[SUIVI FOURNISSEUR] Guide complet : objectifs & outils efficaces
La gestion des fournisseurs et de la comptabilité fournisseur ce sont des opérations indispensables dans le processus de production d’une entreprise. La mise en place du suivi fournisseur vous permet de maîtriser la qualité de vos produits. Il s’agit d’une opération complète qui nécessite une bonne préparation.
Je veux tout savoir sur le suivi fournisseur
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Qu’est-ce que le suivi fournisseur ?
Le suivi fournisseur consiste à évaluer constamment tous les fournisseurs impliqués dans la chaîne d’approvisionnement. Cette action a un effet sur les performances de l’entreprise.
Des logiciels de gestion fournisseurs permettent d’avoir une visibilité sur toutes les informations qui concernent les fournisseurs et d’en faire un suivi en temps réel.
Le suivi fournisseur est axé sur la fourniture des informations pertinentes sur la relation avec les fournisseurs et sur ses performances.
Choisir de bons fournisseurs pour des produits de bonne qualité
Le suivi des fournisseurs est une opération qui vous permet de faire le tri entre vos fournisseurs pour retenir ceux qui correspondent le mieux à vos objectifs de qualité. Les produits apportés par le fournisseur représentent vos matières premières. De ce fait, la qualité de ces derniers a une incidence sur la qualité de votre produit final. Une matière première dont la qualité est altérée peut coûter cher à votre entreprise, et ce, autant du point de vue financier que de la notoriété.
La maîtrise de la qualité de vos produits vous permet de faire des économies sur le processus de production. En effet, si les produits sont de bonne qualité, les quantités au rebut seront considérablement réduites. Vous assurez donc l’efficience de votre processus de production.
En outre, l’impact sur la relation client n’est pas négligeable. La production de biens correspondant au besoin des clients va contribuer à leur fidélisation.
Définir l’objectif de l’opération de suivi fournisseur
Comme tout projet de gestion, avant la mise en place du suivi fournisseur, il est indispensable d’identifier vos objectifs. Désirez-vous évaluer l’ensemble des fournisseurs ou un seul ? Par rapport à quels indicateurs se fera cette évaluation ? Le résultat devra-t-il être quantitatif ou qualitatif ?
Le suivi des fournisseurs vous permet d’évaluer la capacité de votre fournisseur à :
- Respecter les consignes de conformité du produit ou de la prestation ;
- Répondre à vos exigences de production tout au long de la durée de vie du contrat ;
- Assurer un approvisionnement fiable ;
- Proposer le meilleur rapport qualité-prix ;
- Entretenir la notoriété de l’entreprise sur le plan environnemental et éthique.
À qui confier la mission suivi fournisseur ?
Pour chaque mission, il faut un pilote. Vous pouvez désigner une personne unique ou un groupe de personnes.
Le suivi fournisseur peut :
- Se faire par une équipe en interne si vous avez assez de personnel pour conduire l’opération d’audit sans que cela n’entrave les activités de l’entreprise ;
- Se faire par un organisme indépendant, des professionnels qui maîtrisent la mise en place d’une évaluation de fournisseurs ;
- Se faire en combinant une équipe interne pour assurer le pilotage du projet et une équipe externe pour assurer le contrôle des usines du fournisseur.
Opter pour des outils efficaces
Il existe plusieurs outils d’évaluation. Ils permettent d’auditer vos fournisseurs suivant les objectifs que vous aurez définis.
La grille d’évaluation
La grille d’évaluation est un des outils les plus utilisés pour auditer les fournisseurs. Vous devez en premier lieu déterminer les axes d’évaluation. Il s’agit des thématiques sur lesquelles vous allez baser l’évaluation des fournisseurs.
Vous pouvez choisir comme axe d’évaluation :
- La souplesse des livraisons ;
- La disponibilité du produit ;
- La qualité ;
- Les relations commerciales ;
- Les relations techniques ;
- La réactivité du fournisseur ;
- Le service client ;
- L’achat ;
- La compétence.
Sur l’axe de la qualité, vous pouvez regrouper : les certifications, les documents fournis, le processus de traitement des problèmes, la conformité des produits et services, etc.
La liste des réclamations client
La réclamation client est une donnée qui permet d’évaluer la satisfaction des clients vis-à-vis du produit de votre entreprise. Ainsi, prendre en compte les réclamations de vos clients vous amène à concevoir de meilleurs produits.
En termes de qualité, la réclamation des clients vous permet d’identifier les défauts de production due à la qualité de la matière première. Elle permet également de mettre en avant les points forts de votre produit et ceux qu’il faut améliorer.
Les logiciels de suivi fournisseur
Pour faciliter la relation fournisseur, vous pouvez opter pour un outil SRM (Supplier Relationship Management). Un tel outil vous permet de disposer de la totalité des données disponibles sur les fournisseurs en un seul endroit et de les obtenir de manière instantanée.
Avec un tel outil, vous pouvez définir vos critères d’évaluation, collecter les avis de vos équipes et analyser de manière pertinente les résultats obtenus. En effet, si certains des SRM mettent l’accent sur l’aspect collaboratif, ce n’est pas pour rien. Chaque entité à des besoins spécifiques dont il faut tenir compte.
Pour le responsable des approvisionnements, il est important que les délais de livraison soient courts. Le comptable va privilégier le fournisseur qui remplit correctement ses factures. Le responsable des magasins quant à lui mettra l’accent sur un conditionnement adéquat pour faciliter les manipulations.
Le suivi des fournisseurs est un processus constant d’amélioration afin de garantir la qualité du produit final. Cela permet à l’entreprise de rester performante et de jouir d’une bonne image auprès de ses clients.
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La comptabilité fournisseur en 3 points
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❓ Qu’est-ce qu’un bon suivi fournisseur ?
Un bon suivi fournisseur est celui qui vous permet d’identifier les risques liés à chaque fournisseur et vous permet de mettre en place des solutions d’amélioration.
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💡 Pourquoi faire un bon suivi fournisseur ?
Faire un bon suivi fournisseur vous permet de vérifier que vos fournisseurs respectent leur engagement de qualité. Des matériaux de bonne qualité assurent des produits de bonne qualité et par conséquent des clients satisfaits.
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💪 Comment faire le suivi des fournisseurs ?
Pour mener à bien une opération de suivi de fournisseur, il est indispensable de suivre des étapes bien définies.
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- La gestion des commandes fournisseurs ;
- La gestion des factures fournisseurs ;
- La dématérialisation des factures fournisseur ;
- Le traitement des litiges avec les fournisseurs.
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