▷ Secrétaire de Direction : La fiche métier complète ✓
Les secrétaires de direction jouent un rôle crucial au sein des entreprises, en soutenant les directions générales, les directions RH, les directions juridiques… Leur expertise en gestion administrative et leurs capacités à organiser et coordonner les activités permettent d’optimiser l’efficacité opérationnelle et d’assurer une gestion fluide des tâches quotidiennes .
Sommaire
- Quel est le rôle de la secrétaire de direction ?
- Quelle différence entre assistante de direction et secrétaire de direction ?
- Missions : quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?
- Quelles sont les compétences d’une bonne secrétaire de direction ?
- Salaire : combien gagne une secrétaire de direction ?
- Formation : quelles études pour devenir une secrétaire de direction ?
- Comment exercer l'assistance de direction ?
- Officéo vous trouve du travail !
- FAQ
[VIDEO] Fiche métier : qu’est-ce qu’un secrétaire de direction ?
La secrétaire de direction travaille aux côtés de la direction. En fonction de sa spécialité, elle peut travailler pour une direction générale, une direction financière, une direction RH… Elle est un vrai soutien administratif pour le dirigeant en assumant toutes les tâches de secrétariat qui lui sont chronophages.
Dans cet article, découvrez quel est son rôle concret pour la structure dans laquelle elle opère, quelles sont ses missions, quel est son salaire, les diplômes nécessaires pour exercer ce métier…
Quel est le rôle de la secrétaire de direction ?
Le métier de secrétaire de direction consiste à épauler administrativement le dirigeant d’une entreprise ou de tout autre type de structure : elle est souvent considérée comme son bras droit.
Elle prend en charge de nombreuses missions administratives qui se réfèrent au secrétariat, à l’assistance administrative comptable ou rh et à l’organisation quotidienne de la direction d’entreprise. Parmi ses responsabilités figurent la gestion des rendez-vous de la direction, la planification des déplacements, la préparation des réunions…
Mais, le rôle d’assistante de direction ne se limite pas uniquement à réaliser des tâches de secrétariat. En réalité, il a bien plus d’impact dans l’entreprise. L’assistante dépollue les directions de leurs charges administratives tout en huilant leurs processus administratifs. Ce faisant, elle libère du temps aux dirigeants qui, l’esprit libéré, peuvent prendre des décisions éclairées pour la totalité de leur entreprise.
Quelle différence entre assistante de direction et secrétaire de direction ?
Dans les faits, il n’y a pas de différences entre les dénominations « secrétaire de direction » et « assistante de direction« . Elles occupent toutes les deux le même poste, réalisent les mêmes missions et sont passées par le même parcours d’études. Les entreprises utilisent les deux termes ce qui peut porter à confusions. Il reste encore aujourd’hui une connotation genrée : une femme est plus fréquemment appelée secrétaire qu’un homme, appelé souvent assistant.
Missions : quelles sont les tâches d’une secrétaire de direction ?
Les missions d’une secrétaire de direction diffèrent en fonction de la structure dans laquelle elle exerce. Dans une petite structure, ses actions auront directement plus d’impact que pour une grande organisation. Voici donc une liste des missions, non exhaustive, dont elle peut se charger :
- L’accueil des clients et partenaires ;
- La gestion du standard téléphonique ;
- Le tri des emails entrants ;
- La rédaction des mails, lettres, comptes rendus et autres documents administratifs ;
- Le classement et l’archivage des dossiers qui sont à sa charge ;
- La gestion de l’agenda du dirigeant d’entreprise ou de sa hiérarchie ;
- La préparation de déplacements professionnels ;
- L’organisation des réunions, la rédaction de l’ordre du jour et la prise de note pour le compte rendu ;
A noter qu’en fonction de la structure qui l’emploie, ses missions ne se cantonnent pas toujours au secrétariat.
Quelles sont les compétences d’une bonne secrétaire de direction ?
L’assistance de direction est un métier qui demande de maîtriser le plus de compétences de la gestion administrative possibles comme les bases de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines… tout en en ayant des connaissances juridiques solides en Droit des entreprises.
La secrétaire de direction doit aussi être dotée de savoir-faire et de savoir-être uniques à son métier :
Savoir-Faire :
- Être polyvalent ;
- Être organisé ;
- Se former aux derniers outils de gestion administrative ;
- Être capable de gérer des projets ;
- Savoir s’adapter.
Savoir-Être :
- Être à l’écoute ;
- Être proactif ;
- Rester calme en toute situation ;
- Garder une éthique professionnelle ;
- Être ouvert d’esprit.
