Service administratif ➤ L’indispensable dans toute entreprise
Le service administratif est vital pour le fonctionnement quotidien de toute entreprise, assurant des fonctions clés telles que la gestion des documents, la comptabilité, les ressources humaines, et la logistique. Cet article détaille les rôles et responsabilités variés de ces services essentiels, qui soutiennent l’efficacité et la croissance organisationnelle.
Sommaire
- Quels sont les différents types de services administratifs ?
- Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes
- Quel est le coût d'un service administratif externe ?
- Comment améliorer l'efficacité des services administratifs ?
- Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
- Les avantages de la solution d'externalisation administrative Officéo
- Questions fréquentes
[VIDEO] Qu’est-ce qu’un service administratif ?
Un service administratif efficace est indispensable au succès d’une entreprise. Il coordonne les activités, assure la conformité, facilite les communications, et favorise des décisions bien informées.
En affinant les processus administratifs, une entreprise améliore sa productivité, réduit ses coûts et minimise les erreurs. Une gestion bien rodée permet de résoudre rapidement les problèmes, assurant ainsi le bon fonctionnement et la croissance de l’entreprise.
Le service administratif se révèle donc être un pilier essentiel pour la santé et le développement de toute structure, méritant une attention soutenue et stratégique.
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Quels sont les différents types de services administratifs ?
Les services administratifs sont le moteur opérationnel des entreprises, assurant que les processus quotidiens se déroulent sans accroc. Ces services se déclinent en plusieurs formes, chacune adaptée à des besoins spécifiques :
Services administratifs généraux : Ils englobent la gestion des appels téléphoniques, la planification de réunions, la gestion des emails, et l’organisation des documents. Ces tâches sont essentielles pour maintenir la fluidité de la communication et l’ordre dans les documents importants.
Ressources humaines : Cette branche se concentre sur le recrutement, la formation, la gestion des performances et les relations employés. Elle est cruciale pour maintenir une main-d’œuvre qualifiée et motivée.
Finances et comptabilité : Ces services traitent de la gestion budgétaire, de la facturation, des paiements, et du suivi des dépenses. Ils sont vitaux pour assurer la santé financière de l’entreprise.
Logistique : Souvent essentiel dans les entreprises de production ou de distribution, ce service gère l’inventaire, l’expédition, et la réception des produits, jouant un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement.
Services juridiques : Bien que plus spécialisés, ils sont indispensables pour la gestion des contrats, la conformité légale, et la protection contre les risques juridiques.
Chaque type de service administratif est conçu pour optimiser des aspects spécifiques de l’entreprise, permettant ainsi une meilleure concentration sur les objectifs à long terme et l’innovation. En comprenant ces différentes facettes, les entreprises peuvent mieux structurer leur support administratif pour répondre efficacement à leurs besoins uniques.
Les tâches et services administratifs proposés par les prestataires externes
Le service administratif remplit diverses fonctions essentielles au sein d’une entreprise mais celles-ci peuvent être chronophages. C’est pourquoi il est possible d’en déléguer plusieurs à un prestataire externe comme l’assistant Officéo :
- Traitement du courrier : le prestataire externe permet d’assurer un suivi du courrier sans manquer d’informations importantes ou d’échéances ;
- Gestion de documents : la gestion de documents ou de dossiers peut devenir chronophage. Les prestataires externes de services administratifs peuvent prendre en charge la gestion complète des documents et des dossiers de l’entreprise sans interruption ;
- Gestion des plannings : externaliser la gestion des planning permet d’avoir une vision globale des ressources disponibles, des délais à respecter, des responsabilités des membres de l’équipe et d’optimiser l’allocation des ressources pour assurer une exécution efficace des projets ;
- Gestion des appels téléphoniques : pour garantir une communication fluide avec les clients, les prestataires externes peuvent prendre en charge la gestion des appels téléphoniques et des courriels. Ils peuvent répondre aux appels, traiter les demandes, fournir un service client professionnel ;
- Archivage des documents : l’archivage est une tâche très longue qui nécessite une grande organisation et précision. L’assistant externe offre un service professionnel et sans erreur ;
- Organisation d’événements et déplacements professionnels : l’organisation d’événements et de déplacements professionnels consiste à planifier les itinéraires, les réservations et à coordonner les agendas de tous les participants. Un professionnel externe a une vision globale de l’évènement et s’occupe de tout ;
- Gestion des achats : la gestion des achats consiste à gérer l’acquisition de biens et de services au sein d’une entreprise. Travailler avec un assistant permet de réduire les coûts, d’assurer la qualité et de répondre aux besoins de l’entreprise ;
- Saisie et gestion des données : les prestataires externes peuvent s’occuper de la saisie, de la vérification et de la mise à jour des données dans les systèmes informatiques de l’entreprise. Ils garantissent leur intégrité et précision.
