▷ Secrétaire de Direction : La fiche métier complète ✓
Les secrétaires de direction jouent un rôle crucial au sein des entreprises, en soutenant les directions générales, les directions RH, les directions juridiques… Leur expertise en gestion administrative et leurs capacités à organiser et coordonner les activités permettent d’optimiser l’efficacité opérationnelle et d’assurer une gestion fluide des tâches quotidiennes .
Sommaire
- Quel est le rôle de la secrétaire de direction ?
- Quelle différence entre assistante de direction et secrétaire de direction ?
- Missions : quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?
- Quelles sont les compétences d’une bonne secrétaire de direction ?
- Salaire : combien gagne une secrétaire de direction ?
- Formation : quelles études pour devenir une secrétaire de direction ?
- Comment exercer l'assistance de direction ?
- Officéo vous trouve du travail !
- FAQ
[VIDEO] Fiche métier : qu’est-ce qu’un secrétaire de direction ?
La secrétaire de direction travaille aux côtés de la direction. En fonction de sa spécialité, elle peut travailler pour une direction générale, une direction financière, une direction RH… Elle est un vrai soutien administratif pour le dirigeant en assumant toutes les tâches de secrétariat qui lui sont chronophages.
Dans cet article, découvrez quel est son rôle concret pour la structure dans laquelle elle opère, quelles sont ses missions, quel est son salaire, les diplômes nécessaires pour exercer ce métier…
Quel est le rôle de la secrétaire de direction ?
Le métier de secrétaire de direction consiste à épauler administrativement le dirigeant d’une entreprise ou de tout autre type de structure : elle est souvent considérée comme son bras droit.
Elle prend en charge de nombreuses missions administratives qui se réfèrent au secrétariat, à l’assistance administrative et à l’organisation quotidienne de la direction d’entreprise. Parmi ses responsabilités figurent la gestion des rendez-vous de la direction, l’organisation de l’agenda, la planification des déplacements, la préparation des réunions…
Mais, le rôle d’assistante de direction ne se limite pas uniquement à réaliser des tâches de secrétariat. En réalité, il a bien plus d’impact dans l’entreprise. L’assistante dépollue les directions de leurs charges administratives tout en huilant leurs processus administratifs. Ce faisant, elle libère du temps aux dirigeants qui, l’esprit libéré, peuvent prendre des décisions éclairées pour la totalité de leur entreprise.
Quelle différence entre assistante de direction et secrétaire de direction ?
Dans les faits, il n’y a pas de différences entre les dénominations « secrétaire de direction » et « assistante de direction ». Elles occupent toutes les deux le même poste, réalisent les mêmes missions et sont passées par le même parcours d’études. Certains établissent une différence entre les deux termes en confondant la fonction de secrétaire (par exemple secrétaire pour une institution) et le métier de secrétaire. Dans ce cas là, il y a alors une différence entre assistance et secrétariat.
Missions : quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?
Les missions d’une secrétaire de direction diffèrent en fonction de la structure dans laquelle elle exerce. Dans une petite structure, ses actions auront directement plus d’impact que pour une grande organisation. Voici donc une liste des missions, non exhaustive, dont elle peut se charger :
- L’accueil des clients et partenaires ;
- La gestion du standard téléphonique ;
- Le tri des emails entrants ;
- La rédaction des mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs ;
- Le classement et l’archivage des dossiers qui sont à sa charge ;
- La gestion de l’agenda du dirigeant d’entreprise ou de sa hiérarchie ;
- La préparation de déplacements professionnels ;
- L’organisation des réunions, la rédaction de l’ordre du jour et la prise de note pour le compte rendu ;
A noter qu’en fonction de la structure qui l’emploie, ses missions ne se cantonnent pas toujours au secrétariat.
Quelles sont les compétences d’une bonne secrétaire de direction ?
Savoir-Faire :
- Polyvalence : gérer plusieurs tâches simultanément, comme les appels, courriers électroniques, organisation des réunions, et gestion de l’agenda ;
- Organisation : définir des priorités pour éviter de se laisser submerger par les urgences et les imprévus ;
- Maîtrise linguistique : la maîtrise d’un français écrit et oral et obligatoire, l’anglais est très fortement recommandé ;
- Connaissances informatiques : maîtrise des logiciels bureautiques et des outils de communication, tels qu’Excel, Slack, Asana… ;
- Gestion de projets : le secrétaire doit avoir une appétence pour la coordination de projets, doit suivre les échéances et assurer la liaison entre les différents départements.
Savoir-Être :
- Disponibilité : rester flexible et gérer efficacement son emploi du temps pour répondre aux besoins de la direction ;
- Sens de la communication : être à l’aise, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec un excellent sens des relations humaines ;
- Discrétion et confidentialité : respecter la confidentialité de la direction et préserver les informations sensibles ;
- Proactivité : être en capacité d’anticiper les besoins, proposer des solutions et améliorer les processus ;
- Esprit d’équipe : pouvoir travailler avec les autres membres de l’équipe et être une source de soutien et de motivation.
