Comment réaliser une bonne externalisation offshore ?
Pendant les dernières années, l’externalisation offshore de métier et la sous-traitance sont devenues une tendance adoptée par les sociétés de tous les secteurs d’activités. L’offshoring consiste en effet à confier des missions à un prestataire extérieur situé dans un pays étranger.
Je suis intéressé par l’externalisation
Pratique, l’outsourcing offshore permet de réaliser d’importantes économies, d’améliorer la qualité des services et de se focaliser sur son cœur de métier. Cependant, réussir une opération d’externalisation offshore exige la prise en compte de certains paramètres que nous détaillons dans notre présent article.
Sommaire
- Se poser les bonnes questions
- Comparer toutes les offres disponibles
- Déterminer les services à externaliser
- Rédiger un cahier des charges en bonne et due forme
- Choisir son prestataire externe
- Mettre en place une phase de test
- Établir un contrat d’externalisation offshore
- Mettre en place un comité de pilotage
- Préparer une porte de sortie
Se poser les bonnes questions
Externaliser une activité en offshore est une option intéressante au regard des nombreux avantages stratégiques qu’elle offre. Toutefois, avant de songer à une délocalisation d’activités, le chef d’entreprise doit prendre le temps de se poser les bonnes questions dès le départ.
Pourquoi s’intéresser à l’infogérance offshore ? La réponse à cette préoccupation peut souvent varier d’un chef d’entreprise à l’autre (pour jouir d’une compétence dans un domaine spécifique, faire des économies, réduire les charges sociales, profiter d’une plus grande flexibilité, gagner du temps, etc.).
Ensuite, quel retour sur investissement espérer du projet d’externalisation ? Quelle sera la rentabilité de l’externalisation informatique ?
Si la décision d’externalisation des services auprès d’une société offshore est adoptée, les dirigeants de l’entreprise doivent prendre le temps d’établir une communication autour du sujet avec les collaborateurs.
Il faut alors expliquer les raisons qui justifient le choix d’externalisation de la saisie des données par exemple. Les salariés doivent être en mesure de comprendre que l’outsourcing servira à booster les compétences de l’entreprise.
Comparer toutes les offres disponibles
Externaliser une activité comptable auprès d’un expert-comptable n’est pas la seule option quand il s’agit de gagner du temps, de faire des économies ou de profiter d’une expertise donnée.
Les sociétés commanditaires qui externalisent doivent analyser toutes les solutions accessibles avant de faire le choix d’un outsourcing.
Entre autres offres, il y a la possibilité d’engager et de déléguer des fonctions à un apprenti indépendant, un stagiaire, un étudiant, un prestataire spécialisé en rédaction de contenu web, etc.
Cependant, avant de choisir la solution qui permettra d’atteindre les objectifs définis, il faudra tenir compte de la nature de la mission, du niveau d’expertise nécessaire, de la viabilité de l’option choisie et du niveau de risque à relever.
Déterminer les services à externaliser
Le choix des fonctions à externaliser doit se faire avec la plus grande précaution. Dans un premier temps, il faut lister les tâches qui demandent beaucoup de ressources tant humaines que matérielles et qui ont une faible ou moyenne valeur ajoutée (la logistique, la rédaction web, le centre d’appel, la gestion de la relation client, etc.).
Ensuite, il faudra dresser la liste des fonctions qui exigent une compétence spécifique non disponible en interne (comptabilisation, gestion du supply chain, création de sites, etc.). Ce sont souvent ces deux catégories de missions qu’il est serein de mettre dans un processus d’externalisation.
Les tâches à forte valeur ajoutée, celles qui contribuent fortement à la croissance de la société sont à réaliser en interne. Le chef d’entreprise doit s’assurer de les suivre régulièrement pour éviter les erreurs qui pourraient coûter cher.
Rédiger un cahier des charges en bonne et due forme
Le cahier des charges est ce document qui regroupe tous les détails relatifs aux missions à traiter lorsqu’il y a recours à l’externalisation.
