Le top 6 des logiciels pour la gestion des achats

La gestion des achats est le processus par lequel l’entreprise se procure les matières premières, intrants, biens et services qui lui sont nécessaires pour son activité. 

La gestion d’un tel processus est assez complexe, ce qui donne lieu à l’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion d’achat. Ils font gagner un précieux temps qui pourra être consacré à d’autres tâches.

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Logiciel de gestion des achats : Qu’est-ce que c’est ?

Un logiciel de gestion des achats est un outil qui permet de suivre avec précision tout ce qui se rapporte à l’achat. Il s’agit d’une base de données qui gère le budget engagé, les commandes, les factures, les livraisons d’achat et leur mise à jour. 

Lorsqu’il est bien employé, cet outil favorise une meilleure optimisation du processus d’achat, ce qui impacte la productivité de l’entreprise. Le logiciel de gestion des achats sert aussi à l’amélioration de la satisfaction client.

Le logiciel de gestion des achats contribue à l’automatisation de certaines tâches chronophages, mais indispensables au bon développement de l’entreprise. Grâce à cet outil, une partie de la comptabilité peut également être automatisée. 

Gep Smart

Solution d’approvisionnement, Gep Smart permet de gérer les fournisseurs, gérer l’inventaire, suivre le budget et gérer les contrats avec les fournisseurs. Le logiciel permet également de vérifier la conformité et d’analyser les données de transactions afin que les utilisateurs réalisent aisément les rapports. 

Ces rapports peuvent être facilement exportés vers d’autres types d’outils pour une utilisation particulière. Gep Smart est plus utilisé par les entreprises qui évoluent dans le secteur tertiaire et les entreprises grands comptes.

WebReq

Logiciel de gestion automatique des achats, WebReq permet de suivre l’évolution des commandes à partir de numéros d’identification uniques. Il permet également la gestion des fournisseurs, des dettes et des retours. L’utilisateur peut ainsi connaître le montant exact des dettes de l’entreprise et évaluer les coûts liés aux remboursements demandés par les clients. 

Une autre fonctionnalité du logiciel permet en effet à l’entreprise de gérer les réclamations de façon automatique en décidant celles qui sont recevables et celles qui ne le sont pas. Le système de gestion comptable de l’entreprise peut également être intégré à WebReq et permettre ainsi de gérer les paiements par carte bancaire.

Precoro

Precoro est l’un des outils d’achat les plus complets disponibles sur le marché. Il intègre des fonctionnalités facilitant le commerce électronique et permettant la création de catalogues de produits. La création de bons de commande se fait en automatique et ces commandes sont donc envoyées automatiquement aux fournisseurs. 

Avec Precoro, l’entreprise peut gérer l’inventaire, suivre les fournisseurs et l’état des commandes ainsi qu’élaborer des devis. Par ailleurs, le logiciel est doté d’une fonction d’alerte qui prévient les dépassements de budget pour une meilleure gestion selon la logique prédéfinie.

Kissflow Procurement Cloud

Le logiciel de gestion d’achat Kissflow Procurement Cloud est une solution basée sur le cloud et accessible tant sur ordinateur que sur mobile. Ce logiciel permet de créer des catalogues de biens et de suivre les commandes. À partir de ses analyses via des tableaux croisés dynamiques et de graphiques, l’utilisateur peut suivre l’utilisation du budget, détecter les incohérences d’activité et effectuer facilement le reporting. 

Le logiciel s’utilise pour générer des devis, des demandes d’achat, réaliser la facturation et suivre le flux de trésorerie. Il s’intègre aisément aux plateformes externes cloud telles que Dropbox et IBM. Kissflow Procurement Cloud est est adapté aussi bien aux TPME qu’aux grandes entreprises.

Odoo

Odoo est le logiciel de gestion d’entreprise le plus utilisé, proposant une multitude de fonctionnalités pour gérer les ventes, la clientèle et beaucoup d’autres aspects d’une entreprise. Grâce à ces fonctionnalités, il est possible de créer des devis professionnels et des signatures électroniques. Vous pourrez ainsi aisément transformer ces devis en factures. Odoo permet de signer les contrats d’achat de façon automatique et de planifier des actions comme l’approvisionnement en matières premières. 

Avec le logiciel, il est possible de créer une base pour les fournisseurs et les produits commandés. De ce fait, vous pourrez suivre le processus d’achat depuis la commande auprès d’un fournisseur spécifique jusqu’à la livraison et en garder les traces pour le point comptable automatique. Odoo est disponible en trois versions. La version Online adaptée aux entreprises avec moins de 50 utilisateurs est actualisée une fois par an. La version Community open source est entièrement gratuite et la version Entreprise déployée sur site et installée localement convient, quant à elle, aux entreprises de plus de 50 utilisateurs.

CostTraker

C’est un logiciel d’ordre d’achat qui permet aux entreprises de mieux gérer les coûts et de suivre les commandes. Les utilisateurs peuvent y créer des achats en définissant les budgets pour chaque type d’achat. Ils peuvent configurer un processus d’autorisation numérique des factures d’achat lancées via le logiciel à travers le système comptable habituel de l’entreprise. CostTracker peut alors lire et associer les transactions comptables aux ordres d’achat créés. 

Pour assurer la sécurité des transactions, il est possible de configurer des autorisations basées sur le rôle de chaque membre de l’équipe de gestion des achats. L’équipe d’utilisation de CostraTracker peut également mettre en place une correspondance à trois voies qui permet de suivre les achats et contrôler que la livraison a bien eu lieu. Ce processus vérifie s’il y a des produits manquants et permet d’identifier les factures frauduleuses.

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