Comment partager un fichier Excel sur Google Drive
En matière de stockage de données et de documents dans le cloud, Google Drive est l’une des solutions les plus utilisées. Très pratique, elle prend en compte différent format de fichiers (Excel, PowerPoint, PDF, etc.). L’utilisateur peut ainsi stocker en ligne des documents, photos, vidéo, etc.
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Cependant, Google Drive ne permet pas uniquement le stockage de plusieurs dossiers ou données dans le cloud. Son utilisateur peut partager des fichiers Excel avec d’autres personnes grâce aux options de partage de l’outil. Le procédé n’est pas très complexe, mais il requiert une certaine attention pour être bien fait.
Partager un fichier Excel sur Google Drive depuis un ordinateur
Si vous êtes en possession d’un ordinateur, vous pouvez vous connecter à votre compte Google afin de partager le fichier Excel de votre choix. Si vous n’en avez pas encore, créer un compte sera nécessaire.
Pour le partage de documents, commencez alors par vous rendre sur Google Drive version web depuis le navigateur de votre ordinateur. Faites un clic droit sur le fichier Excel à traiter et cliquez sur Partager. Il ne sera en effet pas nécessaire d’ouvrir le fichier en question. Vous pouvez cocher ou sélectionner plusieurs feuilles de calcul et les partager au même moment. Gardez enfoncée la touche Ctrl de votre clavier et cliquez sur les fichiers à sélectionner dans votre Drive version gratuite. Faites enfin un clic droit sur l’un des fichiers sélectionnés dans vote cloud et cliquez sur Partager.
Vous pouvez à présent choisir les personnes avec qui vous souhaitez partager la feuille de calcul. Sous Utilisateurs, saisissez les adresses e-mail des personnes qui pourront accéder au fichier PDF partagé. Définissez ensuite les droits d’accès de vos utilisateurs à vos fichiers et dossiers. Cliquez sur la flèche qui pointe vers le bas juste à côté du crayon. Avec Modification, les destinataires pourront modifier le fichier et même le partager avec d’autres personnes. L’option Commentaires permet aux destinataires de commenter et de faire des suggestions sur le classeur Excel. Ils ne pourront pas partager des fichiers et les modifier. L’option Lecture seule permet aux destinataires de consulter le même document ou fichier sans être en mesure de le modifier, commenter ou partager.
Les droits d’accès étant établis, vous pouvez cliquer sur Envoyer. Si vous souhaitez joindre une notification, entrez-la dans le champ dédié avant de cliquer sur Envoyer.
Partager un fichier Excel depuis l’application mobile Google Drive
Avez-vous installé l’application mobile Google Drive sur votre smartphone ? Vous pouvez gérer vos partages de présentations depuis son interface. Commencez par ouvrir votre application, cliquez sur Plus à côté du nom du fichier concerné. Cliquez ensuite sur Partager.
Dans la nouvelle fenêtre disponible dans le service de stockage, entrez les adresses emails des personnes avec qui vous voulez partager le fichier Excel. Cliquez sur la petite flèche pour définir les droits d’accès des utilisateurs (Éditeur, Lecteur ou Commentateur) depuis l’application google. Pour que les utilisateurs désignés ne reçoivent pas une notification de partage, cliquez sur Plus en haut à droite. Cliquez ensuite sur Ne pas envoyer de notification. Vous pouvez ajouter un message dans la case Ajouter un message avant de cliquer sur Envoyer.
Les utilisateurs désignés reçoivent le mail d’invitation et ils pourront à présent accéder aux Google documents partagés selon les droits accordés. Il ne leur faudra pas un logiciel spécifique comme ExcelViewer pour consulter le tableur. Celui-ci s’ouvrira dans leur Google Drive en ligne sur PC depuis leur navigateur web. Ils peuvent aussi l’ouvrir dans l’application mobile à travers Google Sheet s’ils se connectent sur smartphone. S’il s’agit d’un nouveau document partagé, ils pourront l’ouvrir et le modifier grâce à Google Docs.
Partager un fichier Excel à partir d’un lien de partage
Le propriétaire d’un fichier Excel qui souhaite le partager peut envoyer aux autres personnes un lien de partage qui mène à celui-ci. Il doit cependant être connecté à internet. Faites un clic droit sur le document google et appuyez sur Partager. En haut à droite, cliquez sur Obtenir le lien de partage. Ce dernier s’affiche automatiquement.
Vous pouvez définir les droits d’accès au fichier. Cliquez sur Avancé, en bas à droite pour accéder aux Paramètres de partage. Dans le champ Qui a accès, cliquez sur Modifier. Cochez Activé-Public pour permettre à tous les internautes disposant du lien de consulter le fichier, même en mode hors connexion. Le fichier office partagé est indexé par Google, ce qui permet aux internautes d’obtenir le lien grâce à une recherche. Cochez Activé-Toutes les personnes disposant du lien pour que seuls les utilisateurs ayant le lien puissent accéder au fichier office online, même hors ligne. En cliquant sur Désactivé-Personnes spécifiques, seuls les utilisateurs désignés pourront accéder au fichier.
Selon les droits de partage que vous leur donnez sur le fichier, les utilisateurs peuvent uniquement le lire, le modifier ou le commenter.
Cliquez sur Copier le lien une fois que vos paramétrages de partage sont finalisés. Vous avez simplement à l’envoyer à chaque utilisateur de votre choix afin qu’ils accèdent au fichier.
Questions fréquentes
Peut-on partager plusieurs fichiers Excel au même moment depuis l’application mobile Google Drive ?
Pour un partage simultané de plusieurs fichiers Excel depuis l’application mobile Google Drive, créez un dossier et ajoutez-les. Vous pouvez enfin partager l’intégralité du dossier contenant les fichiers CSV afin de faciliter le travail en équipe.
Quelles sont les limites de partage à connaitre ?
Par rapport aux limites de partage, 600 personnes ou groupes maximum peuvent recevoir un lien de partage. Si le propriétaire désire partager son fichier avec plus de 600 personnes, il va devoir créer un groupe Google, les ajouter avant de partager le fichier avec ce groupe.
De plus, un fichier Excel ne peut être modifié ou commenté simultanément que par 100 personnes maximum. Par contre, plus de 100 utilisateurs peuvent consulter un fichier Excel simultanément.
