[VIDÉO] Tout savoir sur le métier de secrétaire indépendante

Vous êtes secrétaire ou bien vous souhaitez le devenir ? La grande aventure de l’indépendance vous tente mais vous ne savez pas comment vous y prendre ? Quelles formations devez-vous choisir, quels tarifs pouvez-vous réclamer en tant que débutant, comment trouver vos premiers clients ? Autant de questions qui peuvent être étourdissantes lorsqu’on débute. Rassurez-vous, que vous ne soyez pas encore secrétaire ou déjà prêt à vous envoler vers le freelancing : dans cet article, découvrez toute la procédure à suivre, mais aussi les opportunités Officéo 👇.

Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ? 

La secrétaire indépendante administrative est une professionnelle auto-entrepreneur. Elle offre des prestations de services qui tendent à externaliser les processus administratifs au sein de toute structure.

Elle peut être spécialisée dans la comptabilité, l’ADV, les ressources humaines ou encore le juridique.

La secrétaire indépendante peut arborer plusieurs facettes : télésecrétaire indépendante, assistante administrative et commerciale indépendante, secrétaire de direction indépendante…

Quelles sont les missions d’une secrétaire indépendante ?

Les missions d’une secrétaire indépendante sont diversifiées et adaptées aux besoins spécifiques de chaque client. Voici ces missions principales :

• Assistance comptable & financière : saisie des écritures comptables, tenue de la trésorerie, préparation des déclarations de TVA ;
• Assistance RH : recrutement, gestion de la paie, aide à l’amélioration des conditions de travail ;
• Assistance ADV : gestion du service client, expédition des commandes, gestion du processus de facturation et des relances ;
• Assistance Achats : choix des fournisseurs, gestion des commandes, tenue des documents achats ;
• Secrétariat courant : gestion du courrier électronique, gestion d’agenda et la prise de rendez-vous, gestion du standard téléphonique, classement et l’archivage de documents ;
• Etc.

Quels sont les tarifs d’une secrétaire auto entrepreneur ?

Le tarif d’une secrétaire indépendante se situe entre 20€ et 50€ HT de l’heure. Les tarifs pratiqués par les freelances ne font pas l’objet d’une grille de référence. Différents critères interviennent dans l’émission d’un devis (tels que la complexité de la mission, le type de service ou encore sa durée du service).

A ne pas oublier que l’URSSAF taxe, en fonction de votre activité, environ 20% de vos revenus. Au delà d’un certain chiffre d’affaires, il faudra aussi considérer la TVA. Dans certaines situations, une exonération peut être accordée, selon le statut juridique de la secrétaire indépendante.

Quelles sont les compétences d’une assistante indépendante ?

Une assistante indépendante est polyvalente, elle doit regrouper de nombreuses compétences techniques ainsi que de bonnes qualités personnelles (ou soft skills) :

Quels sont les outils et logiciels de travail d’une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante pour être polyvalente, a besoin d’être épaulée par de nombreux logiciels, et d’en connaître le fonctionnement :

1. Outils de gestion de courrier électronique et de calendrier : Microsoft Outlook, Google Workspace
2. Logiciels de traitement de texte et de tableur : Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs, Sheets, and Slides
3. Outils de gestion de projets et de tâches : Asana, Trello
4. Solutions de communication et de vidéoconférence : Zoom, Slack
5. Logiciels de comptabilité et de facturation : QuickBooks, FreshBooks
6. Outils de gestion de la relation client (CRM) : HubSpot, Salesforce

Quel statut juridique pour une secrétaire indépendante ?

Les indépendants travaillent sous le statut de micro-entrepreneur. La procédure pour avoir le statut de micro-entrepreneur est simple, il suffit de se rendre sur le site du guichet unique de l’INPI et d’effectuer la déclaration en ligne.

Par ailleurs, le statut de “micro-entreprise” permet de bénéficier d’un régime fiscal simplifié, à condition que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 72 600 €.