En combinant ces savoir-faire et savoir-être, une secrétaire de direction peut grandement contribuer au succès de l’entreprise.
Salaire : combien gagne une secrétaire de direction ?
En France, le salaire d’une secrétaire de direction varie en fonction de l’expérience, du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise.
Ces salaires peuvent varier selon le secteur d’activité, la taille et le poids économique de la structure qui emploie, la complexité des missions, et la localisation du poste : les salaires sont par exemple plus élevés dans les grandes villes comme Paris.
Un secrétaire de direction indépendant (ou entrepreneur) est rémunéré à la prestation. En général, les tarifs de prestations sont compris entre 30 et 50 euros de l’heure. Ces tarifs sont susceptibles de varier ou bien d’être majorés pour les même raisons que le salariat : localisation et complexité de la mission, secteur d’activité et taille de l’entreprise.
Formation : quelles études pour devenir une secrétaire de direction ?
- Bac Pro Gestion-Administration : C’est une première étape qui permet d’acquérir des compétences de base en gestion administrative.
- BTS Support à l’Action Managériale (BTS SAM) : Ce diplôme Bac +2 est l’un des plus populaires pour accéder à ce métier. Il couvre des compétences en gestion, communication et organisation nécessaires pour assister efficacement un dirigeant.
- BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Ce diplôme de niveau Bac +3 permet de se spécialiser davantage et d’acquérir une vision plus large des fonctions administratives et managériales.
- Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité : Bien que plus spécialisée, cette licence permet d’approfondir les connaissances en gestion, ce qui peut être un atout pour des postes plus stratégiques dans l’assistanat de direction.
- Formations continues et spécialisations : Des formations comme le Titre Professionnel Assistant de Direction ou des certifications en langues étrangères et en logiciels de bureautique peuvent également être très utiles. Ces formations sont souvent disponibles à distance, en e-learning, ou dans des centres de formation comme l’EFC Formation ou Pigier.
Comment exercer l’assistance de direction ?
L’assistance de direction peut s’opérer de plusieurs manières. La plus courante est le salariat : ainsi un assistant de direction est employé, sous l’égide d’un contrat de travail par une direction générale, comptable, RH, juridique… Dans ce cas, ses horaires de travail et son salaire sont fixes. Les missions ne varient pas beaucoup et le client reste le même jusqu’à la fin du contrat. C’est une routine qui plaît à certains, animés par les responsabilités qui leurs sont confiés et rassurés par l’environnement qui ne fluctue pas.
Certains secrétaires ne se plaisent plus dans cette routine. Il se confrontent à un mur qui les empêche de prendre de nouvelles responsabilités ou pire, de s’épanouir dans leur travail. Dans ce cas là, ils peuvent envisager de prendre la voie de l’indépendance. Alliée à une bonne expérience préalable, l’assistance de direction peut être opérée par un secrétaire freelance, sous contrat de prestation. C’est un chemin qui apporte pas mal d’avantages (qui peuvent aussi être à double tranchants !) comme la flexibilité des horaires, le choix et la diversification des clients, la maîtrise de sa rémunération et de sa charge de travail. Il faut tout de même prendre en compte que ce n’est pas un parcours qui correspond à tout le monde et, qu’à l’inverse de ce que l’on pourrait penser, la charge de travail est souvent bien plus élevée que dans le salariat.
Officéo vous trouve du travail !
Vous vous êtes lancé sur la voie de l’indépendance mais les missions qui vous sont proposés ne correspondent pas à vos compétences ? Votre réseau est trop faible et vous n’arrivez pas à trouver de clients ? Ou tout simplement, vous souhaitez sécurisez vos revenus sans pour autant retourner au salariat.
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Témoignage de Carole, assistante administrative chez Officéo
O. : Et qu’est-ce qui te plaît chez Officéo ?
C. : Je sens que je fais partie de l’équipe ! C’est très important car avec le statut de freelance vient l’isolement. Et ne plus avoir cette dynamique d’équipe, ça manque parfois. C’est une relation qui s’est créée assez naturellement car Officéo a une philosophie de l’entreprise qui me correspond avec une attention portée au respect des individus, de ce qu’ils sont, de leurs parcours et sans jugement.
Le statut de freelance me permet de vivre au quotidien ce besoin constant d’explorer et avec Officéo, je m’occupe de clients très différents les uns des autres, dans des secteurs variés.
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FAQ
- 🖼️ Quel secrétaire est le mieux payé ?
- 🤔 Quel est le statut d’une secrétaire de direction ?
Une secrétaire de direction est le plus souvent salarié. Si elle le souhaite, elle peut se mettre à son compte en choisissant le statut de micro-entrepreneur.
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