Externalisation administrative ➤ 94% de clients satisfaits ✨
L’externalisation administrative est une option stratégique pour les structures cherchant à optimiser leur efficacité opérationnelle. Cependant, il peut être difficile de trouver le bon prestataire, au bon endroit, au bon moment. Dans cet article, découvrez le b.a.-ba de l’externalisation administrative mais aussi notre solution d’externalisation pour à coup sûr systématiquement en retirer le meilleur parti.
Sommaire
- Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrative ?
- Qu’est-ce que la gestion administrative ?
- Pourquoi externaliser sa gestion administrative ? 4 avantages
- Quelle activités externaliser ?
- À qui confier son externalisation administrative ?
- L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de services Officéo
- Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
- Questions fréquentes
L’externalisation administrative expliquée en vidéo
Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrative ?
Pour réussir votre externalisation administrative il vous faut choisir le meilleur prestataire de services : Celui-ci doit être opérable le plus rapidement possible et en capacité d’intégrer les process de votre entreprise sans problème. En général, les clients recherchent trois critères principaux:
- La flexibilité
- L’expertise
- La fiabilité
En fonction de vos besoins et de votre typologie de structure, le prestataire peut prendre plusieurs formes. Voici quelques étapes à suivre pour trouver le prestataire qui vous conviendra :
- Définir votre besoin : quelles activités voulez-vous externaliser, quel volume horaire, quelle récurrence… ;
- Comparer les différents prestataires sur le marché et ce qu’ils apportent ;
- Récolter des avis et témoignages sur les prestataires qui paraissent être les meilleurs ;
- Contacter les prestataires et tester leurs réactivité : c’est un élément qui est souvent un bon signe avant-coureur ;
- Faire plusieurs devis. En fonction de la qualification du prestataire, les tarifs ne sont pas les mêmes ;
Regardons ensemble plus précisément comment définir votre besoin avant de pouvoir définir quel prestataire vous conviendrait le mieux : qu’est-ce que la gestion administrative ? Quelles activités pourriez-vous externaliser ? Quels en sont les avantages ?
Tout se passe juste en dessous 👇
Qu’est-ce que la gestion administrative ?
Par « gestion administrative« , nous faisons référence à l’ensemble des « fonctions support » d’une entreprise, c’est-à-dire toutes les activités qui ne produisent pas directement de chiffre d’affaires. Ces activités sont souvent chronophages (préparation de comptabilité, relecture et rédaction des contrats, commandes de fournitures…) et pourtant sont indispensables à l’organisation des salariés et au bon déroulement des processus internes. Ce sont aussi ces missions qui permettent à l’entreprise d’être conforme aux lois.
En bref, réalisée par des opérateurs qualifiés, la gestion administrative permet de fluidifier le travail et devient un levier de productivité, puis de croissance important.
Pourquoi externaliser sa gestion administrative ? 4 avantages
L’externalisation administrative permet de gagner en productivité et de se recentrer sur leur cœur de métier. C’est un résultat qui peut être obtenu en mélangeant quatre ingrédients :
- La flexibilité : c’est une solution qui permet de confier des tâches qui n’ont pas besoin de faire appel à un temps plein pour être effectuées. En effet, le prestataire peut réaliser quelques heures par semaine seulement ou moduler le volume horaire en cas de hausse de l’activité. D’autre part, le prestataire permet de libérer du temps aux salariés à qui incombaient le travail administratif. Il est estimé que les salariés passent dans les petites entreprises (qui bénéficient moins souvent de solution d’externalisation que les grandes) environ 6h de leur temps par semaine sur de l’administratif. C’est un temps qui peut facilement être requalifié et participer à votre productivité ;
- La fiabilité : l’externalisation permet de travailler avec, lorsqu’ils sont bien choisis, des prestataires en qui vous pouvez avoir confiance. Au contraire d’un contrat CDD/CDI, sujet à de fréquents turn-over, le (meilleur) prestataire assure une continuité de service et peut trouver un remplaçant en cas d’absence imprévue.
- L’expertise : les prestataires sont des professionnels expérimentés et habitués à travailler dans votre domaine, au contraire d’un employé qui fait de l’administratif en plus de son activité. Ainsi, l’externalisation permet d’éviter les erreurs dans les process, de les fluidifier et d’impacter positivement la productivité ;
- La variabilité des coûts : c’est la clé de voûte du prestataire de services. Lorsque l’entreprise fait appel à un prestataire, il n’y a pas frais de gestion en ressources humaines (recrutement, formation, intégration…),elle n’a pas de charges patronales à payer, ni à investir dans des avantages puisque le prestataire ne fait pas partie de sa masse salariale (tickets restaurants, congés payés, séminaires…).
Vous aurez remarqué que trois des composantes sont les trois points que vous devez rechercher chez un prestataire. Il n’y a pas de secrets, un bon prestataire est agile, fiable et expert.
Quelles activités externaliser ?
