[Comptabilité entreprise] Comment faire sa comptabilité ?

La comptabilité est un langage indissociable du monde de l’entreprise, que ce soit dans le secteur privé, associatif ou public. Elle permet de mesurer la création de valeur, mais également le calcul des taxes et des impôts.

D’une année à l’autre, la création de valeur est alors établie grâce à la mise en place du bilan comptable, permettant l’évaluation du patrimoine. Concernant le compte de résultat, il détermine le niveau de performance au cours des 12 derniers mois.

De nos jours, la comptabilité connaît une évolution particulièrement rapide et aujourd’hui ce sont de plus en plus des notions de comptabilité en ligne et de digitalisation qui sont indispensables.

Qu’est-ce que la comptabilité en entreprise ?

La comptabilité ou la gestion comptable correspond à une discipline qui a pour objectif de lister l’intégralité des flux financiers propres à l’entreprise. Son objectif sera alors de retranscrire fidèlement sa situation financière en temps réel. Pour cela, il est impératif d’utiliser les normes comptables françaises selon le Plan Comptable Général, c’est-à-dire le PCG. 

Ce dernier englobe un ensemble de listes de comptes avec une répartition selon les classes et une numérotation. Par exemple, pour la classe 1, les comptes de capitaux. Pour la classe 2, les comptes d’immobilisations.

L’importance des écritures comptables

Chaque flux financier est alors comptabilisé à travers une écriture comptable. Ce processus peut être vu comme la matière première de la discipline. Mais il est impératif que chaque écriture comptable soit accompagnée d’un justificatif, comme par exemple un bulletin de paie ou une facture.

Dans cette optique, des journaux comptables sont alors utilisés et ils permettent l’enregistrement des écritures comptables sous une forme chronologique. Il est donc impératif d’avoir une tenue rigoureuse de n’importe quel type de documents commerciaux que ce soient les devis ou les factures. Par ailleurs, ces différents documents doivent impérativement comprendre plusieurs mentions obligatoires et l’entreprise devra respecter le délai légal de conservation.

Les états financiers d’une entreprise

La comptabilité doit être vue comme un exercice comptable s’établissant sur une période définie pendant laquelle les différents flux de l’activité de l’entreprise sont enregistrés. Sauf cas particulier, l’exercice comptable se déroule sur une période de 12 mois.

À la clôture de l’exercice comptable, l’entreprise bénéficie de l’ensemble des écritures comptables et c’est à partir de ces informations que d’autres documents peuvent être établis :

• Le bilan : ce document doit être vu comme une photographie du patrimoine de la société à un instant particulier. Il comprend à la fois les actifs de l’entreprise, c’est-à-dire les biens matériels et immatériels qu’elle possède ainsi que son passif.
• Le compte de résultat : il englobe les charges et les produits d’une société afin de déterminer s’il y a une perte ou un bénéfice.
• Les annexes particulièrement utiles en fournissant des informations complémentaires pour mieux comprendre le compte de résultat et le bilan de l’entreprise.

Il faut savoir que ces trois documents comptables forment ce que l’on appelle les états financiers obligatoires. À cela devra s’ajouter la liasse fiscale, c’est-à-dire la déclaration fiscale de la société. Cette dernière reste exclusivement destinée au service des impôts pour que l’organisme puisse déterminer l’impôt.

Quels sont les outils indissociables de la comptabilité ?

Afin de mettre en place une comptabilité, il est impératif que l’expert-comptable dispose de la totalité des documents relatifs à sa gestion. De ce fait, il faudra que la société puisse suivre la facturation des clients ainsi que la facture des fournisseurs. Mais ce ne sont pas les seuls éléments de travail pour l’expert-comptable, ce dernier utilisera également les relevés de compte bancaire, les déclarations sociales et fiscales.

Lorsque l’expert-comptable possède tous les documents nécessaires, il se chargera d’enregistrer toutes les opérations au journal en utilisant le principe de la comptabilité à partie double.

C’est une notion essentielle en comptabilité selon laquelle les ressources sont intégralement utilisées pour les emplois, c’est-à-dire l’égalité du bilan actif = passif.

En comptabilité, chaque opération réalisée par l’entreprise prend la forme d’une écriture comptable pour être répertoriée dans le Plan Comptable Général. C’est un document officiel d’une quinzaine de pages se divisant en 7 familles distinctes. Les opérations sont ensuite numérotées avec un code unique et lorsque l’enregistrement est terminé dans le journal, les données sont ensuite utilisées par l’expert-comptable pour former des petits tableaux que l’on appelle « les comptes en T » ou enregistrement au grand livre.

Suite à cette opération, l’expert-comptable sera de nouveau sollicité pour définir la balance comptable en reprenant les éléments précédents. La balance comptable incorpore le numéro de l’opération, mais aussi son libellé ainsi que le montant du crédit ou du débit.

L’objectif de la comptabilité en entreprise

Il faut voir la comptabilité comme une solution pour piloter la société au quotidien. Il est donc nécessaire d’utiliser des tableaux de bord de gestion pour avoir une connaissance plus approfondie et plus précise des finances. Ainsi, le chef d’entreprise peut anticiper d’éventuels problèmes liés à des délais de paiement trop importants ou des soucis de trésorerie.

Mais l’intérêt est également palpable en cas de changement de régime fiscal, c’est-à-dire un passage à la TVA. Enfin, la comptabilité reste essentielle pour gérer les besoins d’épargne.

Ainsi, la comptabilité peut être vue comme un formidable outil d’information sur les finances de l’organisme.

Comment faire sa comptabilité en entreprise ?

Il existe trois solutions distinctes afin de réaliser votre comptabilité en entreprise :

• Tout d’abord, en réalisant la comptabilité par vous-même. Une solution économique, mais nécessitant des connaissances spécifiques dans le domaine. En parallèle, il sera indispensable de vous équiper d’un logiciel de facturation et de comptabilité. Néanmoins, cette solution reste envisageable uniquement pour une entreprise de petite taille.
• La deuxième solution consiste à déléguer la comptabilité à une personne en interne. Bien évidemment, il faudra embaucher une personne appropriée et c’est surtout une solution qui sera à la mesure des grandes entreprises.
• La dernière possibilité repose sur l’externalisation de la gestion comptable et financière. Votre comptabilité sera assurée par un expert-comptable et ce dernier vous fera gagner du temps. Mais c’est également une solution avantageuse d’un point de vue économique avec un excellent rapport qualité prix.

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