SERVICES ADMINISTRATIFS ➤ Définition, rôle et coûts

[VIDEO] Tout savoir sur le service administratif en 2 minutes !

Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il permet de coordonner les activités de l’entreprise, d’assurer la conformité aux lois, faciliter la communication interne, et favoriser des décisions éclairées.

En comprenant et automatisant les processus administratifs, une entreprise peut améliorer la productivité de ses services, réduire ses coûts et minimiser les erreurs administratives. Une gestion administrative bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise. 

Dans cet article, vous comprendrez quel est le rôle des services administratifs, comment ils fonctionnent, combien il peuvent vous coûter en tant qu’entreprise et quelle est la solution pour limiter ces coûts.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Quels sont les 5 catégories de services administratifs ?

Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ils peuvent être opérés par un employé interne à l’entreprise, un assistant indépendant ou bien un prestataire de services. Il existe plusieurs types de services :

• La gestion administrative et comptable : elle désigne la gestion administrative quotidienne des finances d’une entreprise. Ce service est en charge du suivi de trésorerie, de la collecte et saisie de données comptables, des rapprochements bancaires… Seule une personne interne à l’entreprise, ou un logiciel de comptabilité, peuvent se charger des tâches qui relèvent de l’imputation comptable ;
• L‘assistance aux ressources humaines : ce service apporte un soutien administratif aux ressources humaines. Il peut intervenir dans le cadre d’un recrutement, de formations ou tout simplement s’occuper de la gestion de dossiers du personnel ;
• L’administration des ventes : les administrateurs des ventes soutiennent administrativement le volet commercial d’une entreprise. Ils rédigent des contrats, suivent les commandes, s’occupent de la facturation et des réclamations clients… ;
• L’ assistance achats : les gestionnaires des achats se chargent de rechercher, négocier et commander les biens et services nécessaires à l’activité d’une entreprise ;
• Le secrétariat courant: il assume les tâches administratives courantes comme la rédaction et le classement de documents, la prise de rendez-vous, la gestion des correspondances, l’accueil téléphonique… ;

Quel est le rôle d’un service administratif ?

Le service administratif dans une entreprise occupe un rôle souvent sous-évalué, réduit dans notre imaginaire à des tâches pénibles et chronophages. Pourtant, s’il ne crée pas directement de chiffre d’affaires, il permet lorsqu’il est maîtrisé de soutenir administrativement les process et l’activité de l’entreprise. En bref, une bonne gestion administrative est vitale pour la croissance saine et pérenne d’une entreprise.

Comment fonctionne un service administratif en entreprise ?

Lorsqu’on pense à un service administratif, on imagine souvent une entité centralisée gérant toutes les tâches administratives d’une entreprise. En réalité, les services administratifs sont présents dans tous les départements. Le service comptable s’appuie sur une assistance administrative comptable, les ressources humaines délèguent certaines tâches administratives, notamment en recrutement, et la direction peut recourir à une assistance pour se recentrer sur son cœur de métier.

Dans les entreprises de taille conséquente, il n’existe pas un service unique couvrant l’ensemble des besoins administratifs (comptabilité, RH, achats…). Cette idée découle parfois d’une confusion avec l’administration publique ou du terme générique « secrétariat », bien que les rôles de secrétaire comptable ou RH dépassent largement les seules tâches de secrétariat. De même, un responsable RH ou administratif et financier ne devrait pas se charger de l’administratif courant.

Enfin, ces services peuvent être assurés par des salariés, des indépendants ou des prestataires. Dans les petites structures, une seule personne, souvent un Office Manager polyvalent, peut centraliser ces missions.

Quel coût pour opérer un service administratif ?

Pour un assistant administratif salarié

Le salaire moyen d’un assistant administratif s’élève à 1755 euros bruts par mois (plus pour un assistant spécialisé ou en fin de carrière). Si de prime abord, ce salaire paraît peu élevé pour un employeur, il ne faut pas oublier que derrière se cachent des coûts de recrutement, de formation, d’intégration, des charges patronales (+40% du brut) mais aussi des avantages salariaux.

Pour une prestation de service administratif externe

Le tarif d’une prestation de service est compris entre 30 et 50 euros de l’heure, que ce soit en traitant avec un prestataire ou directement avec un assistant administratif freelance.

Le prix varie en fonction de l’expérience de l’assistant, la localisation de la mission, sa complexité et sa durée.

À première vue, ramenée au mois, la prestation de service paraît plus onéreuse que le recrutement en CDI. Cependant, en faisant appel à un prestataire, l’entreprise n’a pas à payer de charges patronales, ni à assumer des coûts en recrutement, intégration et avantages sociaux car l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. 

En conclusion, rien qu’en termes de coûts (économies et variabilité), faire appel à un prestataire administratif est souvent bien plus intéressant que d’embaucher.

Travailler dans un service administratif, quelles compétences avoir ?

Un rôle dans un service administratif exige à la fois des compétences techniques (savoir-faire) et des compétences interpersonnelles (savoir-être) pour garantir l’efficacité des opérations et la fluidité des échanges au sein de l’entreprise.

Savoir-faire : les compétences techniques indispensables

• Maîtrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs (Excel), logiciels de gestion (ERP, CRM), messagerie et agenda électronique.
• Gestion administrative et organisation : classement, archivage, rédaction de documents, suivi des dossiers.
• Connaissance des bases comptables et juridiques : facturation, gestion des notes de frais, suivi des contrats.
• Capacité d’analyse et de traitement des données : interprétation de tableaux de bord, gestion de bases de données.
• Bon niveau rédactionnel : rédaction de courriers, comptes-rendus, e-mails professionnels clairs et précis.
• Utilisation des outils collaboratifs : Teams, Slack, Google Workspace, pour faciliter le travail à distance et en équipe.

Savoir-être : les qualités personnelles essentielles

• Rigueur et précision : un travail administratif implique souvent des données sensibles qui nécessitent une grande attention aux détails.
• Organisation et gestion du temps : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément sans perdre en efficacité.
• Discrétion et respect de la confidentialité : essentiel pour manipuler des informations financières, RH ou stratégiques.
• Bonne communication : interactions fréquentes avec différents services, clients, fournisseurs et partenaires.
• Capacité d’adaptation : chaque entreprise ayant ses propres procédures, il faut être réactif et apprendre rapidement.

Faire appel à Officéo pour ses services administratifs

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

O. : Avez-vous d’autres bénéfices à partager ?

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Les avantages de la solution d’externalisation administrative Officéo

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Questions fréquentes