Gestion administrative d’entreprise ➤ tout savoir + vidéo
La gestion administrative d’une entreprise concerne l’ensemble des tâches et des formalités administratives légalement obligatoires pour se conformer à la loi. La gestion administrative désigne également l’ensemble des actions à mettre en œuvre pour permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs stratégiques.
Sommaire
- Qu'est ce que la gestion administrative d'entreprise ?
- 3 objectifs de la gestion administrative d'entreprise
- 7 étapes pour mettre en place une gestion administrative efficace
- Qu'est ce qu'un gestionnaire administratif ?
- Quelles sont les compétences administratives d'un assistant de gestion administrative ?
- Quelles sont les tâches d'un gestionnaire administratif Officéo
- Comment assurer la gestion administrative d'une entreprise ?
- La gestion administrative d'entreprise en bref
[VIDEO] Tout savoir sur la gestion administrative en entreprise
La gestion administrative est au cœur du fonctionnement d’une entreprise. Peu importe si vous dirigez une TPE-PME, un grand groupe, une collectivité territoriale ou un cabinet libéral, cette gestion est une priorité.
Officéo offre une assistance administrative flexible et personnalisée, parfaitement adaptée aux périodes d’activité intense.
Nos services sont conçus pour s’intégrer harmonieusement dans l’organisation de votre entreprise ou de votre unité opérationnelle, fournissant une aide urgente et ponctuelle ou un soutien régulier sans nécessiter de longues campagnes d’embauche.
Définition de la gestion administrative : rôle et enjeux
La gestion administrative d’une entreprise correspond à toutes les tâches administratives courantes et répétitives, qui ne participent pas directement à la création de richesse, qui permettent néanmoins à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. La gestion administrative incombe aux services de secrétariat, des ressources humaines, de la comptabilité et même juridique d’une entreprise. En fonction du soutien dont vous avez besoin, vous pouvez faire appel à un assistant comptable (pour effectuer la pré comptabilité), une assistante rh, une secrétaire indépendante ou encore un assistant polyvalent.
3 objectifs de la gestion administrative d’entreprise
Une bonne gestion de votre administratif offre 3 objectifs principaux :
Faire des économies
Une mauvaise gestion administrative entraîne de lourdes pertes financières. Il vous est possible d’éviter de perdre de l’argent en essayant simplement de bien gérer votre administratif.
Par exemple, en limitant le risque d’impayés grâce à un bon suivi de vos clients, une bonne gestion de votre trésorerie, en évitant les pénalités de retard et en respectant les délais légaux pour vos obligations fiscales et sociales.
Gains de temps et de productivité
Vous devez être efficace sur le plan opérationnel pour gagner en productivité. La bonne gestion de votre administratif conduit à une bonne organisation dans votre entreprise. Grâce à une bonne gestion administrative, l’entreprise garantit une conservation des documents et des fichiers de son activité. Aucun temps à perdre dans la recherche de vos documents et aucun risque de perte, ainsi votre temps et productivité seront bien optimisés.
Gains organisationnels
Pour libérer votre esprit de la partie administrative de votre vie professionnelle qui s’accumule et qui gangrène votre quotidien, adoptez une stratégie qui vous permettra de gérer efficacement votre administratif. Ainsi, vous vous débarrassez des préoccupations administratives et vous gagnez en organisation et en sérénité.
Pour illustrer, vous pouvez éviter les relances des factures impayées, bien gérer votre personnel de sorte à éviter les procédures judiciaires, gestion du courrier pour éviter qu’il s’accumule au quotidien, etc. Ce sont des tâches administratives courantes et qui pourtant peuvent avoir de gros impacts sur l’organisation de votre entreprise.
