Pourquoi utiliser Google Agenda ?
Les agendas dématérialisés sont employés au quotidien par les professionnels ou les particuliers de tous les domaines. Pratiques, ils peuvent être installés sur divers supports numériques (smartphones, tablettes, PC, montres connectées, etc.). Plus intéressant encore, ces solutions sont généralement gratuites. C’est par exemple le cas de Google Agenda, l’un des agendas informatiques les plus utilisés à travers le monde. Pourquoi devez-vous l’utiliser aussi ? C’est à cette préoccupation que nous répondons dans notre présent article.
Google Agenda : un avantage au quotidien ?
Outil Google permettant à son utilisateur d’accéder à un agenda en ligne, Google Agenda présente de nombreux avantages.
Un agenda toujours accessible
Google Agenda est accessible à tout le monde. Cependant, vous devez avoir un compte Google. Si vous l’avez, vous devez simplement aller à l’adresse https://calendar.google.com/. Connectez-vous ensuite en utilisant vos identifiants Gmail. Si vous n’avez pas encore un compte, vous devez d’abord en créer un afin de profiter d’un calendrier google.
L’outil vous permet de faire une synchronisation de votre agenda personnel sur votre smartphone Android ou tablette. Vous accédez ainsi aux mêmes informations que vous soyez sur votre PC ou appareil mobile. Depuis votre ordinateur, Google Agenda est compatible avec divers navigateurs comme :
- Firefox ;
- Microsoft Edge ;
- Google Chrome ;
- Internet Explorer ;
- Safari.
Google Agenda permet également à son utilisateur de partager à sa guise son emploi du temps avec d’autres personnes. Le gain de temps est optimal grâce à cette application google.
Un outil de communication efficace et automatisé
Une entreprise qui désire améliorer sa productivité doit d’abord améliorer sa manière de communiquer avec ses collaborateurs. Avec le grand avènement d’internet, il devient plus simple de communiquer au sein d’une équipe ou d’un groupe. Internet réduit considérablement la distance entre les salariés.
Outil en ligne, Google Agenda sert à améliorer la communication dans la société. Le chef d’entreprise peut par exemple affecter la pleine gestion des plannings à une personne spécifique. Cette dernière se charge ensuite de remplir l’agenda informatique selon les évènements auxquels chaque employé doit participer. Chaque nouvel ajout à l’emploi du temps est notifié au salarié concerné. Il en prend connaissance depuis son appareil mobile ou son ordinateur.
Un rappel des impératifs pour oublier la myriade de Post-it sur son bureau
Sans un agenda en ligne, il fallait recourir aux Post-it de différentes couleurs. Vous devez y noter vos rendez-vous et les poser sur votre bureau selon leur ordre de priorité. Une solution souvent fastidieuse et qui ne fonctionne pas toujours.
C’est pour vous simplifier la vie que Google Agenda dispose d’un système de rappel automatique très utile pour toute prise de rendez-vous. L’outil vous envoie par mail une notification de rappel sur chaque événement impératif de la semaine. Vous ne risquez plus de manquer ou d’arriver en retard à vos rendez-vous, réunions professionnelles ou salons professionnels par exemple.
Des fonctionnalités uniques
Dans Google Agenda, l’utilisateur peut accéder à différentes fonctionnalités. Certaines sont communes à tous les agendas en ligne pendant que certaines sont spécifiques à Google Agenda.
Gérer plusieurs fuseaux horaires
Dans Google Agenda, vous pouvez gérer plusieurs fuseaux horaires spécifiques. Cette fonctionnalité est pratique lorsque vous devez programmer des réunions à ajouter au calendrier avec des collaborateurs. Ces derniers sont alors situés dans d’autres régions avec un fuseau horaire différent du vôtre. L’évènement programmé est affiché chez chaque collaborateur dans son fuseau horaire spécifique.
Pour organiser les fuseaux horaires, rendez-vous dans les Paramètres de Google Agenda. Dans Paramètres Généraux, cliquez sur Horloge Mondiale. Cliquez sur la case Afficher l’horloge mondiale afin de l’activer. Vous pouvez ensuite Ajouter le fuseau horaire de votre choix en fonction de vos besoins.
Sélectionner une période spécifique
Sur votre application calendrier Google, vous pouvez décider d’afficher une période spécifique. Pour cela, faites un clic gauche sur une date dans le mini-agenda disponible en haut à gauche. Maintenez la touche enfoncée et glissez votre curseur vers une autre date. Relâchez tout, vous remarquerez que seule la période définie s’affiche.
Visualiser les rendez-vous à venir
Lorsque vous programmez des rendez-vous dans Google Agenda, vous pouvez les afficher à côté de votre calendrier. Tous vos rendez-vous sont visibles à la droite de votre calendrier pour activer cette fonctionnalité, allez dans le Menu principal de Google Agenda et cliquez sur Labos. Activez ensuite la fonctionnalité Rendez-vous suivant et enregistrez les modifications. Par exemple si vous exercer une profession de RH, un google agenda peut vous aider à gérer vos recrutements via LinkedIn.
