Une gestion centralisée de flux documentaires
Un groupe gérant un grand nombre de résidences pour seniors et cliniques spécialisées, s’est tourné vers Officéo pour la gestion de ses factures fournisseurs.
Problématique rencontrée : Une gestion de la facturation fournisseurs chronophage
De par son importance et la mise en place d’un nouveau process industrialisé (numérisation et stockage dans un coffre-fort numérique), la gestion de la facturation des fournisseurs de l’entreprise demandait de plus en plus de temps. Cependant, ce volume de facturation étant fluctuant, il ne nécessitait pas l’emploi d’une personne additionnelle.
Solution mise en place : Un projet centralisé par une équipe d’intervenants Officéo
Afin d’assurer un processus centralisé de gestion de flux des factures fournisseurs (de l’ouverture du courrier jusqu’au stockage numérique, en passant par l’indexation et la classification), le groupe s’est décidé à faire appel aux services d’Officéo. Nous avons donc désigné une équipe modulable, aux références établies, qui s’est occupé de l’ensemble de cette gestion administrative.
Résultats obtenus : Une gestion de flux documentaires optimisée
Grâce à cette alternative, les assistants Officéo interviennent seuls ou simultanément en fonction de la quantité de travail. De plus, en cas d’absence d’un membre de l’équipe, une personne est toujours disponible pour prendre le relai. Le flux documentaires est donc maitrisé et la permanence du travail assurée, sans aucune perte de temps et d’argent en terme de recrutement. Le service spécifique proposé par Officéo s’est parfaitement mis en place et à permit au client d’optimiser sa gestion de flux documentaires.