7 étapes pour mettre en place une gestion administrative efficace
Voici quelques étapes clés pour mettre en place une gestion administrative efficace :
- Organisez vos processus : identifiez les processus administratifs nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Créez des procédures claires pour chaque processus afin de garantir une exécution cohérente et efficace ;
- Utilisez des outils de gestion : adoptez des outils de gestion adaptés à vos besoins, tels que des logiciels de gestion de documents et des tâches, des solutions de gestion de projet, des outils de planification et de suivi. Ces outils vous permettront de centraliser les informations, d’automatiser et de faciliter la coordination entre les membres de votre équipe ;
- Développez une communication interne efficace : établissez des canaux de communication clairs et efficaces avec des outils de travail adaptés (messagerie partagée, Slack…) ;
- Gérez les ressources humaines : recrutez des employés compétents, formez-les continuellement et établissez des politiques de gestion des performances pour favoriser la productivité et la motivation au sein de votre équipe. Le bien être des salariés est évidemment à ne pas négliger…
- Assurez-vous de la conformité légale : assurez-vous que vos pratiques administratives sont conformes aux réglementations légales pour éviter les problèmes juridiques et les sanctions ;
- Suivez et évaluez les performances : mettez en place des mécanismes de suivi et d’évaluation pour mesurer les performances administratives de votre entreprise. Identifiez les indicateurs clés de performance, tels que les délais de traitement, la satisfaction des clients internes, l’efficacité des processus ;
- Restez au fait des nouvelles technologies et des meilleures pratiques : tenez-vous informés des dernières tendances technologiques et des meilleures pratiques en matière de gestion administrative. Assurez-vous de rester à jour et d’adopter les innovations qui pourraient améliorer votre efficacité et votre productivité.
En mettant en place une gestion administrative solide, vous pouvez optimiser les processus internes, améliorer l’efficacité opérationnelle et favoriser la croissance de votre entreprise.
Officéo apporte à votre organisation un support de gestion administrative de vos métiers
La gestion administrative externalisée de votre entreprise s’organise selon vos besoins, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Nous vous proposons une assistance à votre rythme, avec une tarification transparente, calculée sur l’heure de travail effectif.
Nos gestionnaires administratifs sont spécialisés dans le service support aux entreprises. Que vous soyez créateur d’entreprise, responsable achat, DRH, directeur opérationnel, SI ou encore chef de département : nos prestations assurent la continuité de votre support administratif.
Ne croulez plus sous les tâches administratives anxiogènes et concentrez-vous sur votre vrai métier en bénéficiant, grâce à Officéo, d’une assistance administrative et comptable à la carte, flexible et sans embauche. Vous pouvez ainsi libérer du temps qualifié et gagner en souplesse opérationnelle !
Ces entreprises nous font confiance
Qu’est ce qu’un gestionnaire administratif ?
Le gestionnaire administratif planifie, organise, coordonne et supervise les opérations administratives d’une entreprise. Les responsabilités de ce poste peuvent varier selon la taille et le type d’organisation et incluent souvent la gestion du personnel, la pré comptabilité, les relations fournisseurs ainsi que l’application et le suivi des politiques et procédures administratives.
Quelles sont les compétences administratives d’un assistant de gestion administrative ?
Une gestionnaire administrative ou un assistant de gestion administrative doit posséder un large éventail de compétences clés pour réaliser une gestion administrative efficace. En effet, peu importe le domaine d’activité où il opère, il est tenu de détenir ces compétences administratives. Voici quelques-unes des compétences administratives les plus importantes :
- Compétences organisationnelles : Capacité à organiser, planifier et prioriser le travail. Cela comprend la gestion du temps, la planification d’événements, la tenue de dossiers et la coordination des tâches.
- Compétences en communication : Aptitudes à communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral. Ceci est crucial pour rédiger des emails, des rapports, présenter des informations, et interagir avec des collègues et des clients.
- Compétences en informatique : Maîtrise des outils informatiques de base tels que les traitements de texte, les tableurs, les bases de données, et les logiciels de présentation. La connaissance des systèmes de gestion des informations et de contenu et des logiciels spécifiques à l’entreprise peut également être requise.
- Gestion de projet : Capacité à superviser et à diriger des projets, ce qui inclut la planification, le suivi des progrès, et la résolution des problèmes.
- Compétences interpersonnelles : Aptitude à travailler efficacement avec des personnes de différents niveaux hiérarchiques, départements et antécédents.