Quel est le coût d’un service administratif externe ?
Le tarif d’une prestation administrative peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la complexité des tâches, le niveau d’expertise requis, la durée de la prestation, et le statut du prestataire.
Les tarifs vont de 30 euros à 50 euros de l’heure pour les prestataires d’externalisation administrative. Cependant, il est important de noter que ces tarifs peuvent varier en fonction des spécificités de chaque projet et des négociations entre le prestataire et le client.
Prix à la prestation
Les tarifs de prestations administratives varient en fonction des tâches à effectuer par le prestataire à distance.
Prix au forfait
Les tarifs des prestations administratives forfaitaires varient selon la tâche. Il y a un forfait journalier de 200 € à 375 €. Pour les micro-tâches, des frais spéciaux peuvent s’appliquer. Il existe également un forfait de gestion administrative à partir de 35 € par mois, avec des options de 10 heures à 280 € et de 20 heures à 500 €.
Prestations de secrétariat | L’unité | Tarif HT |
Saisie simple | / page | 4,00 € – 5,20 € |
Frappe + mise en page | / page | 5,50€ |
Saisie + tableaux, graphiques, images | / page | 7,00€ |
Saisie de mail | / page | base de 4,50 € |
Relecture et correction | / page | 4,50€ |
Mise sous pli hors affranchissement | / l’enveloppe | 0,20 – 0,35 € |
Mise sous pli, affranchissement, dépôt à la poste |
/ l’enveloppe | 5,00€ |
Mailing | / heure | 12,00€ |
Publipostage | / lettre | 6,00€ |
Saisie de données sur Excel | / champ | 0,15€ |
Conception et saisie de tableaux complexes sur Excel | / page | 8,00€ |
Devis, bon de commande, facture | / l’unité | 6,00€ |
Transcription audio | / la minute | 2,00€ |
Les travaux de secrétariat à distance sont susceptibles d’être majorés dans certains cas. Pour les missions à effectuer sous 24 ou 48 h, le week-end
ainsi que les jours fériés, une majoration comprise entre 15 et 50 % peut être appliquée.
Comment améliorer l’efficacité des services administratifs ?
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ? L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Les avantages de la solution d’externalisation administrative Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Officéo, comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Officéo remplace les offres d’emploi d’assistante administrative
Vous cherchez un emploi dans l’administration ? Vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative ayant le statut d’indépendant ou souhaitant lancer votre activité d’indépendant ? Ne cherchez plus et n’hésitez pas à postuler chez Officéo !
Questions fréquentes
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❓ C’est quoi les tâches administratives ?
Les tâches administratives sont des activités liées à la gestion des opérations d’une entreprise, telles que la gestion des documents, des courriers, des appels téléphoniques et des réunions.
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💪 Quels sont les services publics ?
Les services publics sont des organisations ou des entités gérées par l’État ou des collectivités locales, destinées à offrir des prestations essentielles à la population. Ils incluent des secteurs variés comme l’éducation, la santé, la sécurité (police, pompiers), les transports publics, la fourniture d’eau et d’électricité, et la gestion des déchets. Ces services visent à assurer le bien-être général, l’équité et l’accès universel à des ressources et des services de base
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💡 Comment gérer un service administratif ?
Pour gérer un service administratif de manière efficace, définissez des objectifs clairs, allouez les ressources nécessaires, établissez des procédures et systèmes, formez et soutenez le personnel, et évaluez et améliorez continuellement les performances.
Pour en savoir plus :
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