Perspectives d’évolution pour une secrétaire indépendante

Bien que le métier de secrétaire indépendante puisse sembler figé ou sans perspectives à première vue, il offre en réalité de nombreuses opportunités d’évolution. En diversifiant vos missions, en développant vos compétences ou en changeant d’angle, vous pouvez faire évoluer votre activité et gagner en reconnaissance comme en revenus :

• Spécialisation dans un secteur : vous pouvez vous orienter vers un domaine spécifique (médical, juridique, immobilier…) pour proposer une expertise recherchée.
• Montée en compétences : en vous formant à des outils ou domaines complémentaires (comptabilité, gestion de projet, ressources humaines…), vous élargissez votre champ d’intervention.
• Passage au statut de prestataire multi-client : en développant votre portefeuille, vous devenez une véritable cheffe d’entreprise avec une clientèle fidèle et diversifiée.
• Encadrement d’équipe : vous pouvez déléguer certaines tâches à d’autres freelances et gérer une petite équipe en mode collectif ou agence.
• Création de contenus ou formation : votre expérience peut vous permettre de créer des tutoriels, des formations ou du contenu destiné à d’autres assistantes ou entrepreneurs.
• Évolution vers le conseil : avec le temps, vous pouvez proposer un accompagnement stratégique aux entreprises en matière d’organisation ou d’optimisation administrative.

Comment se lancer dans le secrétariat indépendant ?

Afin de s’installer en tant que secrétaire freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé, notamment :

✔ Niveau BAC : Bac Pro Gestion Administration
✔ Niveau BAC+2 : BTS Gestion de la PME, BTS Support à l’Action Managériale
✔ Niveau BAC+3 : DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations)
✔ Toute autre formation pour une compétence spécifique (bureautique, gestion de projet, gestion de la paie…)
✔ Une licence ou un BTS pour se spécialiser (comptabilité, milieu médical, RH…).

• Une étude de marché comprenant l’étude concurrentielle et le plan financier pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• La prospection pour avoir des clients.

Trouver des clients : Officéo, l’alternative aux plateformes de freelancing

En tant que secrétaire indépendante, tisser des liens et entretenir son réseau est primordial. Cela favorise les recommandations et nourrit le fameux bouche-à-oreille, souvent cité comme un bon moyen de nourrir son chiffre d’affaires. Certaines choisissent d’ailleurs de rejoindre un club d’entrepreneurs pour développer leur réseau. Par ailleurs, les CCI locales proposent un accompagnement car oui, les réseaux sociaux ne suffisent pas pour lancer son activité ou la développer.

Pour maximiser vos chances de réussir votre carrière de secrétaire indépendante, pourquoi ne pas collaborer avec une société de prestations de services telle qu’Officéo ? Nous vous proposons des missions relatives à vos compétences chaque semaine, nul besoin de vous soucier de la prospection. Par ailleurs, être auto-entrepreneur peut entrainer un sentiment de solitude, rejoignez un réseau de plus de 6 000 assistants et recentrez vous sur votre cœur de métier en rejoignant Officéo !

En savoir plus

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Clients : pourquoi opter pour une secrétaire indépendante ?

Opter pour un secrétariat externalisé vous permettra de gagner du temps et variabiliser vos coûts. Par ailleurs, faire appel à une secrétaire externe (ou aussi appelée secrétaire freelance) permet de bénéficier d’une main d’œuvre qualifiée car les secrétaires mandatées sont des expertes dans leur métier, vous permettant ainsi de gagner en productivité.

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Quels services déléguer à Officéo ?

Officéo est un spécialiste leader en assistance administrative pour les organisations. Son objectif est de trouver la bonne compétence au bon endroit pour vous offrir un service de qualité sur mesure.

Officéo vous propose une solution flexible, experte, à la mise en œuvre rapide pour répondre à vos besoins. Les services que vous pouvez déléguer à Officéo sont divers et nombreux : secrétariat, gestion administrative et comptable, gestion commerciale et ADV, gestion des achats, gestion RH, etc.

Vous avez la possibilité de réajuster les missions et de revoir le volume horaire selon vos besoins et selon votre charge de travail. En prime, vous avez une facturation au réel des heures effectuées donc aucune surfacturation ni mauvaise surprise !

Ainsi, optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteuse que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct.

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Encore une question ?

🤔 Qui a besoin d’une secrétaire indépendante ?

Les start-up, les petites et grandes entreprises, le service publics ou encore les associations ont souvent besoin d’une secrétaire indépendante pour gérer leurs tâches administratives et organisationnelles. Ces dernières peuvent ainsi se refocaliser sur leur cœur de médier tout en déléguant des tâches chronophages à un prestaire externe qualifié.

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Pour en savoir plus :

Office manager freelance	Assistant comptable freelance
Gestionnaire de paie freelance	Assistante administrative indépendante