En combinant ces savoir-faire et savoir-être, une secrétaire de direction peut grandement contribuer au succès de l’entreprise.
Salaire : combien gagne une secrétaire de direction ?
En France, le salaire d’une secrétaire de direction varie en fonction de l’expérience, du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise.
Ces salaires peuvent varier selon le secteur d’activité, la taille et le poids économique de la structure qui emploie, la complexité des missions, et la localisation du poste : les salaires sont par exemple plus élevés dans les grandes villes comme Paris. Nous vous expliquons tous ces facteurs en détail dans cette page : le salaire de l’assistant administratif.
Un secrétaire de direction indépendant (ou entrepreneur) est rémunéré à la prestation. En général, les tarifs de prestations sont compris entre 30 et 50 euros de l’heure. Ces tarifs sont susceptibles de varier ou bien d’être majorés pour les mêmes raisons que le salariat : localisation et complexité de la mission, secteur d’activité et taille de l’entreprise.
Formation : quelles études pour devenir une secrétaire de direction ?
- Bac Pro Gestion-Administration : c’est une première étape qui permet d’acquérir des compétences de base en gestion administrative et de se professionnaliser ;
- BTS Support à l’Action Managériale (BTS SAM) : ce diplôme Bac +2 est l’un des plus populaires pour accéder à ce métier. Il couvre des compétences en gestion, communication et organisation nécessaires pour assister efficacement un dirigeant ;
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : ce diplôme de niveau Bac +3 permet de se spécialiser davantage et d’acquérir une vision plus large des fonctions administratives et managériales ;
- Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité : bien que plus spécialisée, cette licence permet d’acquérir des connaissances pluridisciplinaires en gestion administrative, ce qui est souvent un « plus » sur le CV.
Le plus important est de se faire une expérience. Ainsi, les stages et formations en alternance sont à privilégier pour s’insérer dans la vie professionnelle.
Comment exercer l’assistance de direction ?
L’assistance de direction peut s’opérer de plusieurs manières. La plus courante est le salariat : ainsi un assistant de direction est employé, sous l’égide d’un contrat de travail par une direction générale, comptable, RH, juridique… Dans ce cas, ses horaires de travail et son salaire sont fixes. Les missions ne varient pas beaucoup et les interlocuteurs reste le même jusqu’à la fin du contrat. C’est une routine qui plaît à certains, animés par les responsabilités qui leurs sont confiées et rassurés par l’environnement qui ne fluctue pas.
Certains secrétaires ne se plaisent plus dans cette routine. Il se confrontent à un mur qui les empêche de prendre de nouvelles responsabilités ou pire, de s’épanouir dans leur travail. Dans ce cas-là, ils peuvent envisager de prendre la voie de l’indépendance. Alliée à une bonne expérience préalable, l’assistance de direction peut être opérée par un secrétaire freelance, sous contrat de prestation. C’est un chemin qui apporte pas mal d’avantages (qui peuvent aussi être à double tranchants !) comme la flexibilité des horaires, le choix et la diversification des clients, la maîtrise de sa rémunération et de sa charge de travail. Il faut tout de même prendre en compte que ce n’est pas un parcours qui correspond à tout le monde et, qu’à l’inverse de ce que l’on pourrait penser, la charge de travail est souvent bien plus élevée que dans le salariat.
Officéo vous trouve du travail !
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Témoignage de Carole, assistante administrative chez Officéo
O. : Et qu’est-ce qui te plaît chez Officéo ?
C. : Je sens que je fais partie de l’équipe ! C’est très important car avec le statut de freelance vient l’isolement. Et ne plus avoir cette dynamique d’équipe, ça manque parfois. C’est une relation qui s’est créée assez naturellement car Officéo a une philosophie de l’entreprise qui me correspond avec une attention portée au respect des individus, de ce qu’ils sont, de leurs parcours et sans jugement.
Le statut de freelance me permet de vivre au quotidien ce besoin constant d’explorer et avec Officéo, je m’occupe de clients très différents les uns des autres, dans des secteurs variés.
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FAQ
- 💲 Quel secrétaire est le mieux payé ?
Plus les qualifications et compétences d’un secrétaire apportent de la valeur ajoutée, plus le salaire est élevé. Par exemple, les secrétaires de direction ou encore les secrétaires juridiques font partie des mieux rémunérés.
- 🤔 Quel est le statut d’une secrétaire de direction ?
Une secrétaire de direction est le plus souvent salariée. Si elle le souhaite, elle peut se mettre à son compte en choisissant le statut de micro-entrepreneur ou créer son entreprise en tant que personne morale (SAS, SASU, EURL…).
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