Pourquoi faire de votre administratif votre talon d’Achille ?
Le lean concerne autant les administrations que les entreprise dans leur globalité. Comment l’efficacité opérationnelle peut se déployer au-delà de la partie « production » ? Pourquoi mettre en place du « lean office » permet d’atteindre des objectifs de progrès plus ambitieux ?
Je souhaite externaliser une fonction support de mon entreprise
Initier une démarche lean dans la gestion administrative
Une fois le stade de la start-up dépassé, les entrepreneurs font face à des situations nouvelles au sein de leur société. Recrutement après recrutement, une nouvelle organisation se dessine. Pour rester dans une dynamique de croissance, tout en restant efficace, une solution s’impose. L’organigramme est à revoir. Des managers plus qualifiés sont à solliciter. Les processus doivent se renforcer. De meilleurs outils sont à utiliser.
Concernant la gestion administrative, de nouvelles difficultés se dessinent face à ces impératifs. La méthodologie lean est une stratégie complète pour surmonter les obstacles organisationnels et dynamiques, faire grandir des entreprises capables de changer la trajectoire de leur industrie.
Les processus administratifs, au même titre que la production, sont source d’un nombre de gaspillages, et donc d’opportunités d’amélioration jusqu’alors méconnues. Le déploiement d’une approche lean office concourt à la mise en place d’une excellence opérationnelle à mesure qu’une structure croit.
En apportant un nouveau regard sur les processus administratifs, les sources d’efficacité sont plus aisément identifiables. Des gaspillages sont-ils constatés ? Existe-t-il des interfaces entre services qui sont sources de blocages ? Quel est l’état des objectifs ? Mettre en place des méthodes de la sorte permet à toute organisation de gagner en qualité et en réactivité, le tout dans une logique de réduction des coûts.
Pour cela, des outils existent déjà pour le management et la productivité tels que le 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), la méthode AMDEC, ou les Six Sigma. Avec surtout la méthode Kaizen pour l’amélioration continue de performance opérationnelle, les résultats s’inscrivent dans la durée d’un cycle agile.
Un modèle de processus d’amélioration continue
Une définition assez large des processus d’amélioration continue serait le changement graduel et perpétuel. Ce changement est à penser dans un axe d’accroissement de l’efficience, des résultats d’une entreprise. Ce type de démarche permet d’atteindre ses objectifs conformément à une politique définie. Les initiatives de qualité de gestion sur l’administratif sont inscrites dans ce processus. En clair, faire mieux, toujours mieux est le leitmotiv de ce type de déploiement.
Voici pour illustrer les possibilités, un modèle permettant de structurer une organisation administratif. À terme, l’environnement agile qui en est créé amène chaque participant à se développer.
Exemple d’application dans un service administratif
Les optimisations possible d’un service au sein de l’entreprise sont plurielles. L’organisation de l’information et la répartition des ressources reste l’optimisation courante la plus répandue. Quels en seraient des exemples concrets :
- Une maîtrise plus poussée des outils bureautiques courants. Par exemple, utiliser Excel à son plein potentiel pour gagner du temps.
- Une gestion des documents papiers de façon dématérialisée.
- L’accélération de certains processus. Par exemple, gérer efficacement la réception d’une facture jusqu’à son paiement.
- La réduction des insatisfactions clients.
- L’augmentation du nombre de dossiers traités.
À l’ère de la digitalisation, seulement la moitié des PME françaises utilisent des outils numériques pour améliorer leurs tâches administratives. Pourtant, presque 80% des employés de bureau sont prêts à faire confiance à une solution plus moderne pour déléguer d’une tâche à faible valeur ajoutée et chronophage.
La dématérialisation a été donnée en exemple d’organisation. En effet, dématérialiser, c’est éviter l’accumulation et le stockage d’un nombre de documents qui pourraient être traités et archivés rapidement. En fonction de l’entreprise, les variables déterminent les axes d’améliorations.
