Vous êtes dirigeant d’une grande entreprise et vous voyez votre directeur juridique crouler sous des tâches administratives chronophages, ce qui l’empêche d’exercer pleinement son métier et de vous conseiller ? Ou bien vous êtes vous-même un professionnel du Droit ou un acteur du paralégal (notaire, juriste, avocat…) en libéral chargé d’une structure et submergé par votre secrétariat ? Déléguer vous fait peur et pourtant, en laissant de la gestion administrative être opérée par des emplois très qualifiés, vous perdez du temps, de l’argent mais aussi en efficacité.

Dans cet article, découvrez ce qu’est l’externalisation, les avantages qu’elle vous apporte mais aussi notre solution d’assistance administrative.

Externaliser sa direction juridique, ça veut dire quoi ?

Externaliser peut de prime abord être effrayant, surtout lorsque l’on parle du domaine paralégal qui nécessite encore plus qu’ailleurs de rigueur, de fiabilité et de discrétion sans faille.

Mais, externaliser ne veut pas forcément dire faire sous-traiter par une entreprise lointaine et peu scrupuleuse, en qui vous n’aurez évidemment pas confiance…

Externaliser, c’est simplement confier une de ses fonctions, le plus souvent partiellement, à un tiers (une entreprise ou un indépendant). Contrairement aux idées reçues, celui-ci travaille très souvent dans les locaux de l’entreprise.

C’est tout simplement un moyen d’opérer certaines missions de façon plus agile qu’en embauchant.

Quels sont les avantages de l’externalisation juridique ?

• Flexibilité : nous externalisons sur la base d’un >contrat de prestation, ce qui offre une flexibilité accrue et sans embauche, permettant aux entreprises d’ajuster le volume horaire selon leurs besoins, tout en évitant les charges fixes d’une direction juridique interne. Les prestataires externes peuvent travailler en horaires décalés, assurant une couverture continue et en adéquation avec l’activité de l’entreprise. Cette approche permet d’optimiser les coûts et les ressources, en s’adaptant aux périodes de haute ou basse activité.
• Fiabilité : notre solution d’externalisation vous propose un accompagnement personnalisé et un suivi qui assure la continuité de service et le remplacement immédiat en cas d’absence de l’assistant. De plus, la confidentialité de votre métier est respectée.
• Expertise :  les assistants avec qui vous travaillez sont formés au domaine juridique et sont opérationnels immédiatement. Ainsi, votre secrétariat est exercé par un profil qui y est dédié et non par un professionnel du droit.

Quelles sont les missions juridiques prises en charge ?

Les missions couvertes sont variées :

• Mise en forme de documents juridiques ;
• Utilisation d’outils bureautiques, notamment Excel et Google Sheets pour la gestion de bases de données ;
• Classement et archivage des documents juridiques ;
• Retranscription et audio-transcription, incluant la prise de notes et la rédaction de synthèses et comptes-rendus ;
• Préparation de comptabilité ;
• Réception des appels téléphoniques ;
• Gestion des plannings des avocats ;
• Gestion du courrier, incluant le traitement du courrier entrant et sortant ;
• Gestion du réseau RPVA.

Comment choisir son partenaire juridique externalisé ?

Pour choisir le prestataire idéal pour votre direction juridique externalisée, plusieurs critères sont essentiels :

• Spécialisation et expertise : Le prestataire possède-t-il les compétences nécessaires dans les domaines juridiques pertinents pour votre activité ? Demandez à voir des références ou des cas d’étude.
• Compréhension de votre entreprise : Un bon prestataire prendra le temps de comprendre votre secteur d’activité, vos enjeux et votre culture d’entreprise. Il doit être un véritable partenaire stratégique.
• Modèle tarifaire : Les tarifs sont-ils transparents et adaptés à votre budget ? Privilégiez les forfaits ou les abonnements si vous avez des besoins récurrents pour une meilleure prévisibilité.
• Disponibilité et réactivité : Assurez-vous que le prestataire est disponible quand vous en avez besoin et qu’il réagit rapidement à vos demandes.
• Communication : La clarté de la communication est primordiale. Le prestataire doit être capable de vulgariser le jargon juridique et de vous apporter des conseils clairs et actionnables.
• Réputation et références : N’hésitez pas à demander des témoignages ou à vérifier la réputation du prestataire.

La direction juridique externalisée n’est pas une simple réduction de coûts. C’est un investissement stratégique qui dote votre entreprise de l’agilité, de l’expertise et de la sécurité nécessaires pour naviguer dans un environnement complexe et accélérer sa croissance sereinement.

Officéo, le meilleur compromis pour votre externalisation juridique

Nous vous proposons un service d’assistance administrative et juridique clé en main, agile, fiable et experte pour votre secrétariat.

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance (télésecrétariat), en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers du juridique. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests. A noter que nos assistants s’adaptent à votre besoin administratif et sont capables d’intervenir sur des missions administratives de secrétariat, comptabilité, rh ou encore adv…

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle au cabinet ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une autre partie de votre secrétariat (appels, transcriptions, gestion de plannings) pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.</
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service et passation de vos dossiers. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaires décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

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Les avantages Officéo

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.

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Officéo, comment ça marche ?

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Questions fréquentes