Comment devenir assistant de direction ?

L’assistanat de direction peut prendre des appellation différentes. Assistant(e) de direction, assistant(e) manager, attaché(e) de direction ou secrétaire de direction : ces synonymes rejoignent tous l’accompagnement d’un ou plusieurs responsables pour optimiser la gestion de leur activité. Officéo vous donne les clés pour accéder à ce métier, connaître les compétences nécessaires comme facultatives ainsi que les salaires associés.

Qu’est-ce que le métier d’assistant.e de direction ?

Chaque assistant de direction occupe une place de soutien auprès d’un membre de la direction d’une entreprise. Ses interventions facilitent les tâches quotidiennes et opérationnelles de la personne à laquelle il.elle est rattachée. Ses collaborations courantes sont auprès d’un directeur ou d’un responsable de service. Lors de ses missions, il.elle peut être amené à seconder plusieurs responsables à la fois. Dans certaines situations, il.elle coordonne une équipe pour servir d’interface avec différents services. Les ressources humaines, le service juridique, le pôle financier et la section communication sont ses interlocuteurs courants.

Quelles missions, et quelles tâches doit effectuer un.e assistant.e de direction ?

• Assurer la préparation et le suivi des dossiers ;
• Gérer chaque ordre du jour, le planning, l’agenda de son supérieur ;
• Organiser les réunions, rendez-vous en entretiens à préparer ;
• Contrôler, fournir les documents nécessaires à la mission de son dirigeant.

Au cours de ses missions, l’assistant.e de direction élabore les compte rendus. Il/elle sépare le contacts et les informations secondaires des informations essentielles. L’assistant.e de direction peut organiser le bon déroulement des voyages et déplacements de son supérieur. Il/elle peut aussi se charge de coordonner des événements de type séminaire, salon professionnel, réunion nationale  ou internationale.

Devenir assistant de direction : les études, la spécialisation, les évolutions possibles

Vous ne savez pas encore dans quelle entreprise vous pourrez vous intégrer ? Les environnements de travail d’un(e) secrétaire de direction les plus courants sont les suivants :

• Association : aux côtés d’un employé permanent ;
• Collectivité territoriale : auprès de son responsable ;
• Start-up : auprès du secrétaire ou d’un membre de la direction ;
• Entreprise ou établissement public : au service des ressources humaines, au service de gestion d’une société commerciale, etc.

Un diplôme de niveau Bac + 2 type BTS ou DUT dans l’assistance de direction, le secrétariat multilingue ou l’assistanat de gestion est le chemin le plus courant. Postuler pour un poste de secrétaire de direction est également cohérent dans le cadre d’un parcours de niveau Bac (professionnel ou technologique) complété par une expérience professionnelle appropriée.

Des compléments de formation sont accessibles pour les détenteurs d’une licence de droit, gestion comptable ou langues afin d’accéder à des postes à plus grande responsabilité.

La mobilité professionnelle permet de changer de voie vers de l’assistanat commercial, l’assistanat technique et administratif ou encore une spécialisation dans l’assistance de direction à proprement parler. L’assistant de direction peut en effet évoluer vers un poste d’assistance bilingue ou trilingue ou encore vers de l’assistance en ressources humaines.

Le contenu d’une lettre de motivation pour un(e) assistant(e) de direction

Un(e) assistant(e) de direction a naturellement un tempérament correspondant à sa fonction. Outre votre parcours professionnel, il est important de décrire les traits de votre caractère correspondant aux attentes de votre futur employé. Parmi les qualités de « savoir-être » :

• Rigueur, réactivité, autonomie ;
• Bonne gestion des priorités et des urgences ;
• Capacité d’adaptation face aux divers interlocuteurs ;
• Avoir le sens du contact ;
• Respecter le devoir de réserve.

Quelles sont les compétences requises pour être assistant de direction ?

Comment être une bonne secrétaire de direction ? Les compétences de base pour exercer une activité d’assistant de direction regroupent des connaissances en gestion administrative, normes rédactionnelles, méthodes de classement et archivage et plus encore. Parmi les compétences classiques demandées pour ce type de poste se trouvent :

• Accueil de clientèle ;
• Gestion des appels téléphoniques ;
• Organisation de plannings, réunions et déplacements professionnels ;
• Rédaction de supports de communication (rapport, compte rendu, note, courriel etc.) ;
• Traitement et transmission des informations ;
• Gestion administrative des contrats et du courrier ;
• Saisie de documents numériques.

Des compétences plus spécifiques sont parfois requises si le poste demande par exemple une assistante de direction bilingue ou spécialisée dans la gestion de ressources humaines. Ainsi, dans les qualifications spécialisées, peuvent être demandées des aptitudes dans les domaines suivants :

• Construction et suivi de l’évolution de dossiers professionnels ;
• Réalisation d’une veille informationnelle et réglementaire pour actualiser la documentation correspondante, classer et archiver les documents de référence ;
• Organisation d’évènements et d’actions de communication ;
• Coordonner l’activité d’une équipe ;
• Au moyen de savoirs en droit du travail, législation sociale et gestion administrative du personnel, organiser la logistique des recrutements et formations du personnel.

Quel salaire pour un assistant de direction ?

Selon la structure dans laquelle les fonctions sont exercées, le salaire oscille entre 1 700 et 2 500€. Ces chiffres dépendent de la taille de l’entreprise, de l’expérience ainsi que des responsabilités confiées. A poste égal, en début de carrière il est très fréquent de commencer à 1 800€ pour arriver vers 2 300€ avec un peu d’expérience supplémentaire.

Y a-t-il une différence entre secrétaire de direction et assistant(e) de direction ?

Nous avons employé les deux termes indifféremment pour décrire les fonctions du même poste. En effet, ce deux appellations décrivent exactement les mêmes emplois. L’usage est une question d’habitude et d’effet de mode sur le marché du travail. Toutefois, une différence marque à l’origine la distinction : l’assistant de direction travaillait pour le directeur, alors qu’un secrétaire pouvait travailler pour d’autres personnes dans la même structure.

Comment trouver des clients quand on est un.e assistant.e de direction ?

80% des entreprises qui ont recours à l’assistanat indépendant sont des petites entreprises, qui n’ont pas la capacité de gérer leurs projets en interne. Ainsi, la dimension commerciale du métier d’assistant de direction est à prendre en compte pour acquérir des clients quand on se lance à son compte. Vendre ses services, et les vendre à bon prix, qui plus est à la bonne personne, est l’une des principales difficultés. Pour que l’activité soit rentable, il faut se lancer dans des missions de plusieurs mois.

Beaucoup passent par les réseaux d’indépendants, le bouche-à-oreille, les recommandations… Une fois le client trouvé, il faut savoir se faire une place au sein de l’équipe projet. Ceci demande beaucoup de savoir-être, car les attentes et les comportements du salariat sont à oublier.

Afin de maximiser vos chances de réussir votre carrière d’assistant.e de direction indépendant.e, Officéo vous propose une solution clé en main. Trouvez des clients et des missions rapidement. Faites le choix de rejoindre l’aventure avec nous !

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