La variabilité de la ressource d’entreprise à prendre en compte
Prenons un exemple de variabilité au sein d’un service de ressource humaine. Deux grandes variables principales peuvent être analysées en priorité pour un audit d’optimisation des processus et de la qualité opérationnelle.
- L’absentéisme.
- Le niveau de compétence de l’employé.
Le taux d’absentéisme ou des compétences employés ayant été mises à jour il y a un délai dépassé peuvent être la source d’écarts par rapport aux standard ou aux prévisions des objectifs de l’entreprise. Une déperdition est alors constatée face au potentiel de chaque métier concerné. Ainsi, de première questions émergent. Est-ce un problème de rigidité du système qui empêche une adaptation à moindre coût et à une évolution de contexte ? Quelle est la déperdition mesurable ? Quelles procédures mettre en place pour un suivi plus fiable de ces deux variables ?
Une gestion du personnel dans la logique du progrès administratif continu passe alors par une standardisation adaptée. Standardiser un tableau de compétences à suivre, faire évoluer, ou diversifier est un premier pas. S’ensuit alors une observation des écarts. Cette observation permet de résoudre les problèmes pour les améliorer et entrer dans un cercle vertueux de progrès continu.
Pour chaque mission donnée à ce sujet, le dialogue de la performance est la clé. Les objectifs sont clairs, les standards sont appropriés et répartis pour chaque professionnel concerné (de l’assistant au dirigeant). Briefings et visites sont alors les dialogues qui permettent de déterminer les actions à mettre en œuvre et leurs pilotes. Au besoin, des sessions de résolution des problèmes permettent d’identifier les causes racines et écarts vers un accompagnement et traitement approfondi.
Pour une transformation administrative individuelle réussie
Le travail administratif est une notion très compressible et ce d’autant plus que le travail exécuté n’est pas répétitif.
Nombreuses sont les situation où un employé a l’impression, parfois justifiée, de perdre du temps au travail. Les processus administratifs longs et répétitifs, l’attente de documents qui bloquent l’avancée sur les dossiers, les réunions longues et peu productives, les notes de frais qui n’en finissent pas. La liste est encore longue.
Alors, comment optimiser ces tâches chronophages mais nécessaires ?
- Le temps passé en réunion est à gérer avec un chronomètre en tête. C’est le premier moyen simple de gagner en efficacité.
- La gestion de la boite mail est optimisée. Le temps consacré aux autres tâches et la concentration gagnée sont indéniables.
- La gestion des notes de frais est à automatiser au maximum ou à déléguer à un assistant. Des processus simples pour les micro-tâches de ce genre permettent à la direction financière, au pôle commercial comme et collaborateurs de gagner du temps.
- Les consignes sont claires et le nombre de validations nécessaires sont limitées.
- Le reporting est un ami, pas un ennemi. Ce type de document est à planifier pour y passer le temps de temps possible. L’information est à utiliser selon un intérêt précis, non pas seulement pour un supérieur hiérarchique.
Une opportunité pour externaliser vos missions administratives
L’optimisation de vos processus administratifs permet de définir plus clairement vos objectifs prioritaires. Plus qu’un nouveau cadre, c’est une occasion pour vous aider à mieux gérer votre activité.
Il est donc tout à fait pertinent de profiter de ce changement pour déléguer la gestion administrative de vos tâches à faible valeur ajoutée, d’autant plus que l’externalisation est profitable pour vos collaborateurs (gain de temps, sérénité, simplicité, suivi en continu, pas de processus de recrutement chronophage …).
Externaliser ses tâches administratifs n’a pas seulement un impact immédiat lors d’une réorganisation en interne, c’est aussi un moyen efficace pour créer un véritable cercle vertueux au quotidien.
La mise en place d’une politique d’externalisation permet d’améliorer toute la chaîne concernée : une meilleure organisation, des employés satisfaits, une réduction des coûts et un gain de temps garantis !
Envie de porter plus loin le potentiel de votre activité ? Vous vous posez encore des questions et voulez des réponses de la part d’experts reconnus de l’organisation administrative ?
