Rédiger un texte professionnel en 7 étapes simples
En entreprise, pas le temps de passer des heures sur vos textes utilitaires. Alors, comment écrire un texte pour faire une rédaction professionnelle claire, rapidement et efficacement ?
Aidez-moi à rédiger mes documents administratifs
Définir les objectifs du texte et cerner l’interlocuteur
Le document que vous devez rédiger a des règles d’écriture précises. La note de service, le rapport de mission ou la proposition commerciale ne s’écrivent pas de la même manière. Dans un premier temps, selon le support, les objectifs de travail définiront le type d’écriture que vous avez à établir.
S’adresser à ses collègues de syndicats ou convaincre son supérieur de département demandent une rigueur qui est propre à chaque type de support.
Pour commencer, demandez-vous pourquoi vous devez écrire votre document. Pour qui, et dans quel but. Que voulez-vous faire avec cet écrit. Informer le bureau d’à côté que des travaux dans la salle de réunion sont prévus ? Porter la voix de votre syndic à la prochaine AG ? Chaque paragraphe, chaque mot a son importance.
Collecter les informations avant la rédaction
Écrire un texte professionnel de qualité demande une préparation simple, mais nécessaire. Documentez-vous autant que possible par rapport au sujet de votre texte.
Mails envoyés à des collègues, sources dans les archives du site de l’entreprise, modèles de documents de ce genre déjà communiqué par un collègue, chiffres dans les rapports ou compte rendus de réunions. Chaque source en lien avec votre sujet est une inspiration supplémentaire pour votre écrit.
Structurer le texte
Définissez la structure de votre texte. Un mail doit rester clair et concis, un rapport peut se permettre d’avoir des détails, graphiques, annexes, tout comme une proposition commerciale doit pousser à la prise de décision par l’agencement de mots transactionnels et la présentation générale.
Vient à présent le choix d’un plan adapté à votre objectif de communication. Souhaitez-vous informer, dire de faire, expliquer, convaincre ?
Établir un premier brouillon
Peu importe le sujet et votre cible, veillez à utiliser des phrases courtes, en y introduisant une seule et même idée. Une idée par phrase est idéal pour garder le lecteur attentif au propos. Le choix du bon lexique est essentiel quant à la bonne compréhension de votre texte.
Commencer la rédaction
Écrivez au présent. Vous optez alors pour la simplicité, l’engagement et la tenue professionnelle attendue. L’application de la forme active (sujet, verbe, complément d’objet direct) facilite la lecture. Vos propos est plus concret et décidé. Le vocabulaire utilisé doit pouvoir être compris par l’interlocuteur.
Besoin d’aide pour savoir bien rédiger ?
Nous ne sommes pas formateurs à ce sujet, mais d’autres le sont. Le secrétariat national à l’alphabétisation du Canada propose un contenu complet et libre d’accès pour avoir un style clair et simple.
Procéder à la mise en page
Le but premier d’une mise en page professionnelle est l’élaboration d’un mise en page facilitant une lecture rapide et une compréhension optimale. Plusieurs techniques sont à adopter pour ce faire.
- L’utilisation de listes pour aérer l’énumération de certaines informations ;
- L’introduction de sources externes pour un texte plus ludique et agréable ;
- 2 à 3 polices différentes maximum, avec des caractères sans empattement.
Faire une relecture et corriger les coquilles
Le dernier point est la phase de relecture de votre texte. Une première relecture permet de corriger les coquilles pour repasser si besoin sur la syntaxe et l’orthographe. La seconde lecture, plus importante, correspond à une vérification par empathie avec le lecteur. Vérifiez que toutes les informations nécessaires sont présentes, et qu’elles sont formulées clairement.
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