une externalisation des ressources humaines par exemple.

Comment bien organiser l’externalisation de la production ?

L’outsourcing de la production n’est pas une tâche de tout repos. Sa réussite dépend majoritairement d’une bonne organisation. Le donneur d’ordre doit ainsi s’assurer de prendre en considération certains éléments principaux pour atteindre ses différents objectifs.

Définir un contrat à obligation de résultat

Dans l’exécution d’un contrat d’outsourcing de la comptabilité et de la production, il est pertinent que chaque partie soit gagnante. La relation entre les prestataires sera alors saine et sans mésentente. Il faudra définir les divers niveaux de service sans oublier de les partager avec le prestataire extérieur. Ce processus doit être réalisé en amont afin de gagner du temps.

Préparer le démarrage des activités

Une externalisation réussie est celle qui prévoit dès le départ le démarrage effectif de la prestation. L’entreprise donneuse d’ordre doit ainsi veiller à la vérification des lieux dans lesquels la production sera désormais réalisée. Elle contrôle les équipements du prestataire pour être certaine qu’il pourra fournir une prestation de premier choix. Il faudra également mettre tous les documents techniques à disposition du prestataire. 

Utiliser des indicateurs de performance fiables

Suivre la performance du contrat est nécessaire pour la réussite de l’opération d’outsourcing. Le donneur d’ordre s’accorde avec le prestataire extérieur pour insérer dans le contrat la fréquence des rapports que celui-ci doit réaliser. Il peut par exemple s’agir d’un point hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel. Un comité de pilotage peut même être mis en place pour veiller au respect des consignes de chaque commande ou mission.

Quelles sont les qualités d’un comité de pilotage efficace ?

Le comité de pilotage établi dans le cadre de la réussite de l’externalisation de la production doit réunir certaines qualités essentielles. Il doit ainsi faire preuve d’exigence sans pour autant être scrupuleusement pointilleux. Il est en effet possible que le prestataire commette des erreurs ; les lui faire remarquer tout en l’amenant à les corriger est nécessaire.

Le comité de pilotage doit être direct sans perdre le sens du respect. Les membres doivent adopter le langage adéquat ainsi que les bons propos sans porter atteinte à la valeur même du prestataire extérieur. Ils doivent être à l’écoute des besoins du prestataire tout en conservant leur fermeté. Il est vrai que le client est roi, mais il sera impératif de faire attention à la qualité des échanges sans les détériorer. 

De plus, les membres du comité de pilotage doivent savoir garder leur calme dans toutes les situations qui se présenteront. Les problèmes, lorsqu’ils se présentent, doivent être indiqués dans les plus brefs délais afin qu’en collaboration avec le prestataire ils soient réglés rapidement. Les membres doivent savoir garder le contrôle et la maitrise du processus de production externalisé.

L’externalisation du comité d’entreprise pour PME et de la production s’impose davantage aux entreprises qui désirent demeurer productives et compétitives sur un marché en constante évolution. Sa réussite dépend principalement de son pilotage. Dans ce cadre, le donneur d’ordre doit établir certains éléments principaux lui permettant de garder le contrôle durant tout le processus d’externalisation. Par ailleurs, il doit veiller au bon choix de son prestataire extérieur sans oublier de définir un contrat avec des clauses claires et précises. 

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