Le télésecrétariat efficace, avec Officéo

Gagnez en productivité grâce à notre offre de télésecrétariat

Vous connaissez un pic d’activité engendrant une surcharge administrative ? Vous êtes professionnel libéral et vous n’arrivez pas à gérer vos démarches administratives ? Une offre de service de télésecrétariat ne serait pas de refus ? Mais votre structure et votre emploi du temps ne vous permet pas de recruter. Optez pour une solution modulable, experte et rapide à mettre en place : le secrétariat d’entreprise Officéo.

Officéo vous propose des services de télésecrétariat médical, télésecrétariat juridique et télésecrétariat général, selon vos besoins et les compétences souhaitées.

J’ai besoin d’un(e) télésecrétaire

Déjà assistant administratif, je postule.

Définition du télésecrétariat

Le télésecrétariat ou le secrétariat à distance est un service qui regroupe des missions de secrétariat réalisées à distance par une télésecrétaire pour son client. C’est une manière innovante qui représente une alternative pour plusieurs entreprises. Elle permet d’effectuer les tâches d’assistance administrative, commerciale, comptable, juridique ou médicale à distance. Le travail est effectué par des secrétaires indépendantes.

Ce nouveau mode de travail permet aux entreprises d’externaliser leur gestion administrative sur un mode ultra-flexible et de réduire les coûts.

Les missions d’une télésecrétaire sont nombreuses : permanence téléphonique (prendre en charge l’accueil téléphonique), prise de rendez-vous, saisir les données, gestion de la clientèle par téléphone ou par e-mail, classer les documents professionnels, retranscription de documents, rédaction de devis…etc.

Pourquoi choisir le télésecrétariat ?

Alternative intéressante pour les entreprises et professions libérales, en choisissant un(e) assistant(e) administratif(ve) Officéo, vous vous libérez des contraintes de l’embauche d’un(e) secrétaire en interne. Une solution de secrétariat à distance rapide mais également économique avec un tarif à la carte. Avec Officéo vous en payez que pour les heures travaillées.

Pour répondre à votre besoin de flexibilité, nos services sont disponibles de façon permanente et régulière ou ponctuelle pour :

Un service de permanence téléphonique ;
La relève de standard ;
La gestion d’agendas/prise de RDV ;
Les tâches administratives ou la rédaction de compte rendu.

Télésecrétariat spécialisé : juridique et médical

Certains corps de métiers, notamment les professions libérales, ont besoin d’un télésecrétariat spécialisé. C’est le cas des professionnels de santé et des avocats. Officéo l’a compris et propose une personnalisation de ses services. Optez pour un(e) télésecrétaire expert(e) dans le domaine du juridique ou du secteur médical :

Soulagez-vous de la gestion des agendas et consultations des médecins et des avocats ;
Allégez la gestion des appels entrants et sortants pendant les consultations ou audiences ;
Assurez-vous d’avoir le bon message au bon moment avec le transfert d’appels importants.

Le secrétariat spécialisé en télétravail vous permet de bénéficier des mêmes services qu’un secrétariat à distance standard avec en plus une expertise et accueil téléphonique professionnel et personnalisé.

Les avantages du secrétariat en télétravail

En choisissant de déléguer votre secrétariat à une télésecrétaire, que ce soit pour une collaboration permanente ou ponctuelle, vous vous donnez la possibilité de mieux gérer votre emploi du temps. Vous bénéficiez d’un service rapide, disponible 24*7*365, sécurisé et modulable selon votre flux d’activité. Votre entreprise peut alors se recentrer sur son activité principale, tout en confiance les tâches de secrétariat à un prestataire expert.

Au contact d’agents expérimentés, vous renvoyez une meilleure image de votre entreprise à vos interlocuteurs. Vos clients et partenaires sont plus à-même de revenir vers vous, et vous profitez d’une gestion simplifiée puisque le secrétariat en télétravail se charge de tout.

Officéo : votre offre de télésecrétariat sur mesure

Officéo met à disposition de ses clients, partout en France et en 48h, des assistants qui intègrent directement l’entreprise de façon ponctuelle ou régulière en secrétariat à distance. Le plus d’Officeo ?

Pas de charges sociales à payer ;
Des formalités administratives réduites ;
Des compétences professionnelles à disposition ;
Aucun matériel à acheter ;
Pas d’embauche.

Je suis intéressé(e)

Plus flexible que l’intérim, plus expert que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité de service en cas d’absence, Officéo est la solution répondant à vos besoins de secrétariat.