- Adaptabilité et flexibilité : Capacité à s’adapter aux changements d’environnement, aux exigences des tâches et aux priorités changeantes.
Quelles sont les tâches d’un gestionnaire administratif Officéo ?
Les tâches d’un gestionnaire administratif polyvalent Officéo peuvent comporter une aide pour la gestion administrative, un support RH ou encore un suivi comptable.
Une matinée par mois, une journée par semaine, quelques heures dans l’année : sans contrat de travail ni charges sociales ou congés payés, déléguez vos travaux de secrétariat afin de vous décharger des tâches chronophages liées à votre gestion administrative.
Secrétariat
- gestion administrative de courrier ;
- organisation de réunion et rédaction de compte rendus de réunion ;
- classement et archivage ;
- dématérialisation de documents ;
- saisie de données ;
- gestion de bases de données, archivage, rédaction de texte, numérisation de documents ;
- mise en forme et correction sous la suite bureautique Office (Word, Excel, Powerpoint) pour vos notes et compte-rendu de réunions.
Gestion comptable, financière et RH
- l’assistant Officéo qui s’occupe de la gestion administrative prépare la comptabilité, tient à jour les tableaux de bords, effectue vos rapprochements bancaires ;
- il/elle trie vos notes de frais réelles comme forfaitaires ;
- coordination d’une permanence téléphonique, organisation de l’agenda des rendez-vous, gestion des déplacements à organiser ;
- transcription de contenus audios.
Gestion de projets
- prise en charge de l’organisation d’événements internes et externes ;
- recherche de prestataires, gestion de rétroplanning.
Gestion des achats
- passage et suivi de commandes fournisseur ;
- gestion des achats ;
- recherche de produits et services ;
- suivi et règlement des factures fournisseurs ;
- accompagnement des campagnes de recrutement.
ADV / Relation clients
- envoi de devis, suivi des relances de paiement, assistance de litiges clients ;
- gestion de clients difficiles, traitement réclamations, dématérialisation des factures.
Office Management
Clé de voûte de l’entreprise, l’Office Manager vous assiste sur tout ce qui relève du domaine de la gestion administrative et du relais de l’information en interne. Il assure la coordination entre les partenaires de l’entreprise, le suivi et le reporting des affaires.
Pourquoi choisir Officéo pour mon externalisation administrative et financière ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
–> Témoignage complet <–
La gestion administrative d’entreprise en bref
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👉Quelles sont les tâches de secrétariat courantes ?
Les tâches de secrétariat varient selon le secteur et la taille de l’entreprise, englobant l’accueil, la gestion des appels et emails, l’organisation de rendez-vous, le traitement de courriers, la gestion documentaire, les préparatifs de voyages, et la saisie de données financières. Elles peuvent aussi inclure des responsabilités en informatique, logistique, et dans des domaines spécifiques comme les ressources humaines, le marketing, et la communication.
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🔎 Comment se fait la gestion administrative du personnel ?
La mise en place d’une gestion administrative du personnel implique une série de tâches essentielles pour maintenir une organisation efficace et conforme aux réglementations légales. Cette gestion du personnel comprend l’enregistrement des données des employés, comme les informations personnelles, les contrats de travail, les historiques de performance, et les absences.
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✅ Comment faire une bonne gestion administrative ?
La gestion administrative est assurée en mettant en place des processus bien définis, et en veillant à ce qu’ils soient suivis consciencieusement. Cela implique la planification, la coordination, la communication, la gestion des ressources humaines, la gestion financière, ainsi que la mise en place de procédures et de politiques pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
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💡 Quel est le salaire d’un gestionnaire administratif ?
Un gestionnaire administratif débutant perçoit en moyenne un salaire mensuel brut de 1 800€. En revanche, pour ceux ayant une qualification supérieure, cette moyenne s’élève à 2 000€ par mois. Ces chiffres sont basés sur la rémunération d’un gestionnaire administratif de niveau junior, c’est-à-dire ayant moins de 5 ans d’expérience.
On se charge de votre administratif.