En général, ce sont toujours les mêmes types de services qu’une l’entreprise cherche à externaliser : la permanence téléphonique, le secrétariat administratif, le service client… Cependant, il y a bien plus de services qui sont externalisables et qui pourraient vous faire gagner du temps, mais aussi de l’argent. En voici quelques exemples :
- La gestion de la pré-comptabilité : concerne toutes les tâches qui peuvent assister vos comptables et experts-comptables (collecte de données, saisie de données comptables, lettrage comptable, rapprochement bancaire…) ;
- Le secrétariat : ce sont les tâches les plus souvent externalisées, par exemple par des office managers (accueil téléphonique, commande de fourniture, rédaction de certains documents, supervision du lien client…) ;
- La gestion des achats : en lien avec toutes les missions qui tendent à assister vos commerciaux (gestion des commandes et du lien fournisseur, négociation de contrat, contrôle des livraisons…) ;
- L’administration des ventes : correspond à l’externalisation d’un service client (facturation client, réclamation client …);
- La gestion des ressources humaines : permet de soutenir administrativement vos équipes RH (aide au recrutement, organisation de formations, gestion du personnel …);
- La gestion de projet : offre un soutien pour l’organisation des « grands jours » de votre entreprise (organisation d’évènement et séminaires, gestion des plannings des intervenants…).
À qui confier son externalisation administrative ?
Maintenant que nous avons passé en revue ce que permet l’externalisation administrative, voyons avec qui l’externaliser.
En fonction des missions à externaliser, plusieurs choix s’offrent à vous :
- Le professionnel en libéral (cabinet d’expertise comptable, juriste spécialisé dans le contentieux…) : très qualifié avec des tarifs élevés. Bien qu’il soient en capacité de faire de l’administratif, il n’est pas rentable de leur déléguer ;
- Le freelance en direct : expérimenté et flexible, c’est une solution parfaite pour des tâches techniques très spécifiques et ponctuelles. Attention, la continuité de service est difficilement faisable ;
- L’agence d’intérim : peu flexible et présente des risques de no-show. Cette option reste assez onéreuse pour des candidats pas toujours expérimentés. Cependant, elle est reste une bonne idée pour des remplacement prévus, par exemple lors de congés maternité.
- L’entreprise prestataire de services : c’est l’option qui allie le plus de critère de recherche. Fiable, agile et experte, les entreprises prestataires s’appuient sur le travail de freelance, tout en assurant un cadre et une continuité de service au client. Ainsi, elles sont particulièrement plébiscitées pour des périodes longues, des missions récurrentes ou encore pour des remplacement imprévus.
En bref :
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J’ai besoin d’externaliser :
– Des tâches très qualifiées comme l’expertise de mes comptes, un recouvrement de créances après plusieurs rappels : je contacte un libéral expert et fiable ;
– D’une expertise technique rapidement sur mes logiciels de facturation : je contacte un freelance expert et flexible ;
– De remplacer mon secrétaire qui part en congé paternité : je contacte une agence d’intérim ou une entreprise prestataire de services ;
– D’une office manager deux jours par semaine : je contacte une entreprise prestataire de services flexible, fiable et experte.
L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de services Officéo
Officéo externalise toutes les facettes de votre gestion administrative (sur site mais aussi à distance ou d manière hybride ;)) :
- Assistance comptable & financière ;
- Assistance RH ;
- Assistance Achats ;
- Assistance de Projets ;
- Secrétariat Courant ;
- Office Management ;
- Etc.
Spécialiste de l’externalisation de services administratifs, nous fonctionnons sur un mode d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et experte.
Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.
Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.
Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalés et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.
Accédez à notre comparatif chiffré Officéo vs Intérim
Laëtitia Maussant, responsable chez Saint-Gobain nous fait confiance
O. : Quelles sont les raisons qui vous ont amené à collaborer avec Officéo ?
L.M. : Notre masse salariale ayant été gelée, passer par une entreprise de services s’est avéré être le chemin le plus adapté, notamment grâce à l’agilité possible. De plus, en cas d’embauche il y aurait pu y avoir des périodes de maladies ou de congés, ce dont nous n’avons pas eu à souffrir grâce à Officéo dont la continuité de services est ancrée dans ses gênes.
–>Témoignage complet <–
Nos chers clients
Et comment ça marche concrètement ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !
Questions fréquentes
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🤷♀️Quel est le rôle d’un assistant administratif indépendant ?
Son rôle est d’offrir un soutien administratif et organisationnel aux entreprises clientes. Il peut gérer diverses tâches administratives telles que l’assistanat de direction, l’assistanat de projets ou encore l’Office Management… L’assistant administratif offre de la souplesse et une expertise spécialisée, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales sans les contraintes liées à l’embauche d’un employé à temps plein.
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🙎♀️Quelle est la différence entre l’externalisation et la sous-traitance ?
Il n’y a dans les faits pas de différences, les deux ont le même buts. C’est uniquement une appellation différente. Inconsciemment, la sous-traitance renvoie à une opacité entre le client et le prestataire et un manque d’implication de ce dernier, cependant ce n’est pas le cas.
On se charge de votre administratif.
