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Quelle différence entre une secrétaire et une assistante de direction ?

secrétaire indépendanteDans les entreprises ou structures, certaines tâches non négligeables sont déléguées. Il est de la responsabilité du secrétaire ou de l’assistant de direction selon les cas de les mener à bien. Tous deux doivent avoir de la polyvalence et du savoir-faire. Il y a parfois amalgame quant à ces deux postes. Où se trouve alors la distinction ? C’est à cette principale question que nous apportons des éléments de réponses dans notre article.

Qu’est-ce qu’une secrétaire ?

Le secrétariat de direction est un poste clé dans le fonctionnement des entreprises et des organisations. Il est même indispensable quant à la portée de ses prérogatives dans une petite ou grande entreprise. Il peut être attaché à différents services ou paliers d’une institution. Il peut donc exister plusieurs postes de secrétaire dans une même structure. Ainsi, une secrétaire est au service d’un autre employé ou d’un autre membre sur son lieu de travail. Son action touche principalement la coordination et la facilitation des actions de son supérieur.

Liste de tâches d’une secrétaire

Les interventions d’une secrétaire des ressources humaines sont assez diversifiées. Elles concernent le contrôle du courrier et de la communication, la rédaction de contenus clés, la gestion de l’emploi du temps ou de l’agenda. Les principales tâches qui font partie de son expertise sont :

  • La réception et la transmission du courrier ;
  • La prise des appels téléphoniques ;
  • L’organisation et la modification de l’emploi du temps ;
  • Les prises de rendez-vous et l’organisation des déplacements de son supérieur hiérarchique ;
  • La rédaction de mails, de comptes-rendus et documents divers ;
  • La prise de notes d’informations importantes ;
  • La préparation de dossiers.

Toutes les activités qui sont du ressort de la secrétaire opérationnelle visent à décharger son responsable des tâches secondaires, mais hautement importantes. Elle participe donc au bon fonctionnement du corps d’ensemble en jouant des rôles spécifiques.

Qu’est-ce qu’une assistante de direction ?

L’assistanat de direction comme son nom l’indique est un poste affilié à une direction. Autrement dit, l’assistante de gestion pme pmi travaille sous la tutelle d’une personne hiérarchiquement haut placée. Sa position au sein d’une entité est spécifique et clairement définie. Elle exerce sa fonction autour de l’organisation, de la communication et des sujets relatifs à l’administration avec les qualités requises.

Liste des tâches d’une assistante de direction

Le but premier d’une assistante commerciale est d’alléger un certain nombre de tâches au directeur d’une institution ou d’un groupe. Elle participe à la bonne marche méthodique du dispositif administratif. Ses actions couvrent donc non seulement le secrétariat, mais aussi la gestion administrative au sein de la direction sur les affaires courantes. En effet, l’assistante de direction est capable de :

  • S’occuper de la communication et de la gestion du courrier ;
  • Gérer l’emploi du temps, les voyages et les rendez-vous ;
  • Préparer une réunion et en faire le compte-rendu ;
  • Produire des documents de travail ;
  • Gérer l’accueil physique des visiteurs ;
  • Constituer, fournir, et prendre en charge des dossiers ;
  • Mener des recherches approfondies ;
  • Fournir des informations capitales ou organiser des réunions ;
  • S’assurer de la réalisation des tâches au sein d’un service ;
  • Servir de lien entre la direction, le reste de l’entité et l’extérieur ;
  • Diriger des partenaires ou collaborateurs.

Quels sont les synonymes d’assistant de direction ?

Il existe d’autres termes pour désigner un assistant de direction polyvalent. Vous pouvez tomber dessus lorsque vous lisez des annonces ou consultez le journal. Ces termes font référence à la même profession. C’est le cas par exemple de « secrétaire de direction ». C’est l’une des expressions les plus employées. Un autre synonyme est « assistant de manager ». Ce dernier possède un anglicisme qui fait aussi partie du jargon du métier : « office manager ». À défaut d’employer « assistant de direction » ou « secrétaire assistant», vous pouvez utiliser l’un ou l’autre de ces termes.

Quelle est la différence entre secrétaire et assistant de direction ?

Bien qu’il y ait de nombreuses similitudes, un secrétaire est différent d’un assistant de direction. Le/la secrétaire juridique peut travailler à n’importe quel niveau de la structure. Ses actions ne sont pas propres à la direction. La personne qui tient ce rôle assiste donc quiconque ressent le besoin légitime d’être accompagné dans l’organisation.

L’assistant manager ou de direction pour sa part est en lien avec un haut responsable ou le directeur. Son champ d’action est plus poussé parce qu’il a une influence directe sur le fonctionnement administratif de l’établissement.

Quelle est la différence entre attaché de direction et assistant de direction ?

Un attaché de direction et un secrétaire de direction sont pareils du point de vue des actions et des prérogatives. Cependant, l’attaché de direction semble avoir un rôle plus avancé dans la structure dans laquelle il exerce, particulièrement lorsqu’il a une bonne expérience professionnelle. Il a le statut de bras droit du directeur. Il a donc une réelle influence sur les choix et décisions de celui-ci.

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