[Secrétaire indépendante] Fiche métier + Vidéo en 2min
Explorez le monde dynamique des secrétaires freelance, ces professionnels indépendants qui offrent leurs services sans être attachés à une entreprise en particulier. Ils exercent leur métier avec flexibilité, apportant leur expertise de secrétariat sans être salariés d’une structure traditionnelle. Vous voulez en savoir plus ? C’est juste ici ! 👇
Sommaire
- Qu'est-ce qu'une secrétaire indépendante ?
- Quelles sont les missions d'une secrétaire indépendante ?
- Quelles sont les compétences d'une assistante indépendante ?
- Quel est le salaire d'une secrétaire auto entrepreneur ?
- Quels sont les outils et logiciels de travail d'une secrétaire indépendante ?
- Comment devenir secrétaire administrative indépendante ?
- Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?
- Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?
- Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?
- Encore une question
Secrétaire indépendante : fiche métier complète en 2 min
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?
La secrétaire indépendante administrative est une professionnelle auto-entrepreneur. Elle offre des prestations de services qui tendent à externaliser les processus administratifs au sein de toute structure.
Elle peut être spécialisée dans la comptabilité, l’ADV, les ressources humaines ou encore le juridique.
La secrétaire indépendante peut arborer plusieurs facettes : télésecrétaire indépendante, assistante administrative et commerciale indépendante, secrétaire de direction indépendante…
Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?
Les missions d’une secrétaire indépendante sont diversifiées et adaptées aux besoins spécifiques de chaque client. Voici ces missions principales :
- Assistance comptable & financière : saisie des écritures comptables, tenue de la trésorerie, préparation des déclarations de TVA ;
- Assistance RH : recrutement, gestion de la paie, aide à l’amélioration des conditions de travail ;
- Assistance ADV : gestion du service client, expédition des commandes, gestion du processus de facturation et des relances ;
- Assistance Achats : choix des fournisseurs, gestion des commandes, tenue des documents achats ;
- Secrétariat courant : gestion du courrier électronique, gestion d’agenda et la prise de rendez-vous, gestion du standard téléphonique, classement et l’archivage de documents ;
- Etc.
Quelles sont les compétences d’une assistante indépendante ?
Une assistante indépendante est polyvalente, elle doit regrouper de nombreuses compétences techniques, relationnelles et organisationnelles :
1. Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
- Connaissances en comptabilité et gestion ;
- Notions de droit et de réglementation ;
- Maîtrise d’outils de communication et de collaboration (Slack, Trello, etc.).
2. Compétences relationnelles
- Excellent sens du relationnel et de la communication ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Aisance relationnelle au téléphone et à l’écrit ;
- Esprit d’initiative et d’autonomie.
3. Compétences organisationnelles
- Excellente capacité d’organisation et de gestion du temps ;
- Rigueur et précision ;
- Capacité à s’adapter à des situations et des environnements de travail variés.
Une secrétaire indépendante peut aussi choisir de se spécialiser. En plus d’une bonne exercice de sa fonction, certaines compétences spécifiques peuvent être requises pour certains domaines, notamment pour les secrétaires juridiques ou médicales.
Quel est le salaire d’une secrétaire auto entrepreneur ?
Le tarif d’une secrétaire indépendante se situe entre 20€ et 50€ HT de l’heure. Les tarifs pratiqués par les freelances ne font pas l’objet d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis (tels que la complexité de la mission, le type de service ou encore sa durée du service).
A ne pas oublier que l’URSSAF taxe, en fonction de votre activité, environ 20% de vos revenus. Au delà d’un certain chiffre d’affaires, il faudra aussi considérer la TVA. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, selon le statut juridique de la secrétaire indépendante.
Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire indépendante ?