Le secrétariat à distance par des assistants experts Officéo

Un(e) télésecrétaire, pourra gérer votre administratif aussi aisément que si la personne était à vos côté. Elle pourra vous fournir entre autres :

Une assistance commerciale / ADV

Rédaction de documents commerciaux (plaquettes de présentation, argumentaires de vente …)
Mise à jour des fichiers clients
Rédaction et gestion des devis commerciaux
Prise des commandes
Suivi des commandes
Organisation des réunions et déplacements
Rédaction des courriers et des rapports
Gestion et organisation des plannings des commerciaux
Etc

Une assistance administrative / Secrétariat courant

Établissement et suivi de la facturation
Suivi des impayés, des contentieux
Démarches et formalités administratives
Prise d’appels téléphoniques
Saisie de données
Etc

Le secrétariat en télétravail vous permettra à moindre coût et sans toucher à votre organisation de bénéficier de l’aide d’un assistant.

Pourquoi passer par Officéo pour du télésecrétariat?

Économique

Pas de coût de recrutement, pas de charges sociales ;
Pas d’investissement ;
Une facturation à l’heure sur le temps de travail effectif.

Transparent

Suivi de votre consommation en temps réel ;
Confidentialité absolue des informations échangées ;
Un compte rendu clôture l’intervention de votre assistant.

Flexible

Mise en place des prestations sous 48h ;
Modalités de prestation à la carte (sur site ou à distance) ;
Organisation d’interventions à votre rythme (sans engagement de volume/durée).

Simple et efficace

Pas de formalités administratives ;
Personnel qualifié et formé régulièrement
Une plateforme internet de service et gestion au quotidien.

Officéo, comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Plus qu’une assistance administrative tout au long de la création de votre activité d’infirmière libérale, Officéo vous propose une solution répondant à chacun de vos besoins tout au long de la vie de votre activité professionnelle. Libérez-vous des tâches administratives à faible valeur ajoutée, et concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Je souhaite être rappelé

Pour répondre encore plus efficacement à votre recherche, d’autres missions administratives peuvent être exécutées par votre assistant(e). En plus de la prise en charge de votre secrétariat, les assistants Officéo peuvent vous venir en aide sur les différents services suivants :

Le classement et archivage des documents administratifs
La numérisation de documents administratifs,
La rédaction de documents (mise en forme, corrections sur Word, Excel et Powerpoint),
L’utilisation d’outils bureautiques, tableurs Excels,
La prise de notes et la rédaction de comptes-rendus de réunion,
La gestion de base contact mailing,
La création et la gestion de bases de données,
La mise en place d’une routine de gestion du temps de travail,
L’organisation administrative d’un événement d’entreprise (séminaire, teambuilding, conférence …),
La gestion du planning de vos salariés.

Vous avez besoin d’un profil plus spécifique ? Nous pouvons vous apporter une solution pour remplacer un salarié absent, que ce soit un profil de secrétaire spécialisé(e) dans la gestion, un(e) secrétaire comptable, un(e) assistant(e) en ressources humaines ou un(e) Office Manager polyvalent(e).

Vous pouvez nous joindre par téléphone au 01 49 70 98 63 du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.

Que disent nos clients grands groupes de nous ?

Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

« Continuité de services assurée par Officéo. Il n’y a pas de trou dans la raquette, et lorsque l’on a des missions ponctuelles avec plus d’heures sur un site, on réajuste la collaboration au besoin. […] La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.«

–> Témoignage complet <–

Le télésecrétariat en trois points

❓ Quelles sont les principales missions réalisées en télésecrétariat ?
1. Prise en charge des rendez-vous et appels téléphoniques.
2. Retranscription de documents.
3. Gestion de l’agenda du professionnel.
💡 Professionnels libéraux, pourquoi recourir au télésecrétariat?
Le secrétariat en télétravail permet de bénéficier d’un.e assistant.e à moindre frais. Les charges liées au temps plein ou partiel interne ne sont pas pris en compte. Le télésecrétariat est idéal pour un libéral commençant à peine son activité, pour un besoin ponctuel ou tout simplement pour maîtriser au mieux son budget.
💰 Quel est le tarif d’un.e télésecrétaire indépendant.e ?
Le tarif d’un.e secrétaire à distance ou en télétravail varie en fonction des missions à effectuer ainsi que de son expérience professionnelle. Les frais varient généralement entre 25 et 55 € HT par heure.

Gagnez en productivité.
On se charge de votre administratif.

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