Le donneur d’ordre y définit ses réelles attentes et donne toutes les précisions relatives à ses objectifs relatifs à la gestion de la paie par exemple. L’entreprise cliente fait le point sur les méthodes à utiliser par le prestataire pour gérer chaque tâche.
Choisir son prestataire externe
En offshoring, le choix du prestataire extérieur doit se fonder sur plusieurs paramètres capitaux. Certaines entreprises ciblent généralement les prestataires selon leur rapport qualité/prix. Cependant, il faut éviter de se focaliser uniquement sur le prix que propose le prestataire.
Selon le processus métier, s’il est trop bas, il est probable que l’externalisation du service cache certaines mauvaises surprises. La meilleure des choses à faire est de comparer les offres. Il faudra alors demander plusieurs devis auprès de différents prestataires logisticiens pour ensuite procéder à une sérieuse comparaison de ceux-ci.
Vérifier l’expertise et les années d’expérience du professionnel en développement logiciel est indispensable. Celui-ci doit pouvoir offrir des compétences distinguées avec à l’appui la satisfaction de ses précédents clients. La société commanditaire peut exiger des références clients afin de s’assurer de la qualité des prestations qu’il propose.
Lorsque l’externalisation d’activités concerne un pôle de production ou de transformation, le donneur d’ordre peut prendre le temps de se rendre dans les locaux du prestataire logistique. Il fait le tour des équipements disponibles et de la main d’œuvre affectés à la réalisation des tâches.
La confiance doit être mutuelle entre prestataire et donneur d’ordre pour assurer la réussite d’une stratégie d’externalisation. Il faudra alors s’assurer que le courant passe bien avec son professionnel. Le feeling avec l’interlocuteur doit être assez bon pour faciliter la communication.
Mettre en place une phase de test
Tester les compétences du prestataire en avant la signature d’un contrat définitif permet de sécuriser l’opération. Le donneur d’ordre s’assure du savoir-faire que le prestataire met en avant dans le processus de conditionnement par exemple. La période d’essai peut couvrir entre 1 et 3 mois.
Établir un contrat d’externalisation offshore
Opération stratégique, l’externalisation du travail en offshore est à aborder avec précaution, car elle a des risques relatifs au changement de l’environnement et à l’évolution relationnelle la plupart du temps. Le contrat d’externalisation établit ainsi l’équilibre des forces entre les acteurs. Il faut ainsi y préciser tous les périmètres ainsi que les clauses et responsabilités gouvernant la relation. Le document doit faire le tour :
- De l’objet du contrat (obligations, moyens, durée) ;
- De la durée et de l’exécution du contrat;
- Des conditions financières (prix, indexation, révision des prix, modalités de paiement et facturation) ;
- De la confidentialité des opérations ;
- De la sécurité des données professionnelles du donneur d’ordre.
Mettre en place un comité de pilotage
Le comité de pilotage est composé de quelques membres de l’entreprise commanditaire et de celle du sous-traitant. Le comité peut se réunir mensuellement ou de façon bimensuelle pour faire le point sur l’évolution des activités, les améliorations à apporter et les aspects à éliminer.
Donneur d’ordre et prestataire externe ont une excellente visibilité sur les objectifs à atteindre. C’est aussi un excellent moyen d’assurer le suivi complet des missions. Il faudra aussi demander et obtenir régulièrement des rapports précis sur les missions traitées, celles en cours et celles présentant quelques difficultés.
Préparer une porte de sortie
Réussir une opération d’externalisation offshore c’est aussi mettre en place une stratégie de backsourcing. En outsourcing, les imprévus peuvent tomber à tout moment. Le prestataire peut ne plus être en mesure d’assurer convenablement ses prestations.
Lorsque ces situations se présentent, une équipe doit être prête à prendre le relais en interne. Cette anticipation de la réversibilité ou de la transférabilité permet de veiller à la continuité du service, quelle que soit la situation. Le retrait du prestataire offshore ne risque pas ainsi d’impacter négativement la productivité de l’entreprise.
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