Recevoir un récapitulatif par mail
Google Agenda peut vous envoyer un récapitulatif de tous les événements de votre journée directement dans votre adresse e-mail. Pour activer cette fonctionnalité de gestion de planning, rendez-vous dans les Paramètres Google Agenda. Dans Paramètres de mes agendas, cliquez sur l’agenda pour lequel votre planning vous sera envoyé par mail quotidiennement.
Une colonne à gauche s’affichera. Parcourez l’affichage vers le bas afin d’accéder à la partie Autres notifications. Par défaut, Planning quotidien (recevoir un e-mail quotidien concernant cet agenda) est placé sur Aucune. Cliquez sur la petite flèche pointant vers le bas et sélectionnez E-mail. Les modifications seront automatiquement enregistrées.
Consulter son agenda hors connexion
L’utilisateur de Google Agenda peut le consulter même lorsqu’il n’a pas accès à une connexion internet (mode hors connexion). Vous devez cependant procéder à certains paramétrages. Dans votre navigateur Chrome, allez dans le menu Google Chrome et cliquez sur Plus d’outils. Cliquez ensuite sur Extensions. La page Extensions s’ouvrira dans un nouvel onglet. Cliquez sur le menu Extensions, complètement en bas cliquez sur Ouvrir le Chrome Web Store.
Vous serez redirigé vers le Chrome Web Store dans un nouvel onglet. Dans la barre de recherche, entrez Google agenda et téléchargez l’APK. Lorsque l’application est installée, vous remarquerez une icône dans l’onglet Nouvel Onglet de votre navigateur Google Chrome. En cliquant sur l’icône, vous pouvez consulter vos événements en mode hors connexion.
Vous maîtrisez la suite Google et Microsoft sur le bout des doigts ? Venez nous montrer ce que vous savez faire. Nous vous attendons, pour garder les meilleurs.
Agenda numérique : quelques alternatives à Google Agenda
Google Agenda n’est pas le seul agenda numérique fonctionnel disponible sur le marché. Il en existe plusieurs autres proposant des fonctionnalités utiles.
Sunrise (iOS, Android, Web)
Sunrise Calendar est un agenda en ligne qui peut être utilisé en lieu et place du calendrier natif de votre smartphone, tablette ou PC. Son interface d’activation est parfaitement fluide pour favoriser sa prise en main. L’outil est compatible avec iCloud, Google Agenda et peut même prendre en charge les anniversaires et événements Facebook. L’utilisateur peut obtenir la météo du jour ou de la semaine.
Momentum (Chrome)
Le calendrier en ligne Momentum est compatible avec le navigateur Chrome. Il vous permet de personnaliser la page Nouvel onglet. Une fois que vous installez cet outil, la page Nouvel onglet pourra afficher de belles photographies. Chaque image s’affiche avec une citation de motivation. Vous pouvez créer des listes de tâches afin de suivre votre progrès journalier. Vous aurez également un œil sur la météo.
Fruux (iOS, Android, Windows)
Il s’agit d’un agenda numérique gratuit. Il sert à établir et partager des calendriers avec d’autres collaborateurs. L’utilisateur peut mettre en place des carnets d’adresses d’équipe et les partager.
Outil collaboratif, l’agenda en ligne Fruux peut s’intégrer à Outlook. Vous pouvez faire des synchronisations de calendriers, de contacts et tâches avec votre équipe pour améliorer la collaboration. L’outil fonctionne depuis tout type d’appareil. Il intègre même une application de liste de tâches.
Solcalendar (Android)
Ce calendrier en ligne offre une touche de personnalisation assez efficace. Plusieurs fonctions comme les packs d’autocollants sont disponibles. Vous personnalisez votre calendrier selon vos besoins. De plus, l’utilisateur peut le synchroniser avec ses tâches Google.
Jorte (iOS, Android)
Avec Jorte, l’utilisateur peut faire des synchronisations dans le Cloud. Vous pouvez alors assurer la bonne gestion de vos horaires et événement si vous disposez d’une connexion internet. Les options de personnalisation sont nombreuses. L’outil est disponible en version gratuite et en version Premium. Pour obtenir cette dernière version, il faudra débourser 2.99 dollars par mois.
Agorakit (Cloud)
Agorakit n’est pas seulement un calendrier. C’est également un forum, un dispositif de notification par mail et un gestionnaire de fichiers. Il est donc possible de mettre en place un groupe de travail collaboratif. Les utilisateurs pourront échanger sur les thématiques professionnelles relatives à leurs missions ou sauvegarder en ligne des fichiers. Des événements peuvent être organisés et enregistrés dans cet outil.
Rapla (Logiciel)
Rapla est un agenda en ligne collaboratif. Il permet principalement d’établir des plannings relatifs à la gestion des ressources d’une entreprise par exemple. Les événements organisés et enregistrés dans cet agenda peuvent être répétés par simple copier-coller ou glisser-déposer. Pour rechercher des créneaux libres, vous pouvez superposer différents emplois du temps.
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