Une secrétaire indépendante pour être polyvalente, a besoin d’être épaulée par de nombreux logiciels, et d’en connaître le fonctionnement :
- Outils de gestion de courrier électronique et de calendrier :
- Microsoft Outlook : intègre la gestion des emails, calendrier, contacts, et tâches ;
- Google Workspace (Gmail, Google Calendar) : offre une suite complète pour la gestion des emails, des rendez-vous, et des documents partagés ;
- Logiciels de traitement de texte et de tableur :
- Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) : incontournable pour la création et la gestion de documents ;
- Google Docs, Sheets, and Slides : alternatives basées sur le cloud qui facilitent la collaboration en temps réel ;
- Outils de gestion de projets et de tâches :
- Asana : permet de planifier, suivre, et gérer des projets de manière visuelle ;
- Trello : outil de gestion de projets et de tâches basé sur des tableaux, des listes et des cartes, permettant une organisation visuelle et collaborative du travail ;
- Solutions de communication et de vidéoconférence :
- Zoom : pour les réunions en ligne et les vidéoconférences ;
- Slack : plateforme de communication pour les équipes, intégrant messagerie instantanée, appels, et partage de fichiers ;
- Logiciels de comptabilité et de facturation :
- QuickBooks : très populaire pour la gestion comptable, la facturation, et le suivi des dépenses ;
- FreshBooks : alternative axée sur les petites entreprises et les freelancers, offrant des outils de facturation simplifiés ;
- Outils de gestion de la relation client (CRM) :
- HubSpot : offre des fonctionnalités de CRM pour gérer les interactions avec les clients et suivre les leads ;
- Salesforce : Solution complète de CRM adaptée à une variété de besoins d’affaires.
Comment devenir secrétaire administrative indépendante ?
Pour exercer la profession de secrétaire administrative, choisissez une formation appropriée dès le départ. Du BAC au BAC+3, de nombreuses formations sont possibles.
Vous pouvez par exemple suivre l’un de ces parcours :
- Niveau BAC : Bac Pro « Gestion Administration » ;
- Niveau BAC+2 : BTS gestion PME, BTS support à l’action managériale ;
- Niveau BAC+3 : DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations).
Les spécialisations sont nombreuses. Les cabinets comptables, cabinets juridiques ou structures médico-sociales ont souvent besoin d’une assistance administrative. En tant qu’indépendant, en choisissant de vous spécialiser, vous pouvez faire varier vos interlocuteurs et clients pour apporter une richesse supplémentaire à votre vie professionnelle.
Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?
Les indépendants travaillent sous le statut de micro-entrepreneur. La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du guichet unique de l’INPI et d’effectuer la déclaration en ligne.
Par ailleurs, le statut de “micro-entreprise” permet de bénéficier d’un régime fiscal simplifié, à condition que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 72 600 €.
Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?
Afin de s’installer en tant que secrétaire freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :
- Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
- Une étude de marché comprenant l’étude concurrentielle et le plan financier pour votre projet ;
- Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
- L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
- Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
- Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.
Comment trouver des clients quand on est secrétaire indépendante ?
En tant que secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est primordial. Cela favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Par ailleurs, les CCI locales proposent un accompagnement car oui, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.
Pour maximiser vos chances de réussir votre carrière de secrétaire indépendante, pourquoi ne pas collaborer avec une société de prestations de services telle qu’Officéo ? Nous vous proposons des missions relatives à vos compétences chaque semaine, nul besoin de vous soucier de la prospection. Par ailleurs, être auto-entrepreneur peut entrainer un sentiment de solitude, rejoignez un réseau de plus de 6 000 assistants et recentrez vous sur votre cœur de métier en rejoignant Officéo !
Clients : pourquoi opter pour une secrétaire indépendante ?
Opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de gagner du temps et variabiliser vos coûts. Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe (ou aussi appelée secrétaire freelance) permet de bénéficier d’une main d’œuvre qualifiée car les secrétaires mandatées sont des expertes dans leur métier, vous permettant ainsi de gagner en productivité.
Je recherche une secrétaire externe
Quels services déléguer à Officéo ?
Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour les organisations. Son objectif est de trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.
Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.
Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !
Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.
Encore une question
🤔Qui a besoin d’une secrétaire indépendante ?
Les start-up, les petites et grandes entreprises, le service publics ou encore les associations ont souvent besoin d’une secrétaire indépendante pour gérer leurs tâches administratives et organisationnelles. Ces dernières peuvent ainsi se refocaliser sur leur cœur de médier tout en déléguant des tâches chronophages à un prestaire externe qualifié.
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