Externaliser ? Oui, mais comment ? Et pourquoi faire ?
Au sein d’une entreprise de nombreuses tâches peuvent être confiées à des prestataires extérieurs. Quelles que soient leurs natures : administratives ou techniques.
Les 5 points clés à adopter pour mettre en place une bonne externalisation.
Evaluer
De plus en plus de tâches en entreprise peuvent être déléguées à un prestataire extérieur. Il faut donc prioriser les tâches selon la véritable valeur ajoutée pour son entreprise. Selon Rémi Meuleman, co-dirigeant du cabinet Five Conseil, ‘’Externaliser doit en effet permettre de se décharger d’une tâche qui représente un poids […]’’.
Anticiper
Déléguer certaines tâches à un prestataire implique la rédaction d’un cahier des charges. Ce dossier lui permettra de savoir exactement ce que l’entreprise attend de lui. Les différentes missions seront référencées par ordre de priorité, avec pour chacune d’elles l’organisation et les moyens à mettre en place pour prendre en charge la mission qui lui est confiée.
Adopter
Ce n’est pas toujours évident de trouver le bon prestataire. D’une part, les offres sont pléthoriques d’autre part, les prix peuvent beaucoup variés d’un prestataire à l’autre. Lorsqu’on rencontre un prestataire et que celui-ci nous agresse avec une avalanche de mots compliqués, il faut se méfier. Un bon prestataire doit être en mesure de se mettre au même niveau que son client. Il doit parler le même langage que ce dernier pour bien être en phase.
Déterminer
Viens ensuite la rédaction d’un contrat sur lequel il vaut mieux définir clairement la prestation attendue. Comme dans le cahier des charges, les missions confiées seront listées avec les moyens mis en oeuvre pour les réaliser. La durée du contrat ainsi que la façon dont il peut être prolongé ou supprimé devront être établies.
Contrôler
Cependant, externaliser ne signifie pas lâcher son prestataire dans la nature avec les ‘’clés de l’entreprise’’ au contraire, il est indispensable de rester attentif et à l’écoute de son prestataire pour éviter toutes mauvaises surprises ou incompréhensions.
Bien définie et encadrée, l’externalisation est très souvent plus avantageuse que la gestion interne parce qu’elle permet de son concentrer sur son coeur business.
Besoin d’une aide en externalisation administrative ? Nos assistants Officéo sont à votre disposition.
