Les 6 compétences d’une assistante de direction
Parfois appelée secrétaire de direction, l’assistante de direction joue un rôle clé au sein d’une entreprise. Elle/Il est finalement le bras droit du dirigeant. Pour cela différentes qualités et compétences sont nécessaires pour exceller dans ce métier polyvalent.
En tant qu’expert(e) administratif(ve), l’assistant de direction décharge le directeur de toutes les prérogatives bureaucratiques Le poste d’assistante de direction apporte un vrai soutien au chef d’entreprise en l’accompagnant quotidiennement dans son travail.
L’assistant(e) de direction effectue les missions courantes d’un(e) secrétaire comme le traitement du courrier, la tenue d’agenda ou encore la rédaction de comptes-rendus. La secrétaire de direction épaule le directeur dans la préparation de présentations de projets et de dossiers. Elle peut également être amenée à organiser des réunions ainsi que des déplacements professionnels.
D’autres tâches peuvent lui être confiées comme la préparation du budget et sa gestion, la recherche de partenariat et de fournisseurs. En outre, il/elle joue le rôle le lien entre le dirigeant et ses interlocuteurs.
1. Etre une bonne communicante
Au cœur de la communication interne et externe de l’entreprise , l’assistant(e) de direction se doit d’être une excellente communicante.
Ses principales qualités de communication sont l’expression et compréhension. La secrétaire de direction doit avoir une aisance écrite et orale. Un message délicat à faire passer auprès d’un client ? Une bonne assistante de direction accomplit cette mission sans entacher la relation client. Elle maîtrise tous les types de documents professionnels.
Cette parfaite expression est également nécessaire pour l’image de l’entreprise. Tout comme n’importe quel salarié, la secrétaire représente l’entreprise. Le poste d’assistante de direction a d’autant plus d’importance puisqu’elle est considérée comme le lien direct avec le dirigeant.
Elle doit également comprendre au mieux ses interlocuteurs. En effet, en tant qu’intermédiaire, l’assistant doit savoir relayer les informations qu’on lui confie. A la fois dans ses missions de rédaction mais aussi d’organisation afin de répondre parfaitement aux attentes de son supérieur.
Généralement, il est demandé à une assistante d’être bilingue, voire trilingue. La maîtrise des langues étrangères est importante notamment dans la relation client pour les entreprises au rayonnement international.
2. Etre à l’écoute
Afin d’être un(e) remarquable communicante, la secrétaire de direction doit être à l’écoute de ses destinataires. Etre à l’écoute, c’est apprendre et comprendre les informations, les attentes et les besoins délivrés par les interlocuteurs. Poser des questions ne fait pas peur à une assistante puisque les réponses lui permettent de saisir toutes les données qu’on lui expose.
Grâce à sa capacité d’écoute, l’assistante de direction sait anticiper les attentes et les demandes de son manager. Une solide collaboration se crée alors. Etre à l’écoute apporte un ajustement constant des pratiques de coopération entre le dirigeant et l’assistante. De ce fait, la productivité et l’efficacité professionnelle sont assurées grâce à ce feedback régulier.
3. Savoir s’organiser
En tant que bras droit du dirigeant, l’assistante de direction allège les tâches administratives et les affaires courantes de l’entreprise. Les compétences organisationnelles sont ainsi capitales. En cas de surcharge des missions, il ne faut pas hésiter à en parler à son supérieur afin de déléguer quelques tâches à une secrétaire administrative par exemple.
Au cœur de la gestion des entreprises, la secrétaire de direction est constamment en contact avec les différents collaborateurs et clients. De ce fait, elle est sollicitée régulièrement. Pour éviter de se laisser déborder, une bonne organisation est essentielle. La mise en place d’un emploi du temps hebdomadaire est une méthode parmi tant d’autres pour s’organiser efficacement.
Pour cela rigueur et méthode sont mots d’ordre. Afin d‘optimiser au maximum son temps, une bonne secrétaire de direction doit utiliser des outils à son avantage (Trello, Google Keeps, Evernote etc). Aucun détail ne doit échapper à l’assistante afin de réaliser dans les temps les diverses missions.
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4. Gérer son temps
Avant de jongler entre les différentes tâches qui incombent à une secrétaire de direction, elle doit savoir gérer son temps. Cela sous-entend d’avoir une capacité à prioriser et administrer lors d’une urgence. Savoir gérer son temps, c’est également savoir lorsqu’il est temps de passer à la mission suivante. Une bonne gestion du temps comprend aussi la ponctualité, notamment en tant que bras droit de la direction.
La mission de gestion d’agenda suppose une grande habileté dans la gestion du temps. Entre les différents agendas au sein de l’entreprise, il est important d’avoir toutes les informations en main concernant les projets de l’entreprise. De ce fait, la secrétaire doit estimer les délais et maintenir un agenda fiable et réalisable.
5. Savoir s’adapter
La capacité d’adaptation est une qualité essentielle pour ce métier. Qu’une secrétaire de direction arrive dans une nouvelle entreprise ou non, cette facilité d’adaptation est utile au quotidien. Elle l’est d’autant puisqu’une assistante se place comme un intermédiaire entre la direction et les autres employés.
La force du métier de secrétaire de direction réside dans l’adaptation à chaque type d’interlocuteurs : salariés, directeur des ressources humaines, fournisseurs ou clients. L’assistante de direction accommode son discours en fonction de la situation.
Par ailleurs, de nouvelles missions sont ajoutées au fur et à mesure et selon les différents projets en cours. L’adaptation est une qualité précieuse afin de ne pas se laisser surprendre par l’ajout d’une nouvelle tâche ou par une urgence.
6. Être à la pointe des outils et méthodes
6. Être à la pointe des outils et méthodes Etre polyvalente est l’une des grandes forces d’une bonne assistante de direction. Elle possède des compétences dans différents champs d’action. De ce fait, il est important de rester au point sur les différentes compétences techniques. L’assistante doit bien évidemment savoir manier les outils bureautiques mais cela ne suffit pas.
L’assistante de direction est curieuse. Une curiosité qui doit lui donner envie d’actualiser ses compétences en permanence ! Outre son profond intérêt pour les évolutions de son environnement, l’assistante doit demander à être formée aux nouveaux outils informatiques. De nombreuses formations sont disponibles pour le secteur du secrétariat de direction. Cette actualisation de compétences lui permet d’évoluer avec les nouveautés digitales.
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